Как прошить книгу учета движения трудовых книжек фото

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство

Первостепенно нужно обратиться к шестьдесят шестой статье Трудового кодекса Российской Федерации, где речь идет о трудовых книжках в целом, а также об их учете.

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Инструкция по прошивке

1. Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях.

   Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.

2. После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета.

   Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.

3. На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.

4. На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Опломбирование книги учета

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

• Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
• На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
• На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
• Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

+7 (812) 245-61-57

Санкт-Петербург

Видео:КАК ПРОШИТЬ И ПРОНУМЕРОВАТЬ КНИГУ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ ИП /КУДиР на УСН ИЛИ ПАТЕНТЕСкачать

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей? 2020

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

• трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)>
• трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации>
• вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Требования к ведению книги учета трудовых книжек

Трудовым кодексом России утверждены основные правила ведения книги учета трудовых книжек, и она обязана соответствовать некоторым требованиям.

1. Книга должна быть переплетена в твердую обложку с обязательной прошивкой страниц при помощи ниток (в основном она используется всего несколько лет, а потом сохраняется в архиве).
2. Страницы книги предварительно следует пронумеровать и прошнуровать.
3. После шнуровки концы шнурка приклеиваются небольшим листом чистой бумаги с внутренней стороны обложки.
4. Книга подлежит обязательному опломбированию (возможно использование сургучной печати). При использовании сургучной печати кадровик должен знать о том, что она обязана захватывать часть листа бумаги, концы шнурка, выступающие из-под него, и обложку. В том случае, когда книга для учета трудовых книжек опломбируется, то пломба крепится на выступающие концы шнурка.
5. Книга обязана быть заверена надписью, в которой указывается общее количество прошнурованных и пронумерованных страниц (число указывается цифрами и прописью).

Прошивка книги учета трудовых книжек

Прошивка документов – это один из способов привести в порядок некоторые важные бумаги и уменьшить их общий объем, который необходим для правильного хранения.

Однако бывают такие ситуации, когда в работе какой-либо организации требуется защитить документы от произвольного изъятия или замены листов. К таким документам относится и книга учета трудовых книжек.

В этом случае необходимо применять стандартную технологию прошивки, которая некоторым образом предохранит книгу учета от постороннего вмешательства.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg

Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.

Государственным стандартом не определены главные правила прошивки книг учета, и все кадровые сотрудники пользуются стандартной процедурой.

1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц). Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.
2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке. Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.
3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

После того, как была рассмотрена процедура по прошивке книги учета трудовых книжек, следует подробнее рассказать об оформлении листа, которым закрепляются концы нитки. Оформление листа (наклейки) выглядит следующим образом:

• размер листка – 4×>5 см (закрывает узел и некоторую часть нитки)>
• на листе ставится печать сотрудника, который занимается оформлением книги учета (печать должна захватывать часть наклейки и обложки книги)>
• указывается заверительная надпись (количество страниц книги цифрами и прописью).

Оформление делается после наклеивания на обложку. Печать и узел нити, залитый клеем, являются дополнительным средством индикации неприкосновенности данного документа. Все вышеперечисленные действия дают исчерпывающий ответ на вопрос о том, как прошить журнал движения трудовых книжек и при соблюдении их поэтапности в процессе прошивки проблем не возникнет.

Ведение учета трудовых книжек

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Чтобы вести книгу учета в соответствии с Трудовым кодексом РФ, работнику кадрового отдела понадобится иметь при себе:

• правила оформления ведения трудовых книжек>
• бланк книги учета>
• Трудовой кодекс России>
• документы предприятия>
• бланки трудовых книжек>
• печать (штамп) предприятия>
• трудовые книжки работников.

Книга учета трудовых книжек является обязательной для каждого работодателя, так как ее наличие необходимо для подтверждения законности деятельности всей организации. Если же в кадровом отделе отсутствует такая книга учета или же она оформлена ненадлежащим образом, то руководству предприятия грозит штраф.

Заполнение титульного листа

Сотрудник, ответственный за оформление и ведение книги для учета трудовых книжек, назначается приказом руководства. В данном приказе указывается личная информация подчиненного, наименование позиции, которую он занимает. После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.

Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.

Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

https://www.youtube.com/watch?v=oz0IVZN4t1c

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Этот вопрос пользователи часто задают на просторах интернета. Подробнее о том, как это сделать правильно, вы узнаете из данной статьи.

Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

В указанный журнал надлежит вносить информацию:

• о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
• оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

• наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
• обязательная нумерация всех страниц;
• наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
• обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

Видео:Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении трудовых книжек внутри какой-либо организации.

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Чтобы она была заполнена в соответствии с Трудовым кодексом России, кадровому работнику следует знать, как правильно прошить книгу учета трудовых книжек и заполнить ее.

В книге учета трудовых книжек регистрируются следующие документы:

• трудовые книжки, предоставленные в кадровый отдел сотрудниками при оформлении на работу (оформленные в другой организации)}
• трудовые книжки, выданные сотруднику в период работы в организации}
• вкладыши для трудовых книжек, полученные сотрудниками за период работы в организации.

Если же работник предоставил кадровику трудовую книжку с вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, регистрации подлежит только трудовая книжка (такой вкладыш в книге учета трудовых книжек не отмечается).

Видео:Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек: законодательство, прошивка и опломбирование книги, советы по процессу, методы прошивки и опломбирования, ответственные лица. Книга учета трудовых книжек представляет собой книгу, в которую заносятся сведения об оформлении, отправке или получении

Оформление титульного листа

Титульный лист журнала заполняет кадровик или другой ответственный сотрудник, которого назначает директор организации специальным приказом.

В титульном листе должна содержаться следующая информация:

• Наименование организации, если нормативно-правовая форма регистрации – юридическое лицо, и данные предпринимателя, если зарегистрировано ИП.
• Дата начала ведения учета трудовых книжек и предполагаемая дата окончания (обычно добавляется 50 лет к начальной дате). Конечная дата соответствует сроку хранения документации в кадровой службе и в архиве.

Чтобы не допустить ошибок в оформление обложки книги и ее прошивке, можно посмотреть готовый образец. Сотрудник, пришедший на смену прежнему кадровику, по окончании одного журнала может использовать его как образец для оформления новой книги (продолжения).

Как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек?

При трудоустройстве на работу обязательным действием является предоставление трудовой книжки работодателю.

https://www.youtube.com/watch?v=UpI6lEyTNsc

Этот документ содержит информацию относительно устройства на работу, увольнения из организации, а также возможные достижения, поощрения и взыскания.

Работодатель обязан ее правильно оформить и осуществить хранение до момента увольнения.

Помимо этого на предприятии должен вестись учет движения трудовых книжек. Это обязательная операция, которая требует правильного заполнения. Поэтому этот вопрос будет рассмотрен в статье.

Книга учета движения трудовых, а также вкладышей имеет установленный образец заполнения. Чтобы заполнить данный журнал правильно, следует внести следующие данные в специальные графы:

• Порядковый номер записи. Ведение каждой записи должно начинаться с присвоенного отдельного номера, который указывается по порядку;
• Дата заполнения;
• ФИО собственника документа, которое должно быть прописано без сокращений;
• Серия и номер трудовой или вкладыша;
• Должность работника. Фиксируется на основании данных штатного расписания;
• Наименование места работы. Эта графа содержит информацию о структурном подразделении, где работает сотрудник;
• Дата и номер приказа, свидетельствующие о приеме на работу;
• Подпись ответственного лица;
• Сумма, которую выплачивает работник за заполнение бланка;
• Дата, когда была выдана трудовая книжка, после увольнения работника;
• Подпись сотрудника, свидетельствующая о получении трудовой и вкладыша, если такой был.

Законодательно установленная форма заполнения журнала обязательно должна приходить в соответствие. Чтобы оформить ее правильно, не нужно заменять документ, если в организации осталась форма старого образца. Закончить заполнение книги учета нужно только в случае ее произвольного оформления.

Опломбирование книги учета движения трудовых книжек

Книга учета движения обязательно подлежит опломбированию. Это действие производится с целью защиты от несанкционированного вскрытия. Правила не предусматривают информацию относительно того, какой должна быть пломба, поэтому работодатели используют материалы на свое усмотрение.

На практике, в качестве опломбирования часто используют метод полоски бумаги. В этом случае журнал сшивают нитками, концы которых остаются на последней странице.

На них наклеивают полоску бумаги, на которой указывается количество страниц книги учета, должность, ФИО и подпись ответственного лица.

Сверху ставится печать, которая должна накладываться на указанную информацию и концы ниток.

Такое опломбирование является неправильным. Пломба должна соответствовать стандарту, согласно которому можно использовать любое устройство для опломбирования, соответствующее ГОСТ 31282-2004.

Одним из лучших типов является пленочное пломбировочное устройство, с помощью которого производится пломба с идентификационными надписями и знаками.

Если ее отклеить, то появится надпись, которая и станет свидетельством несанкционированного вскрытия.

Как внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек?

В журнале нельзя внести какие-либо изменения.

Если, например, изменилось название организации, либо поменялась должность, то кадровая служба не имеет права внести новую информацию, при этом зачеркнув старую.

Эти данные не подлежат изменению в книжке или ее вкладыше, поэтому и в самой книге учета движения это запрещено делать. Какие-либо нарушения могут привести к недействительности журнала.

Как оформить обложку книги учета движения трудовых книжек?

Оформить правильно нужно не только саму книгу, но и обложку. Кадровый работник должен указать на ней такую информацию:

• название организации;
• наименование самого документа;
• даты начала и окончания действия журнала.

Эти данные являются обязательными и не подлежат исправлению или изменению.

Что делать если в книге учета движения трудовых книжек допущена ошибка?

Каждый человек может делать ошибки. Если она допущена в книге учета, то кадровый сотрудник должен правильно ее оформить и исправить. Запрещено использовать различные корректирующие жидкости и средства, включая ластик, штрих, зачеркивание без определенных пометок.

https://www.youtube.com/watch?v=E0ZVJLBjEjI

Что же нужно делать, если допущена ошибка? Сначала следует зачеркнуть неверные данные прямой линией и написать «исправлено» или «запись недействительна».

Новые данные необходимо записать выше неверных, при этом следить за разборчивостью и величиной шрифта. Помимо этого можно полностью зачеркнуть всю запись с пометкой, что она недействительна, и ниже написать новую запись с новой колонки.

В любом случае важно указать дату исправления допущенной ошибки, ФИО и подпись ответственного лица.

Таким образом, оформить книгу учета необходимо правильно, брав во внимание установленные законом нормы. Вместе с этим нужно соблюдать правила хранения и не передавать ее третьи лицам, чтобы избежать подделки и несанкционированного вскрытия.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• +7 (499) 577-01-78 — Москва и обл.;
• +7 (812) 467-38-97 — Санкт-Петербург и обл.;
• +7 (800) 707-31-40 — все регионы РФ.

(44,00

Видео:Как прошивать документы?Скачать

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК.

Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение.

Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

1. Книга должна иметь формат А-4.
2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

• Журнал должен быть подписан лично руководителем.
• Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
• Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

https://www.youtube.com/watch?v=mXDdsbRVkJ0

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

• Прошивают слева на полях журнала.
• Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
• Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
• Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
• Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
• Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

1. Крепко затянуть нити.
2. Завернуть на край обложки.
3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

• Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
• Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
• Получить подпись руководителя на нем.
• Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
• Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

https://www.youtube.com/watch?v=Sg4RWTUFWMU

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

• Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
• Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
• Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

1. Идентификационный номер.
2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.

Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно. Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

• Сургуч и оттиск.
• Номерная пломба пленочного типа.
• Другая удобная пломба.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

1. Растопить сургуч.
2. Вылить его на место постановки пломбы.
3. Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
4. Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.

Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может.

Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала. Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер.

Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов.

Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

1. Данные о руководителе.
2. Реквизиты компании.
3. Точное количество и состав передаваемых документов.

Вывод

Ведение книги учета движения трудовых книжек – это прямая обязанность работодателя. Зачастую этими вопросами занимается специалист отдела кадров или другой уполномоченный работник.

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец) Ссылка на основную публикацию

📽️ Видео

Учет электронных трудовых книжекСкачать

Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. ПономареваСкачать

Видеоурок. сшив отчета касираСкачать

Журнал учета трудовых книжекСкачать

Как правильно прошивать документы?Скачать

Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Шнуровка журнала с твердой обложкойСкачать

Как правильно прошить журнал учета Рубланк часть 1Скачать

Журналы учета от компании "Кадры в порядке"Скачать

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?Скачать

Как оформить трудовую книжку работнику впервые - Елена А. ПономареваСкачать

Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. ПономареваСкачать

Книга учёта трудовых книжек, поправки в ГК РФ, финансовая грамотностьСкачать

Шнуровка журнала с мягкой обложкойСкачать