Приспособление для сшивания документов сделать своими

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

https://www.youtube.com/watch?v=BKDigq9SyiE

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

https://www.youtube.com/watch?v=14rb-XLZvhI

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

95 комментариев

Видео:Ручной станок струбцина для прошивки документов от ЦОДНТИСкачать

Станок для подшивания документов своими руками

Прошивка документов является способом упорядочивания документации на бумажных носителях с целью ее структурирования, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения.

В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты.

Для архивного хранения таких документов применяется технология прошивки (подшивки документов), гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Чтобы облегчить и систематизировать обработку документов мы предлагаем Вам линейку станков для прошивания документов.

тся в двух вариантах: А — с титулкой, Б — без титулки (в комплекте лист самоклеящейся бумаги для самостоятельной распечатки титулки).

Папка является собственной разработкой ТМ «ПАПЕРОВИЙ РАЙ» и защищена патентом Украины.

А — с титулкой

Б — без титулки

Итак, начинаем шить

1. Первая операция заключается в складывании документов в необходимом порядке, составлении описи и проч. согласно требованиям делопроизводства. Главное, должна получится ровная пачка документов формата А4.

2. Чтобы она не смещалась, не разлетались листы, скрепите ее с помощью биндера №51 (фото 1)- это самый большой размер, как раз на 250 листов.

Фото 1

3. Положите на стол доску, обрезок ДСП или что-нибудь не очень нужное, которое можно нечаянно просверлить.

Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

• номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
• используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
• на странице с описью номер не ставится;
• документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
• при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке.

Важно

Вырезал заготовку нужного размера и расчертил прямо на ней все элементы будущей конструкции.

https://www.youtube.com/watch?v=bCDKmkK29CI

Весь станок изготовлен лишь с помощью ручного фрезера и пилы.

В качестве опор для пресса можно было бы использовать обычные болты. Но каждый раз при снятии и установке пресса придется выкручивать барашки на всю длину шпилек, а это долго и не удобно. Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить.

Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор.

Станок для подшивания документов своими руками фото

Это связано с тем, что мы делаем не просто декоративное изделие, а утилитарный инструмент, который должен быть рассчитан на долгий срок службы.

Наносить следует как минимум два слоя покрытия с межслойной сушкой в течение одних или двух суток с обязательной промежуточной шлифовкой. Необходимость нанесения двух слоев связана с тем, что древесина — это натуральный материал, свойства которого различны в различных его частях.

Поэтому первый слой лака в разных местах ляжет по-разному — где-то полностью впитается, оставив матовую поверхность, а где-то весь останется на поверхности, создав глянец. Второй слой лака выровняет поверхность.

А необходимость промежуточной шлифовки связана с тем, что сколько древесину не шлифуй, после нанесения лака обязательно поднимется оставшийся ворс, который раньше лежал гладко и был недоступен для шлифовки.

Станок для подшивки документов своими руками

И с помощью достаточно дорогих станков, позволяющих просверлить отверстие и вытащить нить (примерно так же делает швейная машина), и с помощью станков попроще, которые позволяют только подбить страницы в пачку, зажать ее струбцинами и просверлить обычной дрелью. В статье описан способ, позволяющий сшить документы без станков, используя нашу универсальную папку-обложку «Архив без проблем» и минимум необходимых материалов.

Папка-обложка «Архив без проблем» состоит из двух обложек, позволяет очень быстро и качественно сшить подобранные документы от 1 до 250 листов. Размер обложки 23х32см. Толщина корешка регулируется в процессе прошивки блока.

Станок для подшивки документов своими руками чертежи

Защита двигателя на приору своими руками

Защита картера двигателя Лада Гранта/Приора Практически у далее…

kakdelatsvoimirukami.ru

Смотрите также

• Диски для точильных станков
• Станок для заточки маникюрных инструментов
• Мини сверлильный станок
• Сверлильный станок 2н135 технические характеристики
• Кинематическая схема станка 16к20
• Станок для гибки листового металла своими руками
• Станки производственные для малого бизнеса
• Ручной шиномонтажный станок своими руками чертежи
• Женские станки для бритья
• Гравировальный станок с чпу
• Отрезной станок по металлу дисковый своими руками чертежи

Большое количество документов в современном офисе требует аккуратной обработки и хранения, а также утилизации ненужных бумаг.

Станок для подшивки документов своими руками схема с размерами

Нужен станок для прошивки документов? Сделайте его своими руками! … или купите готовый в нашей группе в контакте: https://.com/attendandbuy

Подробнее здесь: https://littlehobby.livejournal.com/35107.html

Станок для сшивания дел будем делать из водостойкой фанеры ФСФ. Это гораздо более технологичный, прочный и долговечный материал, чем ДСП. Из приятных особенностей конструкции, станок имеет удобную ручку для переноски одной рукой.

Внимание

Потому другая рука у вас будет занята дрелью.

Итак, начнем. Супруга посетовала, что ей на работе иногда приходится сшивать документы в папки. А своего станка для прошивки документов в отделе нет.
Приходится ходить, просить в других отделах. Так к тому же станок в другом отделе не всегда свободен.

Станок для подшивки документов своими руками размеры

Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить. Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

https://www.youtube.com/watch?v=q3QGKCSA1qI

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор.
Это сделано для равномерной нагрузки при сдавливании листов.

Каркас лотка скреплен по периметру с помощью саморезов. Головки утоплены чтобы не цеплялись.

Вес готового изделия составил 4,7 килограмма. Не слишком много, да и эргономичная ручка позволяет переносить весь станок для сшивки документов в одной руке.

Станок получился симпатичный и надежный.

Станок для подшивки документов своими руками с описанием

Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

• В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
• Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
• Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

• Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

• Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

• Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
• Снизу на обороте требуется завязать узел.

Станок для подшивки документов своими руками купить

Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

• название организации;
• наименование подразделения (отдела кадров);
• срок хранения;
• индекс и заголовок дела;
• сколько прошито листов;
• дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка.
Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения.

Станок для подшивки документов своими руками схема

Это сделано для комфортной работы.

В боковых стенках лотка сделаны специальные вырезы для вкладывания в них корешка обложки, на случай, если она имеет бОльшие размеры.

На следующей фотографии показано положение прорези для сверления отверстий на листе. Сплошная линия — это левое поле документа, равное 30 мм. Пунктирная линия — это середина этого поля.

Овал показывает положение прорези для сверления отверстий, а отверстия от стандартного дырокола сделаны для того, чтобы показать, что станок пригоден и для прошивки документов, отверстия в которых сделаны дыроколом.

Давайте теперь посмотрим как изготовить такой станок. В начале из водостойкой фанеры вырезаем прямоугольные заготовки нужных размеров. Фанеру нужно брать обязательно шлифованную.

Юридическая помощь!

г. Москва и обл.

г. Санкт-Петербург и обл.

Федеральный номер

Контакты

г. Санкт-Петербург и обл.

Звоните — спрашивайте!

Видео:Станок для подшивки документов своими рукамиСкачать

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы.

Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник.

Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=fBNIpADdyQc

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

• Проверочные;
• Архивные;
• Бухгалтерские;
• Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

• Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
• Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
• Ножницы и клей.
• Дырокол.
• Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Образец сшитой папки

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Сшивание по принципу тетради

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Распечатать и сложить листы по порядку;
2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

Инструмент для подшивания бумаг

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
5. Наклеить лист прошивки.
6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

1. Выполнить иглой проделывание дырок;
2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
4. После игла отправляется в два отверстия справа;
5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
6. После чего происходит переход на левый протокол;
7. Переход к третьему отверстию;
8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

Деревянный станок в рабочем положении

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=IRADqvrctdQ

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы.

Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны.

В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Видео:Станок для подшивки документовСкачать

Как изготовить станок

Видео:Станок - приспособление для сшивания документовСкачать

Сшиваем документы правильно!

Видео:Байкал-Импорт Станок для подшивки документов YUNGER M168 www.bp-stanok.ruСкачать

Сшиваем документы правильно!

Видео:Видеоурок. сшив отчета касираСкачать

Сшиваем документы правильно!

Видео:Самый простой и экономичный способ прошивки документов в делоСкачать

Сшиваем документы правильно!

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.

Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций.

Для чего необходимо сшивать документы?

Видео:Простой переплётный станок своими рукамиСкачать

Как правильно прошить документы нитками в 2, 3 и 4 дырки: схема, фото и видео инструкции

» Организация бизнеса » Оформление » Делопроизводство » Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Документы сшивают для обеспечения их целостности. Последовательная нумерация, а также скрепление листов шнурком или нитками полностью решают эту задачу.

Иногда шнуровка необходимо согласно правилам, установленным в организации, иногда — согласно законодательству. В этой статье мы рассмотрим как правильно прошить документы в делопроизводстве.

Какие документы необходимо сшивать?

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

— как сшивать дела перед сдачей в архив:

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования для государственных учреждений

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Как правильно прошивать документы

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

https://www.youtube.com/watch?v=BKDigq9SyiE

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

В 2 прокола

Прошивка в 2 дырки сама простая. Дырки можно сделать либо с помощью иглы, либо с помощью дырокола. Конечно, проще пропустить нить, ленту или шнурок через отверстия, сделанные дыроколом.

Проколы должны быть с левого края листа (как у обычной книги) примерно в 1-2 см. от него. После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице.

, в котором показано как  сшиваются документы нитками через 2 дырки:

В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

На 3 дырки

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

На 4 дырки

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и  наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

На уголок

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Как пронумеровать листы

В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:

• чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
• номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
• если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
• если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
• если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
• при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
• если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.

Как заверить прошитый документ

После прошивки и нумерации листов пакет документации необходимо заверить. Для его заверения на узел ниток на тыльной стороне клеится бумага так, чтобы оставить самые концы нити свободными.

https://www.youtube.com/watch?v=14rb-XLZvhI

На бумаге необходимо указать количество листов (как цифрами, так и прописью). Если в прошитом документе есть порванные или поврежденные листы, это также можно указать на заверительной бумаге.

Далее на ней указываются ФИО, должность и подпись лица, прошившего листы или заверяющего их (например, руководителя). Сверху на бумагу ставится печать таким образом, чтобы ее оттиск был как на заверительной бумаге, так и на последнем листе.

Можете образец «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» скачать в Ворде (Word) — ЗДЕСЬ.

Исправления

При прошивке делопроизводитель может допустить целый ряд ошибок, которые, к счастью, можно исправить. Рассмотрим самые распространенные из них:

• не вложена часть бумаг. Случается, что в уже прошитый документ делопроизводитель не прикрепил какую-то его часть. В этом случае есть два решения: можно подшить недостающую часть в виде отдельного тома, либо же перепрошить документ заново. Ни в коем случае нельзя просто вложить недостающую часть в уже прошитый пакет бумаг;
• допущена ошибка в нумерации. Если в нумерации пропущен лист, то можно прибегнуть к литературной нумерации, т. е. после цифры написать букву, например, 14, 15, 15а, 16… Если же допущены серьезные ошибки в нумерации, то можно зачеркнуть неверные цифры и написать их заново. Если сбилось количество листов, указанных на заверительной бумаге, то в ней тоже нужно исправить число листов на верное.

Прошивка документов нужна для того, чтобы исключить возможность подмены или вставки в него листов. В зависимости от важности документа он может быть прошит в 2, 3 и даже 4 дырки. После прошивки листы нумеруются и на узел крепится заверительная бумага с указанием на количество листов и ФИО заверителя. Сверху на бумагу ставится печать, дата и другие необходимые реквизиты.

— прошивка документов для архива и изготовление твердого переплета:

95 комментариев

Видео:Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Станок для подшивания документов своими руками

Прошивка документов является способом упорядочивания документации на бумажных носителях с целью ее структурирования, уменьшения объёма и исключения случаев ее подмены, необходимых для их архивного хранения.

В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты.

Для архивного хранения таких документов применяется технология прошивки (подшивки документов), гарантирующая отсутствие постороннего вмешательства. Чтобы облегчить и систематизировать обработку документов мы предлагаем Вам линейку станков для прошивания документов.

тся в двух вариантах: А — с титулкой, Б — без титулки (в комплекте лист самоклеящейся бумаги для самостоятельной распечатки титулки).

Папка является собственной разработкой ТМ «ПАПЕРОВИЙ РАЙ» и защищена патентом Украины.

А — с титулкой

Б — без титулки

Итак, начинаем шить

1. Первая операция заключается в складывании документов в необходимом порядке, составлении описи и проч. согласно требованиям делопроизводства. Главное, должна получится ровная пачка документов формата А4.

2. Чтобы она не смещалась, не разлетались листы, скрепите ее с помощью биндера №51 (фото 1)- это самый большой размер, как раз на 250 листов.

Фото 1

3. Положите на стол доску, обрезок ДСП или что-нибудь не очень нужное, которое можно нечаянно просверлить.

Необходимо соблюдать правила установки номера страницы:

• номер ставится всегда с правой стороны в верхнем углу;
• используются для нумерации, в основном, арабские цифры;
• на странице с описью номер не ставится;
• документы с имеющимися конвертами и фотографиями номеруются по такому образцу: вначале конверт, а затем все фотографии в конверте;
• при допущении ошибок их разрешается зачеркнуть аккуратно одной линией и продолжить нумеровать, но рядом сделать запись «Исправленному верить», поставить подпись и печать.

После нумерации указываются инициалы сотрудника и его краткие данные, после чего можно приступать к самой прошивке.

Какие нитки подходят для сшивания документов?

Нитки играют важную роль для закрепления листов. От их качества зависит прочность скрепления бумаги и фиксация в папке.

Важно

Вырезал заготовку нужного размера и расчертил прямо на ней все элементы будущей конструкции.

https://www.youtube.com/watch?v=bCDKmkK29CI

Весь станок изготовлен лишь с помощью ручного фрезера и пилы.

В качестве опор для пресса можно было бы использовать обычные болты. Но каждый раз при снятии и установке пресса придется выкручивать барашки на всю длину шпилек, а это долго и не удобно. Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить.

Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор.

Станок для подшивания документов своими руками фото

Это связано с тем, что мы делаем не просто декоративное изделие, а утилитарный инструмент, который должен быть рассчитан на долгий срок службы.

Наносить следует как минимум два слоя покрытия с межслойной сушкой в течение одних или двух суток с обязательной промежуточной шлифовкой. Необходимость нанесения двух слоев связана с тем, что древесина — это натуральный материал, свойства которого различны в различных его частях.

Поэтому первый слой лака в разных местах ляжет по-разному — где-то полностью впитается, оставив матовую поверхность, а где-то весь останется на поверхности, создав глянец. Второй слой лака выровняет поверхность.

А необходимость промежуточной шлифовки связана с тем, что сколько древесину не шлифуй, после нанесения лака обязательно поднимется оставшийся ворс, который раньше лежал гладко и был недоступен для шлифовки.

Станок для подшивки документов своими руками

И с помощью достаточно дорогих станков, позволяющих просверлить отверстие и вытащить нить (примерно так же делает швейная машина), и с помощью станков попроще, которые позволяют только подбить страницы в пачку, зажать ее струбцинами и просверлить обычной дрелью. В статье описан способ, позволяющий сшить документы без станков, используя нашу универсальную папку-обложку «Архив без проблем» и минимум необходимых материалов.

Папка-обложка «Архив без проблем» состоит из двух обложек, позволяет очень быстро и качественно сшить подобранные документы от 1 до 250 листов. Размер обложки 23х32см. Толщина корешка регулируется в процессе прошивки блока.

Станок для подшивки документов своими руками чертежи

Защита двигателя на приору своими руками

Защита картера двигателя Лада Гранта/Приора Практически у далее…

kakdelatsvoimirukami.ru

Смотрите также

• Диски для точильных станков
• Станок для заточки маникюрных инструментов
• Мини сверлильный станок
• Сверлильный станок 2н135 технические характеристики
• Кинематическая схема станка 16к20
• Станок для гибки листового металла своими руками
• Станки производственные для малого бизнеса
• Ручной шиномонтажный станок своими руками чертежи
• Женские станки для бритья
• Гравировальный станок с чпу
• Отрезной станок по металлу дисковый своими руками чертежи

Большое количество документов в современном офисе требует аккуратной обработки и хранения, а также утилизации ненужных бумаг.

Станок для подшивки документов своими руками схема с размерами

Нужен станок для прошивки документов? Сделайте его своими руками! … или купите готовый в нашей группе в контакте: https://.com/attendandbuy

Подробнее здесь: https://littlehobby.livejournal.com/35107.html

Станок для сшивания дел будем делать из водостойкой фанеры ФСФ. Это гораздо более технологичный, прочный и долговечный материал, чем ДСП. Из приятных особенностей конструкции, станок имеет удобную ручку для переноски одной рукой.

Внимание

Потому другая рука у вас будет занята дрелью.

Итак, начнем. Супруга посетовала, что ей на работе иногда приходится сшивать документы в папки. А своего станка для прошивки документов в отделе нет.
Приходится ходить, просить в других отделах. Так к тому же станок в другом отделе не всегда свободен.

Станок для подшивки документов своими руками размеры

Нужно сделать чтобы болты откидывались в сторону. Пришлось с опорами для пресса немного помудрить. Сделал их из анкерных болтов с кольцом на конце.

https://www.youtube.com/watch?v=q3QGKCSA1qI

Сцепил их, разжав в тисках и удлинил шпильку одного из болтов.

С обратной стороны шпилька затягивается гайкой с шайбой. Чтобы конец шпильки не выпирал и не царапал стол, пришлось ее немного утопить.

В результате получаем достаточно надежный узел, как я люблю.

Пресс симметричен относительно оси опор.
Это сделано для равномерной нагрузки при сдавливании листов.

Каркас лотка скреплен по периметру с помощью саморезов. Головки утоплены чтобы не цеплялись.

Вес готового изделия составил 4,7 килограмма. Не слишком много, да и эргономичная ручка позволяет переносить весь станок для сшивки документов в одной руке.

Станок получился симпатичный и надежный.

Станок для подшивки документов своими руками с описанием

Немного отступив от края, необходимо сделать около 3 отверстий насквозь листов бумаги. Порядок таков, что одно отверстие необходимо проделать точно в центре, остальные – справа и слева от него на расстоянии 3 см:

• В иголку вдевается нитка, длина берется с запасом – около 70-80 см.
• Внизу бумаг, в среднее отверстие, вставляется игла с ниткой, полностью продевается.
• Затем проводится сверху к верхнему крайнему отверстию, полностью продевается:

• Игла просовывается в третье нижнее отверстие внизу документа, образуя длинный стежок:

• Затем проводится сверху документа и выводится вниз через середину:

• Если документ толстый, то эти же манипуляции можно повторить, чтобы листы более прочно закрепились.
• Снизу на обороте требуется завязать узел.

Станок для подшивки документов своими руками купить

Вначале необходимо выбрать обложку стандартных размеров (часто используется картонный скоросшиватель формата А4) или нестандартных (берутся для длительного хранения документов). На ней отмечается:

• название организации;
• наименование подразделения (отдела кадров);
• срок хранения;
• индекс и заголовок дела;
• сколько прошито листов;
• дата прошивания документов.

После обложки следует опись всех документов. Дается название документа и записывается дата, когда произведена прошивка.
Составляется аннотация с пояснениями о каждом документе, их список с указанием страницы для быстрого нахождения.

Станок для подшивки документов своими руками схема

Это сделано для комфортной работы.

В боковых стенках лотка сделаны специальные вырезы для вкладывания в них корешка обложки, на случай, если она имеет бОльшие размеры.

На следующей фотографии показано положение прорези для сверления отверстий на листе. Сплошная линия — это левое поле документа, равное 30 мм. Пунктирная линия — это середина этого поля.

Овал показывает положение прорези для сверления отверстий, а отверстия от стандартного дырокола сделаны для того, чтобы показать, что станок пригоден и для прошивки документов, отверстия в которых сделаны дыроколом.

Давайте теперь посмотрим как изготовить такой станок. В начале из водостойкой фанеры вырезаем прямоугольные заготовки нужных размеров. Фанеру нужно брать обязательно шлифованную.

Юридическая помощь!

г. Москва и обл.

г. Санкт-Петербург и обл.

Федеральный номер

Контакты

г. Санкт-Петербург и обл.

Звоните — спрашивайте!

Видео:переплет документов.AVIСкачать

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы.

Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник.

Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=fBNIpADdyQc

Наличие папки из кожи или картона не освобождает от подшивания

Какие документы сшивают в делопроизводстве

Документы необходимо сшивать, чтобы они не были утрачены и подменены, а также из-за огромного количества документации их сшивают по необходимости, что помогает не запутаться.

Обычно прошиваются те документы, которые должны сдаваться в архивы, их отправляют в отчетность или же они имеют особую ценность владельца.

Перечень бумаг, которые необходимо сшивать в обязательном порядке:

• Проверочные;
• Архивные;
• Бухгалтерские;
• Кадровые.

Вот как правильно сшивать листы

Необходимые материалы для сшивания документов нитками

Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:

• Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
• Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
• Ножницы и клей.
• Дырокол.
• Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.

Образец сшитой папки

В обычном случае документальные листы скрепляют нитками. Так соединяют маленькую по объему стопку бумаги. Для прошивки такого вида обычно пользуются иглой и канцелярским дыроколом, после чего нить закрепляют подписной наклейкой, обозначающей, что документация заверена. Чтобы скрепить много листов бумаги, используют плотную бечевку или шуруповерт.

Важно! Если есть возможность, стоит использовать специальные приборы, такие как станок для прошивки или переплетную машинку.

Сшивание по принципу тетради

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Существует несколько вариантов, как сшивать дела и документацию. Отличия между ними заключаются в том, что во всех способах разное количество отверстий и расстояние между ними.

В две дырки

Самый упрощенный способ. Он подойдет для бумаг, которые впоследствии не будут переданы на рассмотрение. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Распечатать и сложить листы по порядку;
2. Использовать дырокол для образования небольших дыр;
3. Продеть нить в дыры так, чтобы оставалось место для узелка на лицевой стороне;
4. Из листа прошивки вырезать небольшой лист и приклеить его сверху узла так, чтобы концы нити выглядывали из-под него.

Важно! В случае если листа прошивки нет, следует из белой бумаги вырезать небольшой кусок размером 3 на 5 см, приклеить его и подписать «прошито и пронумеровано».

Инструмент для подшивания бумаг

В три дырки

В начале намечаются места нужных отверстий, желательно посередине, если не требуется по-другому. Располагать дыры следует на одинаковом друг от друга расстоянии и по левому краю документации. После этого необходимо сделать следующее:

1. Проделать иглой отверстие посередине левой стороны листа так, чтобы игла входила с обратной стороны, а выходила с лицевой.
2. Сделать второй прокол. Игле необходимо входить с лицевой стороны, а выходить с изнаночной.
3. Выполнить третье отверстие. Игла должна входить с обратной стороны, а выходить с лицевой.
4. Еще раз вдеть иглу в первую дырку и связать узел, оставляя конец нити около 7 см.
5. Наклеить лист прошивки.
6. Подписать.

Если документы будут в стопке, они могут потеряться

В четыре дырки

Часто требуют подшивать в более чем 3 дырки. Возникает вопрос, как подшивать дела нитками в 4 дырки. Последовательность действий, если требуется разобраться, как шить дела в 4 дырки, такая:

1. Выполнить иглой проделывание дырок;
2. Просунуть иголку с изнаночной стороны через дырочку номер два;
3. Просунуть нитки в первое отверстие справа;
4. После игла отправляется в два отверстия справа;
5. Затем игла отправляется в третью дырку справа;
6. После чего происходит переход на левый протокол;
7. Переход к третьему отверстию;
8. Необходимо проделать вывод на обратную сторону и зафиксировать узлом.

Деревянный станок в рабочем положении

В пять дырок

Этот метод используется редко. Обычно требуются варианты с 3-4 дырками. Повышение до 5 отверстий свидетельствует о том, что такая документация очень важна и требует строгой отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=IRADqvrctdQ

Алгоритм вдевания иглы зависит от номера дырки:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Последний этап — это фиксирование нити узлом.

Зафиксированные бумаги никуда не денутся

Особенности прошивки документов: дельные советы

Перед началом работы по прошиванию документов необходимо ознакомиться со всеми правилами и тонкостями, а также изучить стандартные требования по данной процедуре. Заверительный лист наклеивается на узел и нить, используя для этого клей-карандаш или ПВА. После этого на лист ставится подпись начальника учреждения, дата сшивки и печать предприятия.

Фиксация кончиков нити на подписную бумажку

Важно! Если имеются дополнительные листы документов, прикрепленные скобами или же подклеенные в углу, им также даются номера страниц, но в содержании это не упоминается.

Существует огромное количество различной документации, которые также требуется сшивать. В этот список входят фотографии, чертежи и диаграммы.

Такие документы занимают всю площадь листа, и именно поэтому их следует нумеровать с обратной стороны.

В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист.

Установка печати на подписную бумажку

Нормативные акты о прошивке документов

В некоторых случаях, например, при наличии дополнений, допускают использовать буквенную нумерацию. Важно помнить, что цифры ставятся в правом верхнем углу. По классике листы скрепляются нитью, если это небольшой объем бумаг. При таком способе пользуются дыроколом или иглой.

Доверительная наклейка не может быть наклеена за счет самоклеящего вещества и клея силикатного вида либо клея-карандаша. Кроме этих рекомендаций есть и ряд других отраслевых нормативных документов, которые устанавливают правила прошивки деловых бумаг.

Схема устройства для сшивания документов с минимальным расходом ниток и резинок

Итак, рассмотрено, как правильно шить дела вручную иголкой с ниткой и сшить листы на 4 дырки и более. Научиться делать подшивку папок и прочих документов потайными швами не сложно.

Видео:Приспособление для прошивки архивных документов.Скачать

Как изготовить станок

Видео:Станок для прошивки документов брошюратор Как сшивать документы правильно! ЦОДНТИСкачать

Сшиваем документы правильно!

Видео:Как делать переплет на пластиковую пружину.Скачать

Сшиваем документы правильно!

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.

Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций.

Для чего необходимо сшивать документы?

Для чего необходимо сшивать документы?

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах. Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.

Подобное хранение требуется для всех документов, содержащих несколько оформленных страниц. Это:

• договоры и их копии;
• финансовая документация;
• отчёты в различные страховые фонды и налоговую инспекцию.

Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.

Чем прошивают?

Чем прошивают?

Сшить многостраничную документацию можно вручную, используя толстую иглу и нити либо с помощью специального станка.

https://www.youtube.com/watch?v=5jGQWUWklb4

Для работы потребуется:

• канцелярский клей;
• игла большого диаметра и длины (для удобства работы);
• острое шило для прокалывания отверстий (бумага потом не сминается при прошивке);
• толстые нити, легко входящие в игольное ушко (можно брать хлопчатобумажные, чтобы предотвратить развязывание узлов, но чаще используют капрон или лавсановые ленты);
• чистый лист бумаги.

Техника прошивки

Техника прошивки

Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

• через три прокола (отверстия);
• через четыре прокола (отверстия).

Через три прокола

Через три прокола

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

1. По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.
2. Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
3. Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
4. После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
5. На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
6. Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

Через четыре прокола

Через четыре прокола

Если документ достаточно объёмный и включает в себя много листков, для надёжности крепления используется прокол с четырьмя отверстиями.

Для его выполнения производится следующая последовательность действий:

• С помощью шила делается разметка (выполняется четыре прокола). Расстояние между ними выдерживается в 3-5 сантиметров.
• Игла вводится в одно из вторых отверстий с тыльной стороны, а затем выводится вниз через соседнее, пока ещё свободное, первое с краю отверстие.
• После чего нить повторно пропускается через среднее отверстие, а затем выводится на лицевую сторону через третье отверстие (одно из расположенных посередине).
• Затем игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на тыльную сторону через прошитое на предыдущем этапе среднее отверстие.
• Свободные концы нитей связываются и обрезаются. Крепление выполняется с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Наглядно увидеть, как правильно сшивать документы, можно на видео:

Также можно использовать для сшива две иглы:

• Нить или шпагат одновременно вводится в средние отверстия, после чего концы вкладываются в игольные ушки двух игл.
• Действия выполняются симметрично для каждой иглы! С тыльной стороны каждая из нитей выводится на лицевую сторону документа через крайние свободные отверстия.
• Затем нити пропускаются через средние отверстия, до этого прошитые иглой.
• Свободные концы нитей связываются посередине на тыльной стороне. Их концы обрезаются и закрепляются при помощи клея квадратом, вырезанным из чистой бумаги.

Также отверстия можно выполнить с помощью дырокола, а дли сшивания применить тонкую капроновую ленту (тесьму или шпагат). При этом от края листа необходимо отступить на 1,5-2 сантиметра, оставляя свободное поле.

Шов выполняется на левой стороне документа симметрично и строго вертикально!

Использование станков

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

https://www.youtube.com/watch?v=5si-YoCM9kg

Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта.

Важные нюансы

Важные нюансы

• Прошитую документацию рекомендуется заверить подписью руководителя (предпринимателя) и печатью организации или предприятия.
• Каждый из листов нумеруется вручную, а затем количество листов вносится в запись цифрами и прописью.

  Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено подписью 18 (восемнадцать) листов».

• При этом часть подписи уполномоченного лица располагается на документе, а часть на приклеенном листе с информацией по заверению.

  То же правило касается и наложения мокрой печати организации или предприятия.

• Для заверительной подписи используется только специальная папиросная бумага, которая позволяет видеть неповреждённый узел крепления!
• Прошивка доверяется исключительно лицам, имеющим на это должностные полномочия, закреплённые за ними в специальной инструкции.

Актуальность прошивки

💡 Видео

Подшивка делаСкачать

Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описаниеСкачать

Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

Как сделать твердый переплет для дел постоянного срока храненияСкачать

Устройство для прошивки документов УПД 2ВСкачать

Переплет 300 листового бухгалтерского документа в обложку из белого картона на OPUS Atlas 300Скачать

Станок для сшивания архивных документов МС 2015Скачать