План работы экспертной комиссии организации образец

Видео:Идеальный бизнес-план для соцконтракта. Критерии оценки бизнес-плана экспертной комиссией.Скачать

Примерное положение об экспертной комиссии организации

Зарегистрирован в Минюсте России 15.06.2018.
Регистрационный № 51357. 

1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее – Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

2. Экспертная комиссия организации (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности организации.

3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.

   Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, – с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее – ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.

4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.

   В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).

   Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.

5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, cт. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст.

    4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596; 2018, № 1, ст.

    19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях , законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
    

   II. Функции ЭК

6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

   6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.

   6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:

   а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;

   б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

   в) описей дел по личному составу;

   г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

   д) номенклатуры дел организации;

   е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

   ж) актов об утрате документов;

   з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;

   и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.

   к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.

   6.3.

   Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее – архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.

   6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.

   6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

   6.6. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
    

   III. Права ЭК

7. ЭК имеет право:

   7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.

   7.2. Запрашивать у руководителей структурных подразделений:

   а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

   б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

   7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.

   7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.

   7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.

   7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
    

   IV. Организация работы ЭК

8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.

9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.

10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК.

    https://www.youtube.com/watch?v=NX0Ka8o4yUg

    Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.

12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.

Видео:8 секретов самопрезентации! Схема защиты бизнес-проекта перед соцзащитой.Скачать

План работы архива на год

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т.д., чтобы ничего не забыть?

В первую очередь вспомним основные функции архива – их всего пять:

• хранение документов;
• учет документов;
• комплектование архива;
• обеспечение сохранности документов;
• использование документов.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Хранение документов

Хранение документов – это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные.

Архив и склад – это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти. Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.).

Доступ в помещение архива предоставляется строго  определенному кругу лиц. В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию.

Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года.

Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам

Учет документов – это важная функция работы архива. Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. Поэтому в первую очередь нужно оформить передаточную опись (передаточный акт), где будут указаны:

• количество передаваемых документов, даты их создания, заголовки;
• количество листов каждого дела.

Передаточный акт подписывают передающая и принимающая стороны. Акты хранятся в архиве (для этого заводят отдельное дело и присваивают ему делопроизводственный индекс) и служат основанием для приема документации на хранение и размещения документов на стеллажах.

Далее нужно зарегистрировать документы в учетных (инвентарных, архивных) журналах. Каждый документ в процессе регистрации получает идентификационный номер. Документы регистрируют по мере поступления в архив в валовом порядке.

Наш совет

Документы разных видов рекомендуем регистрировать в отдельных журналах. Например, управленческую документацию – отдельно от документации по личному составу. Научно-техническая документация имеет свои регистрационные журналы и регистрируется в них (при этом разные виды научно-технической документации регистрируются в различных журналах).

Следует помнить, что архивной регистрации подлежит как отдельный документ, так и сброшюрованный том (дело) в зависимости от вида документации, поступающей в архив.

Для оперативной работы с документами необходимо создать научно-справочный аппарат (НСА). К НСА относятся: указатели, путеводители, топографические, постеллажные указатели, картотеки и др.

Выполнение работ – в течение года.

Комплектование архива

Традиционно архивы организаций получают документы не только от своих отделов, но и от организаций-соисполнителей, субподрядных организаций и др. Сотрудник архива должен четко знать, с кем он планирует работать.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Работа со сторонними организациями основана на договорных началах. Желательно запросить у договорного (юридического, планового или др.) отдела список организаций, с которыми планируется сотрудничество.

При работе со структурными подразделениями нужна номенклатура дел. Для сотрудника архива номенклатура дел – это шпаргалка, которой он будет пользоваться при планировании работы со структурными подразделениями, создающими документацию постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения, для определения количества планируемых к приему документов в год.

Прием документов в архив осуществляется по единицам хранения. За единицу хранения может быть принят как один документ, так и комплект документов. Единица хранения должна быть оформлена соответствующим образом:

• документы должны быть сброшюрованы;
• листы в деле должны быть пронумерованы;
• должны быть оформлены титульный и заверительный листы. На титульном листе указываются наименование организации – создателя данного документа (разработчика), заголовок дела (может быть наименование структурного подразделения), дата, количество листов, срок хранения дела, статья по перечню.

Выполнение работ – в течение года.

Обеспечение сохранности документов

В помещении архива должен поддерживаться определенный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику хранящихся там документов (бумажных, пленочных материалов, документов на магнитных лентах и дисковых носителях и т.д.).

Желательно, чтобы в помещении было искусственное освещение, а также размещались контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры). Повышенная сухость воздуха приводит к ломкости документов на бумажных носителях, повышенная влажность – к появлению на документах грибка и плесени.

Попадание прямых солнечных лучей ведет к т.н. затуханию текста.

При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов.

Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком. При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда. Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа.

Выполнение работ:

• санитарно-гигиеническая обработка в помещении архива – один раз в год, санитарный день – один раз в месяц;
• снятие показаний контрольно-измерительных приборов с последующим занесением их в соответствующие журналы – не реже двух раз в неделю;
• контроль сохранности информации на электронных носителях – не реже одного раза в три года.

Использование документов

Архив, по возможности, должен иметь читальный зал, где пользователь может ознакомиться с НСА, выбрать необходимый ему документ, оформить его получение, заказать изготовление копии и т.д.

Сотрудники архива регистрируют исследователей, а также выдаваемые документы в соответствующих журналах. Из архивохранилища документы могут выдаваться как для использования в читальном зале, так и на руки во временное пользование.

Срок выдачи документов не должен превышать трех месяцев.

Помимо исследовательской и научной значимости, использование документов имеет социальное значение – исполнение социально-правовых запросов граждан. Эта работа связана прежде всего с документами по личному составу (выдача справок о стаже работы, о заработной плате, о переименовании организации).

Поступающие запросы регистрируют, подготовленные по запросам документы (справки) подписываются руководителем организации и заверяются печатью.

Доступ в архив должен быть ограничен. Право доступа к просмотру документов определяется:

• для сотрудников организации  – руководителем (заведующим) архива;
• для сотрудников сторонних организаций – разрешением руководителя организации на основании письменного запроса.

Выполнение работы – в течение года.

https://www.youtube.com/watch?v=VNRMmXp2_Lc

Приведем пример плана работы архива на год.

План работы архива на год

Текущие работы, которые ведутся в архиве постоянно:

1. Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель

5. Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Видео:Архивы учреждений организация работы экспертных комиссийСкачать

План работы экспертной комиссии организации образец

по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году.

Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е.

https://www.youtube.com/watch?v=QmSeNcGju2k

нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения.

Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

План работы экспертной комиссии архива, образец

№ 7 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 июня 2016 г. № 6 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 мая 2016 г.

№ 5 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 апреля 2016 г. № 4 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 28 марта 2016 г. № 3 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 февраля 2016 г.

№ 2 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 22 января 2016 г.

№ 1 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 28 декабря 2015 г. № 13 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 24 ноября 2015 г. № 12 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 19 ноябра 2015 г.

№ 11 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 октября 2015 г. № 10 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 18 сентября 2015 г. № 9 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 июля 2015 г.

№ 8 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 25 июня 2015 г. № 7 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 26 мая 2015 г. № 5 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 23 апреля 2015 г.

№ 4 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 20 марта 2015 г.

№ 3 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 25 февраля 2015 г.

№ 12 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 18 ноября 2014 г. № 11 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 22 ноября 2014 г. № 10 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 17 сентября 2014 г.

№ 9 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 15 августа 2014 г.

№ 8 Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии комитета Ставропольского края по делам архивов от 14 июля 2014 г.

https://www.youtube.com/watch?v=wNkz8sol_8s

Для структурных подразделений своей организации возможно составить план-график приема-передачи документовНоябрь

1. Разработка (доработка) номенклатуры дел.
2. Составление плана работы архива на следующий календарный год

Декабрь

1. Заполнение годовых итоговых записей в регистрационных журналах, уточнение общего количества дел, поступивших на хранение и выбывших из архива.Составление паспорта архива по состоянию на 31 декабря текущего года.
2. Представление номенклатуры дел на согласование в государственный (муниципальный) архив.
3. Разработка плана работы архива на следующий календарный год.
4. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
5. Проведение санитарного дня.
6. Подготовка (проведение) заседания ЭК.

Протокол заседания экспертной комиссии Важно При необходимости проводятся дезинфекция и дезинсекция помещения и документов. Для уменьшения вероятности заражения документации необходимо проводить обеспыливание документов. Инфо Очень важен визуальный осмотр состояния сохранности документации, чтобы вовремя заметить первые признаки заражения документов плесенью или грибком.

При обнаружении подобных документов их необходимо изолировать от основного объема документов, в противном случае есть вероятность заражения всего фонда.

Избавиться от плесени сложно.

Следы жизнедеятельности плесени остаются на бумажной основе документа. Эти темные пятна можно удалить только путем реставрации[2] документа. План работы архива на год Плановый прием документов в архив.

2. Внесение записей в учетные журналы о приеме дел.

3. Внесение дополнений и изменений в научно-справочный аппарат.

4. Размещение принятых дел на стеллажах. Внесение изменений в топографический указатель 5.

Выдача документов по запросам (выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел).

6. Выполнение копировальных работ, распечатка документов, внесение изменений в документы и т.д. – для технических архивов.

1 раз в месяц – санитарный день (проветривание, уборка помещения, визуальная проверка состояния сохранности документов, проверка ведения журналов учета температурно-влажностного режима).

Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом.

Для хранения документов выделяется специальное помещение с необходимым оборудованием (стеллажи, сейфы, компьютерное оборудование, контейнеры для хранения съемных электронных носителей и др.). Доступ в помещение архива предоставляется строго определенному кругу лиц.

В помещении необходимо установить охранную и пожарную сигнализацию. Если охранная сигнализация не установлена, следует проводить опечатывание дверей архивохранилищ.

Выполнение работ – в течение года. Учет документов. Составление научно-справочного аппарата[1] к документам Учет документов – это важная функция работы архива.

Архивный работник отвечает за сохранность документации, поступающей на хранение. IV квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.

) и за годФевраль Проверка состояния сохранности документов на электронных носителях для технических архивов Март Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование Апрель Составление отчета за I квартал (основные показатели работы: прием (выбытие) документов, выдача (использование) документов, исполнение социальных запросов (внесение изменений в техническую документацию и т.д.)) Май Проверка состояния сохранности документов на бумажных носителях Июнь

1. Проверка по журналам возврата дел, выданных во временное пользование.
2. Организация работы по проведению экспертизы ценности документов с временным (свыше 10 лет) и истекшими сроками хранения (ст.

При этом необходимо обратить особое внимание руководителей структурных подразделений на документацию, подлежащую передаче в архив после закрытия дела или по истечении 3 лет после закрытия дела, если эта документация необходима для оперативной работы. ***Если к приему планируется большой объем документации, можно составить план-график для структурных подразделений, где указать, в каком квартале (месяце) архив будет готов принять документацию от данного структурного подразделения.

****Формы актов, в зависимости от вида документов, приведены в Приложении 9 к Основным правилам работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, утвержденным приказом Главархива СССР от 12.10.1988 № 71, и в Приложении 4 к п.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Зарабатывай деньги

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) предприятия создается для проведения мето­дической и практической работы по экспертизе ценности документов, по ор­ганизации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке для ар­хивного хранения.

1.2 Экспертная комиссия является постоянно действующим совещательным органом и подчиняется руководителю предприятия. Решения ЭК вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия, а в необходимых случаях — экспертно-проверочной комиссией учреждения Государственной архивной службы России.

1.3 Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия из числа квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников предприятия. В состав ЭК в обязательном поряд­ке включаются руководитель службы делопроизводства, заведующий архи­вом (секретарь комиссии), представитель кадровой службы предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=Oh6tmD9ZYF8

ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1 Разрабатывает предложения по оптимизации состава документов архива, образующихся в процессе деятельности предприятия, об установлении, изменении или уточнении сроков хранения документов предприятия и представляет их на рассмотрение руководству предприятия.

2.2 Разрабатывает и выносит рекомендации по методическим и практиче­ским вопросам организации делопроизводства на предприятии.

2.3 Осуществляет методическое руководство и контроль за работой архива и службы делопроизводства предприятия, осуществляет проверку деятельности структурных подразделений по организации работы с документами.

2.4 Организует консультации работников предприятия, участвует совместно со службой делопроизводства в подготовке и проведении мероприятий по повышению деловой квалификации.

2.5 Определяет совместно с архивом организацию и порядок работы по отбору документов на архивное хранение или уничтожение в структурных подразделениях предприятия.

2.6 Рассматривает и выносит решение об одобрении:

— сводных описей дел на документы постоянного срока хранения (в т. ч. науч­но-техническую документацию и специальную документацию), описи дел на документы по личному составу;

— сводной номенклатуры дел предприятия;

— актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— методических пособий по работе с документами.

2.7 Представляет на утверждение руководству предприятия:

— описи дел на документы постоянного срока хранения;

— описи дел на документы по личному составу;

— акты на уничтожение документов.

ПРАВА

Экспертной комиссии предоставляется право:

3.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным под­разделениям предприятия по вопросам экспертизы ценности документов, ро­зыска недостающих дел, порядка работы с документами.

3.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия письменные объяснения о причинах отсутствия дел и документов, причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долго­временного хранения, документов по личному составу.

3.3 Заслушивать на заседаниях ЭК руководителей структурных подразделе­ний предприятия о порядке работы с документами, качестве и сроках подго­товки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспече­нии сохранности документов.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

4.1 Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному руководством предприятия.

4 2 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее засе­даниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.

4.3 Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председате­лем и секретарем комиссии.

4.4 Заседания экспертной комиссии и принятые на них решения считаются правомочными, если в заседании приняли участие не менее половины чле­нов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Решение прини­мается простым большинством . При разделении поровну решение принимает председатель ЭК и руководство предприятия.

Заведующий архивом Личная подпись И.О.Фамилия

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически (не реже 2-х раз в год).

В течение года члены экспертных комиссий должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой.

В случае невозможности кого-либо из членов ЭК участвовать в проведении экспертизы ценности документов его функции выполняет сотрудник того же подразделения, уполномоченный начальником подразделения.

В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения — к уничтожению.

Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. При этом они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

https://www.youtube.com/watch?v=QufEORppo84

В зависимости от значимости документов, устанавливаются следующие сроки их хранения: постоянныеили временные (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.).

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Экспертизу ценности документов нельзя проводить только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов. Отбор документов предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Положение об экспертной комиссии

Об экспертной комиссии

I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.

1.3 В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», распорядительными документами федеральных органов государственной власти, Основными правилами работы архивов организаций, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, инструкцией по делопроизводству и номенклатурой дел организации, настоящим Положением.

1.4 Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений, ответственного лица за ведение делопроизводства в организации. Состав ЭК назначается директором в количестве 5-7 человек.

1.5 ЭК возглавляется одним из заместителей руководителя организации. Ее секретарем, как правило, является лицо, ответственное за архив организации.

1.6 Положение об ЭК после согласования с ЭПК администрации города утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации.

II ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Основными задачами ЭК являются:

2.1 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2 Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3 Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на архивное хранение.

III ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТОЙ КОМИССИИ

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1 Организует работу по ежегодному отбору документов организации для дальнейшего архивного хранения и уничтожения.

3.2 Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно — методических документов по названным вопросам.

3.3 Рассматривает, принимает решения о согласовании и представляет:

3.3.1 На утверждение ЭПК архивного управления Иркутской области, а затем на утверждение руководителя организации:

— описи дел постоянного хранения.

3.3.2 На согласование ЭПК администрации города, а затем на утверждение руководителя организации:

— номенклатуру дел;

— описи дел по личному составу;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения и по личному составу, о необнаружении дел;

— предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

3.4 Проводит для специалистов организации консультации по вопросам работы с документами.

IV ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

Экспертная комиссия имеет право.

4.1 В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным специалистам по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2 Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

— письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу. Объяснения представляются в форме объяснительных записок;

— предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. Предложения представляются в форме докладных записок.

4.3 Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений, ответственного за ведение делопроизводства и архив организации о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах их утраты.

4.4 Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов представителей соответствующих организаций, специалистов архивного отдела администрации города.

4.5 ЭК в лице ее председателя и секретаря имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6 Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

V ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ

5.1 Экспертная комиссия работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией администрации города, получает от нее соответствующие организационно — методические указания.

5.2 ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3 Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4 Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в ании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в ании не участвуют.

https://www.youtube.com/watch?v=R1jM2BxVro8

Решение принимается большинством присутствующих на заседании членов. При разделении поровну решение принимает председатель ЭК и руководство организации.

5.5 Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Начальник отдела кадров А.Н.Николаев

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

_____________И.Г. Сизых

Порядок составления протокола заседания экспертной комиссии по уничтожению бумаг

Заполним акт заседания по шагам.

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало экспертную комиссию по утилизации, состоящую из трех человек: Иванов И.И. – председатель, Петров И.Н. – секретарь, а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

Шаг 1. Заполним «шапку»: название организации, дату и место составления.

Шаг 2. Заполним данные о членах комиссии:

Шаг 3. Заполним основные данные: повестку дня, кого слушали и что решили.

Отметим, что с 1 июля 2017 года вступил в силу новый национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016 взамен старого. В стандарте указан порядок оформления организационно-распорядительной документации. Это уставы, положения, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, договоры, акты, письма, справки и др. Новый стандарт распространяется на электронный документооборот.

🔍 Видео

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

А.М.Рощин. Курс "Организация производства на предприятии". Первая лекция.Скачать

Семинар для ответственных за делопроизводство и архив в организациях.Скачать

Планирование закупок и организация работы контрактной службы в 2024 годуСкачать

Тема Подготовка к архивному хранению Уничтожение делСкачать

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИСкачать

Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

Четвертый выпуск обучающего видео на тему «Экспертиза ценности документов в архиве организации»Скачать

Оргсхема в современном бизнесе. Основы организационной структуры предприятия простыми словамиСкачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

Тема 7. Методика проведения экспертизы ценности документовСкачать

Личный кабинет организации как форма методического и практического взаимодействия с РГАНТД.Скачать

Организация клинико-экспертной работы в медицинской организации (нормативно-правовое регулирование)Скачать

Урок 20. Организация работы с договорной документацией.Скачать

Организация работы врачебной комиссии медицинской организации. Часть 1Скачать

Экспертиза в 44-ФЗ. Правила привлечения экспертов и экспертных организаций при проведении закупокСкачать