Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником. 

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

• арендную плату за автомобиль работника;
• расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
• компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.

2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

НДФЛ

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600).

Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228).

Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

• арендная плата за автомобиль работника;
• компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
• компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.

2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.

2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542).

Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко,
аттестованный аудитор 

articles/4384

Командировка на личном авто: правила оформления, образец путевого листа

При отправке в командировку работники имеют право пользоваться личным транспортным средством. Для этого между сотрудником и работодателем заключается соглашение, в котором указываются все детали будущей поездки.

Командировка на личном автомобиле

Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает компенсацию затрат на бензин и мелкий ремонт во время поездки.

https://www.youtube.com/watch?v=8jF-x-cO-z4

Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности.

Порядок оформления командировки

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах.

Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Список документов

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

• приказ об отправке сотрудника;
• путевой лист;
• копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
• квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Как составить путевой лист

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

1. Название и порядковый номер.
2. Срок действия (срок служебной поездки).
3. Личные данные работника.
4. Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
5. Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Образец

Основные образцы документов:

Возмещение затрат

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

• проезда к месту назначения и обратно;
• съема жилья для временного проживания;
• прочих расходов при согласовании с работодателем.

Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

Как подтвердить расходы

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

• квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
• чеки на ГСМ;
• маршрутный лист;
• служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

Если потребовался ремонт в поездке

При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.

При ДТП

Во избежание серьезных последствий сотрудник должен заблаговременно проверить наличие страхового полиса на автомобиль. Этот документ позволит избежать дополнительных расходов при ДТП, в котором работник не будет виноват. При установлении виновности сотрудника в ДТП компенсационные выплаты производятся на усмотрение работодателя.

(: 2, средняя оценка: 5,00

Видео:Как оформить использование служебного автомобиля в личных целях?Скачать

Как регламентировать служебные поездки

« Назад

28.12.2016 18:53

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS.

Некоторые сотрудники периодически отправляются по заданию в другой город или регион. Но где они находятся в это время: в командировке или служебной поездке? Практика показывает, что путаница в определениях действительно существует.

Командировка и служебная поездка: разграничение понятий

Согласно закону, командировкой считается направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Со служебными поездками сложнее. Причина трудностей в том, что они в ТК РФ не регламентированы. Ст. 166 ТК РФ лишь объясняет, что такие поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, командировками не являются.

https://www.youtube.com/watch?v=I2bmgJRbLSY

На практике служебная поездка означает, что исполнение трудовых обязанностей связано с регулярными выездами в определенных границах. В первую очередь они относятся к тем, кто много трудится «в поле».

Это, например, курьеры, страховые агенты, медицинские представители, супервайзеры. Но они зачастую хотят считать свои передвижения командировками.

А вот законодательные пробелы и отсутствие нужных документов могут создать работодателям совсем ненужные риски.

Во-первых, это управленческий риск. Разъездные сотрудники периодически просят признать служебные поездки командировками, компенсировав расходы в соответствии с законом. Очевидно, что управлять сотрудниками, если поездки не регламентированы, намного сложнее. Во-вторых, это судебный риск.

Не добившись цели, работник может обратиться в суд с требованием возместить расходы. Наконец, сложности с возмещением из Фонда социального страхования РФ.

Если в корпоративных документах не прописаны возможные несчастные случаи во время служебных поездок, будет сложно доказать связь происшествия с производством и получить положенные выплаты из ФСС для пострадавших работников.

Отметим, что служебные поездки могут быть для работодателей более удобными. Прежде всего, платить сотрудникам во время поездок надо в соответствии с окладом, а не по среднему заработку. Суточные платятся только, если человеку придется ночевать вне дома.

Кроме того, не надо запрашивать письменное согласие сотрудника с семейными узами и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Да и в табеле она обозначается обычными рабочими днями, избавляя вас от лишних хлопот.

Но чтобы оценить эти выгоды, надо все четко регламентировать.

Оформление документов

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем. Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.
3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

• Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
• Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
• Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
• Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
• Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством.

Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации.

Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=v7PbeasXUbM

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

• предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
• проводить специальную оценку условий труда;
• решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Видео:Служебная командировка. Документальное оформление.Скачать

Приказ На Директора Который Сам Ездиет На Слушебном Автомобиле

Процедура закрепления автомобиля за конкретным водителем имеет достаточно широкое распространение на крупных предприятиях, владеющих обширным автопарком и имеющим в своем штате значительное количество специалистов, занимающихся перевозками людей и грузов.

Водитель проверяет реальные технические характеристики закрепленного за ним автомобиля и сверяет их информацией, указанной в акте.

Если никаких изъянов при проверке не обнаружено, работодателем и водителем подписывается акт.

Факт закрепления автомобиля за водителем значится завершенным и ответственность за автотранспорт, перевозку пассажиров и грузов полностью возлагается на упомянутого специалиста.

Приказ о закреплении машины на себя директора

1. Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
2. Приказ о передаче автомобиля другому водителю при увольнении
3. Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях
4. Приказ о закреплении автомобиля за водителем
5. предприятия
6. За работником организации закреплен служебный автомобиль, на котором он также ездит на работу и с работы
7. Приложения к документу:
8. Оформление приказа о закреплении за водителем автомобиля
9. Как закрепить автомобиля за сотрудником, который не является водителем?
10. Акт приема-передачи транспортного средства водителю
11. Текст приказа о закреплении автомобиля за сотрудником
    • Составление акта приема-передачи ТС
12. Приказ о закреплении автомобиля за руководителем
13. Закрепление автомобиля за директором
14. Каким образом оформить закрепление транспортного средства за руководителем который сам управляет им
15. Что еще скачать по теме «Приказ»:
16. Интересные публикации:
17. Акты, используемые при приемке и передачи автомобиля
18. Составление акта приема-передачи ТС
19. Образец оформления
20. Увольнение водителя служебного автомобиля
21. Какие документы есть еще:
22. Приказ о закреплении транспортного средства за водителем
23. Открыть документ в галерее:
24. Производственный календарь
    • За работником организации закреплен служебный автомобиль, на котором он также ездит на работу и с работы
25. Текст документа:
26. Приказ о закреплении автомобиля за водителем
27. Приказ о закреплении ТС за водителем
28. Как закрепить автомобиля за сотрудником, который не является водителем?
29. Закрепление авто за руководителем
30. Закрепление автомобиля за работником
31. Бесплатный автоюрист 7 (499) 703-51-68
32. Образец приказа о закреплении автомобиля за водителем
    • Положение об использовании служебного и личного автотранспорта сотрудниками в служебных целях
33. Закрепление служебного транспорта
34. Service Temporarily Unavailable
35. Приказ на передачу автомобиля при увольнении водителя
36. Чем регламентировано закрепление авто за сотрудником на предприятии?

Назначить экспедитора Петрова А.А. ответственным за содержание и эксплуатацию автомобиля _______(марка) на время отпуска Иванова И.И. с _____ по____2015г. 2. Характеристики автомобиля, указанного в пункте 1 настоящего приказа: – регистрационный знак – – идентификационный номер (VIN) – – тип – – категория – – год выпуска – – двигатель – № ___ – цвет – – мощность двигателя (кВт/л.

Рекомендуем прочесть:  Взятки В Филатовской Больнице

Директор управляет служебным автомобилем сам какие документы нужны

«осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство»

Кадровое делопроизводство», 2011, N 1 «Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте», 2011, N 5 Вопрос: Каким образом оформить закрепление транспортного средства за руководителем, который самостоятельно выполняет функции по управлению транспортным средством, принадлежащим организации? Ответ: В законодательстве России нет ограничений и запретов на выполнение функций по управлению служебным автомобилем руководителем организации.

Можно ли заключить договор аренды автомобиля без экипажа, если собственник будет сам управлять машиной

«Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой.

В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.» А.Крайнев

https://www.youtube.com/watch?v=I5kIoNKLjpo

Добрый день. Сотрудник (директор,учредитель) сдает ООО в аренду авто и сам же на нем ездит.

Можно ли в этом случае заключить договор аренды авто без экипажа, чтобы сумма арендной платы не облагалась взносами? Раньше всегда считала, что сам собственник не может ездить на своем авто, так как такой договор могут посчитать договором аренды с экипажем и доначислить взносы. .Вот и в статье здесь на форуме Алексей Крайнев говорит об этом:

Каким образом оформить закрепление транспортного средства за руководителем который сам управляет им

— внести изменение в трудовой договор и должностную инструкцию следующего содержания: в раздел «Обязанности»: «Возложить функции по управлению служебным автомобилем в случаях отсутствия должности водителя или высокой загруженности водителей»;

Ответ: В законодательстве России нет ограничений и запретов на выполнение функций по управлению служебным автомобилем руководителем организации. Для выполнения данных функций руководитель должен обосновать данные действия (почему не нанимается водитель и т. д.) и издать в связи с этим распоряжение по организации.

Приказ о закреплении авто за директором

Основание – это прямая ссылка на какой-либо конкретный внутренний документ предприятия (служебную или докладную записку, нормативный акт) или статью и пункт закона (дается в виде номера и даты выпуска).

Особенности оформления бланка Если вам поручено составление приказа о закреплении транспортного средства за водителем, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже рекомендации и посмотреть его образец. Для начала – общая информация, которая касается всех приказов.

На сегодняшний день приказы не имеют единого стандарта оформления, так что делать их можно в произвольном виде или, если в организации имеется разработанный шаблон документа – по его типу.

Для приказов подойдут как обыкновенные листы любого удобного формата (но общепринятый А4), так и фирменные бланки компании.

• первичная приемка автомобиля на баланс предприятия;
• необходимость замены водителя, определенного приказом о закреплении автомобиля, в силу различных обстоятельств — например, увольнения с предприятия или перевода на другую машину.

• продолжительность — устанавливается в зависимости от объема, сложности и других особенностей;
• гарантии – за руководителем сохраняется рабочее место и средняя зарплата; возмещаются все расходы, связанные с командировкой.

При направлении в командировку директора компании распространяются аналогичные правила и требования, установленные Положением об особенностях поездки с целью выполнить служебные поручения для обычных сотрудников:

Подтверждаем затраты на — авто, арендованное у — работника

Если по договору вы обязаны оплачивать работнику расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, то, помимо «маршрутных» документо вам понадобятся документы, подтверждающие все расходы. Например, чеки на покупку ГСМ или омывающей жидкости, на оплату мойки, парковки или страховки автомобиля.

4.2. Арендатор обязан вносить арендную плату за Автомобиль ежемесячно не позднее числа месяца, следующего за месяцем, в котором использовался Автомобиль, путем перечисления суммы арендной платы на личный банковский счет Арендодателя.

Порядок закрепления автомобильного транспорта за сотрудниками предприятия

Кадровое делопроизводство», 2011, N 1 «Нормирование и оплата труда на автомобильном транспорте», 2011, N 5 Вопрос: Каким образом оформить закрепление транспортного средства за руководителем, который самостоятельно выполняет функции по управлению транспортным средством, принадлежащим организации?

В случае если функции по управлению автомобилем организации выполняются самостоятельно руководителем, необходимо оформить и внести изменения в следующие документы: — составить приказ о возложении обязанностей по управлению служебным автомобилем на руководителя предприятия; — внести изменение в трудовой договор и должностную инструкцию следующего содержания: в раздел «Обязанности»: «Возложить функции по управлению служебным автомобилем в случаях отсутствия должности водителя или высокой загруженности водителей»; — внести изменения в инвентарную карточку по учету основных средств, например: «Волга 3110 регистрационный номер: 1234 77 RUS, ответственное лицо — руководитель организации Иванов И.

https://www.youtube.com/watch?v=cgS9fhfpT_8

Статья 646. Обязанность арендатора по оплате расходов на содержание транспортного средства
Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

1. В порядке совмещения должностей директор (или др.должность) постоянно выполняет обязанность водителя без заключения отдельного трудового договора. 2. В целях исполнения функций водителя директор руководствуется должностной инструкцией водителя легкового автомобиля.

3. Сумма вознаграждения (имеется в виду оклад сотрудника на основной должности) включает в себя оплату за исполнение основных функций и вознаграждение за совмещение обязанностей водителя.

Как руководителю закрепить за собой служебный автомобиль

— внести изменение в трудовой договор и должностную инструкцию следующего содержания: в раздел «Обязанности»: «Возложить функции по управлению служебным автомобилем в случаях отсутствия должности водителя или высокой загруженности водителей»;

Таким образом, после оформления и изменения вышеуказанных документов руководитель организации имеет полное право осуществлять функции по управлению автомобилем и получать ГСМ на основании путевых листов, оформленных соответствующим способом.

Приказ о предаче автомобиля

Видео:Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплатыСкачать

Приказ на служебную поездку на служебном автомобиле

Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат. Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы.

Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

1. отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
2. документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.
3. путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

1. компенсацию при поломке.
2. ;
3. покупку ГСМ;

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта.

Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ. Налогом не облагаются суммы до 1500 руб.

в месяц, если переезд по России. При поездках за границу не подлежит налогообложению 2500 руб.

в месяц. При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением. При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства.

Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

1. время действия (период командировки);
2. информацию об авто (номер, модель, марку, данные из );
3. название вида документа и номер;
4. дату выезда и дату приезда;
5. расходы на ГСМ.
6. данные из паспорта сотрудника, его должность;

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

1. компенсация за износ.
2. арендная плата;
3. расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;

Для владельца авто это более выгодный вариант. облагается , компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

https://www.youtube.com/watch?v=ZpUKJ6-LMI8

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже: Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет.

Работодатели разрабатывают его самостоятельно. Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном.

Дополнительно к приказу оформляется путевой лист.

Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе.

Как регламентировать служебные поездки

Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние.

Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г.

Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством.

В завершении обратим внимание на одну деталь.

Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

1. проводить специальную оценку условий труда;
2. предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
3. решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском.

Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

Видео:Фитиль "Порожняк" (1969) смотреть онлайнСкачать

Составление приказа о командировке при использовании служебного, арендованного и личного автомобиля

Многие профессии связаны с командировками. В подобных поездках может использоваться транспорт работодателя или работника. Обязательный документ – письменное распоряжение руководителя по форме, разработанной в компании. Образцом чаще всего служит форма Т-9.

Когда требуется приказ

Командировка – это поездка сотрудника в другую местность по служебной необходимости. Приказ не оформляется, если работа связана с разъездами или сотрудник принят на работу по гражданско-правовому договору. Распоряжение обязательно для работника, постоянное место работы которого расположено на территории предприятия.

Особенные сотрудники

Нельзя отправить в другую местность:

• беременную женщину (ст. 259 ТК)4
• сотрудника, оформленного по ученическому договору, если переезд не связан с обучением (ст. 203 ТК);
• несовершеннолетнего (исключение составляют спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 ТК) и работники творческой сферы (ст. 268 ТК) при условии, что соблюдаются условия, определенные Постановлением № 252, коллективным или трудовым договором).

Только с письменного согласия в служебные переезды отправляются:

• женщины с детьми моложе 3-х лет;
• матери, отцы, опекуны и попечители с детьми до 5-и лет без супругов;
• работники, воспитывающие детей-инвалидов;
• работники, ухаживающие за больными родственниками (должно быть официальное медицинское заключение).

Роль руководителя

В командировки работников отправляет руководитель (уполномоченное им лицо), соблюдая порядок, определенный Трудовым кодексом и Постановлением № 749. Приказ составляет главный бухгалтер или работник отдела кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=iCzlus1EMSg

Основанием может быть устное распоряжение руководителя или составленное им производственное задание (необязательный документ), приглашение на мероприятие (конференцию, семинар).

Форма приказа

Форма приказа определяется в локальных нормативных актах.

Приказ обязательно должен содержать:

• наименование предприятия (с кодом ОКПО);
• название вида документации;
• номер;
• число;
• данные командировочного (ФИО, подразделение, должность, табельный номер);
• цель и основание переезда;
• срок (количество дней, дата начала и окончания);
• место назначения (страна, населенный пункт, наименование принимающей организации);
• транспортное средство, используемое для проезда;
• сумма выданного аванса или наименование лица, оплачивающего расходы (работодатель или другая организация);
• должность и подпись руководителя и командированного работника;
• дата ознакомления.

Унифицированная форма (не обязательна, можно корректировать)

Цели

Цели проезда могут быть:

• общие:
  • поиск поставщиков;
  • покупка сырья или оборудования;
  • заключение договоров;
  • поиск рынков сбыта;
  • проведение переговоров;
  • обучение.
• узкопрофильные:
  • проверка деятельности подразделения;
  • обслуживание оборудования;
  • обучение новых работников.

По возвращении командировочный должен передать в бухгалтерию приказ, проездную документацию, счета с мест ночевки, чеки из заправок.

Как составить приказ на командировку на автомобиле

Кроме общественного транспорта для переездов по служебной необходимости можно использовать автомобиль, принадлежащий компании, арендованный, принадлежащий сотруднику (по согласию руководителя). Приказ оформляется стандартный, но необходим определенный объем сопроводительной документации и согласование сумм авансовых выплат.

Аванс выдает бухгалтерия на основании распоряжения руководителя или расходного ордера. После возвращения командировочный обязан предоставить в бухгалтерию отчет по авансовой выплате, служебную записку, путевой лист и документы, подтверждающие расходы. Если они превышают аванс, работодатель возмещает разницу. Если аванс полностью не использован, остаток возвращается в кассу.

На личном

Если работник использует личный автомобиль, кроме приказа оформляется:

• отдельное соглашение или приложение к трудовому договору, определяющее размер компенсаций (ст. 188 ТК РФ) или договор аренды;
• путевой лист (письмо Министерства финансов № 03-03-06/1/39406), содержащий данные о маршруте;
• документ (например, служебная записка), удостоверяющий срок пребывания в поездке.

В соглашении должно быть указано, какие издержки работодатель обязуется компенсировать:

• покупку ГСМ;
• компенсацию при ДТП;
• компенсацию при поломке.

Порядок учета компенсаций за ГСМ определен в Распоряжении № АМ-23-р Минтранспорта. Сумма рассчитывается, исходя из объема двигателя, расстояния, стоимости ГСМ.

При ДПТ компенсация выплачивается только в том случае, если командированный сотрудник не является виновником аварии и такая выплата предусмотрена соглашением.

При поломке руководителю трудно определить, что послужило причиной выхода из строя транспортного средства. Чтобы получить компенсацию, необходимо детально описать все условия в соглашении.

В любом случае требуется документация, подтверждающая расходы: квитанции, чеки с указанием суммы расходов.

Путевой лист содержит:

• название вида документа и номер;
• время действия (период командировки);
• данные из паспорта сотрудника, его должность;
• информацию об авто (номер, модель, марку, данные из техпаспорта);
• дату выезда и дату приезда;
• расходы на ГСМ.

При заключении договора аренды на автомобиль между сотрудником и работодателем выплачивается:

• арендная плата;
• расходы на ГСМ в размере, указанном в документации;
• компенсация за износ.

Для владельца авто это более выгодный вариант. Арендная плата облагается НДФЛ, компенсации за ГСМ и износ в налогооблагаемую базу не включаются.

https://www.youtube.com/watch?v=ZpUKJ6-LMI8

О командировке, в том числе на авто, расскажет видео ниже:

На служебном

Законодательно урегулированного порядка для переездов по служебной необходимости на автомобиле на самом деле нет. Работодатели разрабатывают его самостоятельно.

https://www.youtube.com/watch?v=_1cr_Nm_SOw

Чаще всего при поездках на служебном авто порядок такой же, как на личном. Дополнительно к приказу оформляется путевой лист. Для расчетов расхода ГСМ используются чеки из заправок и записи в путевом листе. Объем компенсации не ограничивается – суммы из чеков просто плюсуются.

На арендованном

Базируясь на ст.

168 ТК, Минтруд определил, что расходы на компенсацию издержек на аренду автомобиля в переездах по служебной необходимости допускаются, если они экономически обоснованы (согласно № 212-ФЗ — до места невозможно добраться на общественном транспорте). Экономическую обоснованность определяет руководитель в локальных нормативных актах (письма Министерства финансов № 03-03-06/1/23681 и № 03-03-06/2/30016).

Это значит, что невозможность использовать общественный транспорт – не единственный аргумент. Руководитель может  посчитать, что при поездке нескольких сотрудников аренда обойдется дешевле. Документацией, подтверждающей издержки, считается:

• договор аренды;
• акты передачи;
• чеки;
• счета;
• квитанции со стоянки, парковки.

Как сотрудники будут добираться до места назначения при поездке в командировку, определяет руководитель. Порядок использования автомобилей указывается в локальных нормативных документах. Независимо от вида автотранспорта обязательно составление отчета о командировке и предоставление документов, подтверждающих расходы.

🔍 Видео

Вебинар "Служебные командировки в 2022 году: налоговые последствия, сложные ситуации"Скачать

Командировки в 2022 году - что поменялось в самом процессеСкачать

Командировка или разъездной характер ?Скачать

Служебные командировкиСкачать

Отправляют в командировку? Разбираем нюансыСкачать

Находим ответ. Как направить сотрудника в командировку?Скачать

Командировка на один деньСкачать

в329оо77 использует служебный авто в личных целяхСкачать

Как оформить приказ на командировку - Елена А. ПономареваСкачать

Командировки 2022: как оформить, оплатить, отчитатьсяСкачать

Последствия отмены командировочного удостоверенияСкачать

Приказ на командировку в 1С 8.3 БухгалтерияСкачать

Командировка - нестандартные ситуации #mstylevideoСкачать

Учёт заграничных командировокСкачать

Валерий Соловей*: Особое мнение / 07.03.24 @bonus_professorСкачать

Какой максимальный срок для командировки?Скачать