Акт приема передачи трудовых книжек образец скачать

Как заполняется акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

Процесс передачи трудовых книжек

Просто так взять и передать трудовые книжки нельзя.

1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Задача комиссии – проверить все ли трудовые книжки находятся на месте, удостовериться в том, что все необходимые записи наличествуют и соответствуют действительности, а также заверить факт передачи от одного лица другому.

Как составлять документ

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

• либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
• либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Независимо от того, на каком варианте остановится предприятие, акт обязательно должен включать в себя следующие данные:

• информацию о компании,
• составе комиссии, участвующей в передаче документов,
• сведения о самих трудовых книжках, вкладышах в них и новых бланках – это лучше оформить в виде таблицы.

Бланк акта о приеме-передаче может включать в себя один лист или же несколько – если документов большое количество. Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников.

Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Важно соблюсти одно непреложное условие: акт должен содержать «живые» автографы всех членов комиссии или участвующих в передаче-приеме трудовых книжек лиц, а также утверждающую подпись директора.

Ставить печать на нем не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости визировать печатями и штампами свои бумаги.

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

Заполнение информационной шапки документа

1. Вначале посередине строки пишется полное наименование компании и название документа.
2. Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

3. После этого справа (или слева – это роли не играет) отводится несколько строк для утверждения руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, фамилию-имя-отчество, а также поставить дату утверждения.

4. Далее вписывается сотрудник, который передает трудовые книжки и сотрудник, который их принимает: здесь также указываются их должности и персональные данные.

Заполнение перечня трудовых книжек и вкладышей

Таблица, в которую вписывается все самое основное о трудовых книжках:

• фамилии-имена-отчества владельцев,
• серии и номера документов,
• наличие вкладышей,
• а также отдельно пишутся необходимые примечания: состояние, сведения о записях, востребованности или невостребованности и т.д.

Под таблицей указывается общее количество внесенных в акт документов.

Вторая таблица отражает информацию о вкладышах и чистых бланках трудовых книжек, хранящихся на предприятии. Здесь точно также фиксируются их серии и номера, но никакие дополнительные данные можно не указывать.

В завершение акт необходимо удостоверить подписями передающего и принимающего сотрудника, а также членов комиссии, которые принимали участие в процедуре передачи трудовых книжек. У всех у них нужно указать должности, а подписи должны быть с расшифровками.

Акт приема-передачи трудовых книжек. Образец и бланк для скачивания 2020 года

Трудовая книжка — документ, содержащий в себе сведения о трудовой деятельности работника и его стаже.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, таким образом, смена ответственного за их хранение лица должна фиксироваться посредством составления акта приема-передачи трудовых книжек.

Файлы в .DOC:Бланк акта приема-передачи трудовых книжекОбразец акта приема-передачи трудовых книжек

Трудовое законодательство и трудовая книжка

Трудовой кодекс оговаривает обязанность работодателя:

• оформить трудовую книжку на впервые трудоустраивающегося работника;
• вносить в трудовую книжку записи о трудовой деятельности работника, в том числе о работе по совместительству, если время работы у данного работодателя оказывается более пяти дней;
• заменить трудовую книжку в случае утраты или необратимого повреждения;
• выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения.

В настоящее время трудовые книжки ведутся только в бумажном виде, однако в 2020 году в обороте появятся и электронные трудовые книжки.

Форма трудовой книжки является унифицированной и утверждена Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Этот же нормативный документ определяет порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек.

В соответствии с ним на предприятии или в организации распоряжением руководителя должно быть назначено ответственное за ведение трудовой книжки лицо (как правило, работник кадровой службы). Трудовые книжки подлежат строгому учету, поэтому при смене ответственного лица их передача должна быть зафиксирована документально.

В каких случаях составляется акт

Сразу отметим, что передача трудовой книжки работнику также должна фиксироваться документально, однако в этом случае составление акта не требуется. Законом определена обязанность работодателя выдавать работнику трудовую книжку в следующих случаях:

• оформление пенсионного страхования (ст. 62 ТК РФ);
• увольнение.

В остальных случаях работнику по его письменному заявлению выдается заверенная копия книжки.

https://www.youtube.com/watch?v=xYOfchPFVH8

Поскольку движение трудовых книжек фиксируется в установленном вышеупомянутыми правилами порядке в Журнале учета движения трудовых книжек, отметка о выдаче работнику книжки делается именно там.

В момент получения книжки работник проставляет в соответствующей графе дату и подпись, свидетельствующую о том, что книжка им получена.

До момента возврата книжки (если книжка взята для оформления пенсии) ответственность за ее хранение несет работник.

Оформляется актом прием-передача трудовых книжек, как правило, при смене сотрудника предприятия или организации, отвечающего за их хранение, например, при увольнении или уходе в отпуск работника отдела кадров.

Передача трудовых книжек

Составляется акт на основании приказа о смене (назначении) ответственного за их учет и хранение лица. Номер и дата приказа вписываются в акт в качестве основания для его составления.

Непосредственно в день приема-передачи книжек сотрудник, передающий книжки, и сотрудник, принимающий книжки, сверяют их фактическое наличие с количеством и поименным списком сотрудников, а также проверяют полноту внесенных в книжки данных. Если имеются какие-то особенности, например, книжка повреждена, отсутствуют листы, не внесены записи, отметка об этом также делается в акте.

После того, как акт составлен, принявший и передавший книжки сотрудники ставят свои подписи. С момента подписания акта ответственность за книжки несет принявший их сотрудник.

Составление акта

Форма акта приема-передачи законом не оговорена и оставлена на усмотрение работодателя. Как правило, в организации существует разработанная форма, которая и заполняется при передаче трудовых книжек и вкладышей к ним.

В общем виде акт приема-передачи книжек выглядит так:

1. наверху документа находится «шапка», в которой указывается наименование организации, ее юридический адрес, дата и место составления акта;
2. под «шапкой» по центру располагается название документа и его номер;
3. ниже начинается текст документа. Он может выглядеть следующим образом: «На основании приказа от 25 марта 2020 года № 456 «О назначении лица, ответственного за ведение, учет и хранение трудовых книжек ООО «Мамонт» начальник отела кадров Скромная А.Т. передает, а ведущий инженер отдела кадров Спесивцева Д.Л. принимает трудовые книжки и вкладыши к ним». Ниже под вводной частью располагается таблица с графами, в которые вносятся сведения о каждой книжке;
4. завершают акт подписи и расшифровки подписей составивших его лиц.

Акт хранится в отделе кадров 3 года, после чего уничтожается в установленном в организации порядке.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец || Акт передачи трудовых книжек – образец бланк скачать

Трудовая книжка является базовым документом, содержащим важнейшую информацию о трудовой деятельности и стаже сотрудника (по ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса и п.

2 Правил Постановления Правительства №225 от 2003 года). В ней содержатся сведения о работнике, выполняемой работе, переводах на другую должность, об увольнениях, обучении, награждениях (по ч. 4 ст.

66 Трудового кодекса и п. 4 Правил №225 от 2003 года).

При трудоустройстве сотрудник передает трудовую книжку своему работодателю по ч. 1 ст. 65 Трудового кодекса. После чего работодатель отвечает за сохранность трудовой книжки.

Делегировать подобные обязанности по обеспечению учета и хранения трудовых книжек в пользу другой организации или физического лица работодатель не вправе. На это указывает п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек №225 от 2003 года.

Еще один вариант, когда требуется подготовка акта приема-передачи трудовой книжки – это трудоустройство сотрудника. В этом случае он выступает передающей стороной, а работодатель – принимающей. Но на практике подобный акт обычно не составляется.

https://www.youtube.com/watch?v=-CSj7srzAjE

Просто передать большой массив трудовых книжек не допускается. Для этого необходимо должное документальное подтверждение данной процедуры. Процесс передачи трудовых книжек предполагает прохождение таких этапов:

1. Издается приказ от лица руководителя, в котором назначается новое ответственное лицо за учет и хранение трудовых книжек.
2. На основании приказа производится передача трудовых книжек.
3. Информация о передаче должна быть оформлена в виде специальных актов приема-передачи.

Условия, в которых необходимо составлять акт приема-передачи трудовых книжек

Любое перемещение трудовых книжек в рамках одного предприятия должно фиксироваться документально. Это необходимо в целях реализации контрольной функции управленческого аппарата, а также для того, чтобы ответственное лицо могло в любой момент обеспечить нужную информацию о месте нахождения документов.

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

• на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
• компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
• происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Предполагается, что любое перемещение книжек должно документально оформляться. Однако исключением из указанного положения является временная выдача документа на руки трудоустроенному владельцу.

Акт приема-передачи составляется передающей стороной. Обычно это сотрудник кадровой службы, который передает дела перед своим увольнением.

В некоторых случаях акт приема-передачи составляется руководителем компании, когда по мере расширения компании он передает полномочия по учету и хранению трудовых книжек назначенному специалисту-кадровику.

Иногда в качестве передающей стороны выступает комиссия, созданная для приема-передачи большого массива трудовых книжек.

Когда работник не забрал трудовую при увольнении, а написал работодателю письменную просьбу об отправке ее по почте, то акт приема-передачи также не нужен, так как трудовая отправляется ценным письмом с описью вложения.

Если же сотруднику потребовалась трудовая книжка еще в период его работы, то в этом случае также допускается оформление акта приема-передачи, а после возврата документа работодателю – обратного акта.

Узнайте к чему:  Должностная инструкция архивариуса предприятия образец

Правила составления акта

Общий алгоритм перемещения трудовых книжек выглядит следующим образом:

1. В первую очередь следует опубликовать распоряжение директора предприятия, где будет фиксироваться приказ о передачи книжек, а также назначение ответственного субъекта.
2. После публикации Приказа, на его основании осуществляется фактическая передача документов, соответствующих вкладышей, а также чистых бланков. При этом проводится ревизия бумаг, определяя верное количество единиц и их состояние.

Сведения о пересчете оформляются дополнительной таблицей в акте, после чего указанная процедура фиксируется в соответствующем журнале.

Четкое следование правилам позволит избежать неприятных ситуаций, когда какой-либо документ оказывается испорченным или утерянным.

Основной задачей данного формирования является проверка фактического наличия всех трудовых книжек, которые числятся документально. Комиссия составляет особый акт приема-передачи от одного ответственного субъекта другому.

Законодательство не предусматривает единого установленного бланка для акта приема-передачи трудовых книжек. Это обуславливает право управленцев выбирать один из следующих вариантов:

• каждый раз при появлении соответствующей необходимости формировать новый документ в вольном формате;
• составить общий для конкретной компании шаблон бумаги, учитывая все общие требования ТК РФ к стандартному оформлению официальных документов, а также специфику деятельности предприятия. Однако в указанной ситуации шаблон акта должен быть официально закреплен локальным нормативом на уровне компании.

В любом случае, документ должен содержать следующую информацию:

• общие сведения о предприятии;
• данные о составе комиссии, которая принимает участие в процедуре перемещения бумаг;
• информацию о трудовых книжках, а также о вкладышах в них. Настоятельно рекомендуется оформлять приведенные сведения в виде таблицы.

Так, бланк акта приема-передачи может содержать один и более листов, в зависимости от количества трудовых книжек на предприятии. Все листы акта необходимо связать крепкой нитью, после чего край загнуть и поверх приклеить бумагу, где будет отмечено количество листов, дата составления документа, а также подписи ответственных лиц за проведение процедуры.

В ходе оформления акта не допускается наличие ошибок и исправлений, так как внесение неправдивых или ошибочных данных в рассматриваемый документ может повлечь за собой привлечение к ответственности уполномоченных субъектов. В условиях, когда ошибка все же была допущена, ее необходимо грамотно откорректировать.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8

Данный документ может явиться весомым доказательством в ходе судебного разбирательства, если возникнут соответствующие обстоятельства.

Акт приема-передачи трудовых книжек правомерно оформлять на чистом белом листе формата А4, либо, что более уместно, на фирменном бланке организации. При этом нет разницы между оформлением акта в письменном виде от руки и в оформлении документа посредством компьютера.

Основным требованием к рассматриваемому акту является наличие реальных подписей всех членов комиссии, а также ответственных субъектов, которые участвовали в процедуре оформления документа.

При этом проставлять штамп на бумаге не является обязательным атрибутом, так как, начиная с 2016 года, компании и ИП вправе не применять в своей производственной деятельности печати.

Узнайте к чему:  Договор займа под материнский капитал

Акт должен оформляться в одном экземпляре, который по факту завершения составления передается в архив компании для последующего сохранения. Также, исходя из ФЗ № 125 от 22.10.2004г. «Об архивном деле», подобные документы должны храниться в архиве компании на протяжении 75 лет.

Трудовое законодательство не содержит унифицированного акта приема-передачи трудовых книжек, поэтому данный документ разрабатывается работодателем в свободной форме. Акт приема-передачи оформляется на простом листе в формате А4 или на фирменном бланке организации (последний вариант наиболее приемлем). Допускается как печатный, так и рукописный вариант: данный аспект не принципиален.

При этом, несмотря на свободный формат акт приема-передачи, он должен содержать такие сведения как:

1. Реквизиты работодателя, а именно: его наименование, адрес нахождения, КПП, ИНН и пр.
2. Дата и место составления акта.
3. Наименование документа и присвоенный ему порядковый номер в соответствии с принятой в компании системой нумерации.
4. ФИО и должность передающего трудовые книжки лица.
5. ФИО и должность принимающего трудовые книжки лица.
6. Указание на факт того, что один сотрудник принял, а второй – передал трудовые книжки.
7. Перечень передаваемых трудовых книжек с указанием их владельца (фамилия, имя, отчество владельца прописывается полностью), серии и номера, реквизитов вкладышей. Обычно список оформляется в табличной форме для наглядности. В таблицу включаются примечания по состоянию документа или прочие важные сведения о трудовых книжках (например, о том, что они являются невостребованными, или сколько вкладышей в них содержится).

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в письменном виде в одном экземпляре. После подписания акта он передается на хранение в архив.

Акт приема-передачи может быть составлен на одном листе или на нескольких, когда передается большое число документов. В последнем случае необходимо прошить акт и поставить на оборотной стороне печать, подпись руководителя и написать количество страниц в документе.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

К составлению акта приема-передачи стоит подойти со всей ответственностью, так как он может послужить доказательством для разрешения споров в суде.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

При оформлении акта приема-передачи работодатель может использовать один из следующих вариантов:

1. Составить акт приема-передачи в произвольном виде (что весьма неудобно для крупных работодателей).
2. Разработать и утвердить шаблон документа, который будет использоваться постоянно при передаче документов.

При передаче трудовых книжек ответственное лицо проверяет соответствие количества передаваемых документов тому, которое указано в акте. Также проверяется принадлежность трудовых. Если какой-либо из трудовых книжек не обнаружится впоследствии, то отвечать за это придется уже новому сотруднику кадровой службы, который подписал акт.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек составляется при смене должностного лица, ответственного за их хранение.

При его подготовке нужно соблюсти все законные формальности: указать дату его подготовки, должности и фамилии сотрудников, которые подписывают акт.

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

https://www.youtube.com/watch?v=yD6lpq8wwp0

Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и представляет собой официальное подтверждение тому, что заинтересованные стороны не имеют претензий друг к другу.

Для составления документа образуется комиссия, которая определяет и рассматривает приказ начальства организации. При составлении, обязательно учитываются причины, по которым передаются и принимаются трудовые книжки.

В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

1. Полное название документа.
2. Число, месяц и год приема-передачи.
3. Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
4. В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.

Количество копий должно быть соответствующим, чтобы каждая из сторон имела ее. Акт заверяется подписями членов собранной комиссии, председателем и принимающей-передающей стороны. Действительность документа подтверждается печатью организации.

Акт приема-передачи трудовых книжек также должен передаваться в отдел кадров, а другая копия подшивается в дело.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Шапка документа должна оформляться следующим образом:

1. В первую очередь необходимо обозначить полное наименование организации, а также прописать название документа.
2. После этого фиксируется фактическая дата формирования бумаги и город, где был зарегистрирован документ.
3. Ниже обозначается основная информация о нанимателе, фиксируется его ФИО, должность, а также дата утверждения.
4. Затем отражается та же информация о работнике, который передает дела, и о лице, который их принимает. Указывать следует ФИО субъектов, а также их должности.

№ п/п	ФИО владельца	Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша	Примечания
1	2	3	4
1	Колодяжная Валентина Борисовна	Трудовая книжка серия АВ № 25656854 Вкладыш в трудовую книжку: серия АВ № 2525301	Книжка находится в удовлетворительном состоянии

Также документ содержит вторую таблицу, отражающую сведения о вкладышах и чистых бланках, состоящих на учете в компании. Во второй таблице прописываются серии и номера книжек по тому же принципу, что и в рассмотренном варианте.

В конце документа его должны подписать все участники процедуры и ответственные лица. При этом каждая подпись должна быть расшифрована.

Таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой необходимый документ для реализации контроля над сохранностью указанных бумаг. Нанимателю необходимо заранее позаботиться о наличии в кадровом подразделении образца акта приема-передачи книжек с целью ускорения данного процесса.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки, а также вкладыши в нее являются документами строгой отчетности. В данных документах содержатся персональные данные сотрудников, а также сведения о временных отрезках их трудовой деятельности у того или иного работодателя. На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия.

Данные Правила учет бланков трудовых, заполненных книжек и вкладышей к ней происходит в специальных журналах:

1. Приходно-расходной книге учета бланков трудовой книжки, а также вкладышей к ней.
2. Книга учета движения трудовых книжек, а также вкладышей к ней.

Лицом, ответственным за трудовые книжки (их учет, ведение и хранение), является сотрудник, назначенный приказом директора.

В случае смены ответственного лица потребуется составление такого документа, как акт приема-передачи трудовых книжек.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

Данный акт будет подтверждать тот факт, что одним сотрудником оформлена передача другому указанных документов. При этом второй сотрудник получил данные документы в указанном объеме и в надлежащем виде.

Правила оформления акта приема-передачи трудовых книжек

Порядок действий	Подробное описание
Оформление приказа	В первую очередь необходимо убедиться в том, кто именно назначен ответственным лицом. При этом приказ потребуется оформить в любом случае, даже если в должностной инструкции предусмотрена обязанность работы с трудовыми книжками (вкладышами в трудовую).
Проверка места хранения трудовых книжек и вкладышей к ней	Для этих целей работодатель должен выделить либо специальный сейф, либо несгораемый шкаф.
Проверка информации, указанной в акте приема-передачи трудовых	Указанное в акте число трудовых должно соответствовать перечню сотрудников компании. Далее производится подсчет бланков, передаваемых по акту. с передаваемыми заполненными трудовыми книжками необходимо ознакомиться. При этом проверяется все ли актуальные сведения внесены в данный документ.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)куплено {amp}gt; 8000 книг

Законодательством не установлены специальные требования и правила по составлению такого документа, как акт передачи трудовых.

Однако, данные правила работодатель вправе разработать самостоятельно, после чего утвердить их во внутренних документах компании. Это можно зафиксировать в Положении о делопроизводстве, либо в Положении о кадровой службе.

1. Порядок, по котором происходит создание комиссии, принимающей участие в проверке и передаче документов. Также определяется состав такой комиссии.
2. Порядок работы созданной комиссии. При этом определяется порядок сверки документов, а также форма акта приема-передачи, бланк этого документа и образец заполнения данного документа.

Акт передачи трудовых обычно оформляется в виде таблицы, в которую заносится следующая информация:

1. Сведения о владельце трудовой книжки (ФИО работника).
2. Вид бланка (трудовая или вкладыш к ней).
3. Серия и номер трудовой.

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту. перед подписями указывается должность лица, подписывающего документа, а также расшифровка его подписи.

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

• юрист;
• начальник кадровой службы;
• один из заместителей директора предприятия;
• кадровый работник, передающий дела;
• кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

https://www.youtube.com/watch?v=MaUCA0NQark

Трудовые книжки – один из важнейших документов, создаваемый и хранимый при определенных условиях. Кадровый специалист несет ответственность за правильное заполнение и сохранность книжек.

Поэтому, если он увольняется или переводится, книжки передаются новому работнику только при соблюдении целого ряда условий, установленных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Это позволит избежать возможных споров и административной ответственности, если будут обнаружены недостача книжек или вкладышей (ст. 5.27 КоАП).

В первую очередь руководитель организации выпускает приказ. Распоряжение сообщает о том, что возникла необходимость передать массив хранимых трудовых книжек и назначает ответственного сотрудника. После этого проводится ревизия книжек и передача. Одновременно оформляется специальный акт приема-передачи, также в журнал учета движения книжек вносится соответствующая запись.

На больших предприятиях целесообразно ревизию осуществлять силами комиссии. В ней должно быть не менее двух человек, работающих в этой же организации. Обычно в комиссию входят один из заместителей директора, руководитель кадровой службы, юрист, «старый» и новый ответственные кадровики. Создание комиссии также оформляется путем выпуска приказа.

Как оформить

Акт может состоять из одного или нескольких листов, прошитых и скрепленных печатью. Кроме того, при подшивании акта необходимо оформить документ по всем правилам: указать дату составления, количество листов и заверить подписями членов комиссии и руководителя. Печать ставить необязательно.

Помарок лучше не допускать, но если они все же вкрались – аккуратно зачеркнуть, вписать нужные сведения и указать «Исправленному верить».

1. Акт всегда начинается с названия организации. Далее идет название документа. Эти два пункта пишутся посередине строки – для удобства восприятия.

2. Под заголовком традиционно оставляют место для визы утверждения руководителем и даты подписания.

3. Ниже помещается информация о работниках, передающем книжки и принимающем. Удобно использовать формулировку «По состоянию на «дата» таким-то работником (ФИО и должность) передаются, а таким-то принимаются».

4. После этого вносится табличная часть, содержащая сведения о трудовых книжках и вкладышах. Она завершается итоговыми цифрами подсчета. Кроме того, целесообразно дополнить акт еще одним листом. В нем указать наличие чистых бланков.

5.Завершается акт информацией о том, что новому кадровому специалисту передается определенное количество трудовых книжек, журнал учета их движения и приходно-расходная книга бланков.

6.Акт заверяется подписями членов комиссии (с расшифровкой), с указанием должностей и даты.

Related posts:

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец — Дело

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приема-передачи трудовых книжек .docСкачать образец заполнения акта приема-передачи трудовых книжек .doc

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец акта приема-передачи трудовых книжек, скачать бесплатно пример, форма, как заполнить

: 98

Актом называют документ, что составляется некоторым кругом лиц и может подтвердить установленные ими факты с событиями. Данный акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них имеет унифицированную форму, которая утверждается различными нормативно составленными актами и является обязательной к использованию.

https://www.youtube.com/watch?v=sE1rB3CyhmU

Образец формы заполнения акта приема-передачи трудовых книжек приложен ниже по тексту. Также стоит знать, что множество ведомств и министерств, кроме приема унифицированных актовых форм, могут утвердить и специальные правила или инструкции, по которым необходимо составлять документ.

Правила оформления

Правильно оформленный документ имеет юридическую силу и представляет собой официальное подтверждение тому, что заинтересованные стороны не имеют претензий друг к другу.

Для составления документа образуется комиссия, которая определяет и рассматривает приказ начальства организации. При составлении, обязательно учитываются причины, по которым передаются и принимаются трудовые книжки.

В акт приема-передачи трудовых книжек необходимо вписать:

1. Полное название документа.
2. Число, месяц и год приема-передачи.
3. Место, где был оформлен – адрес, город, предприятия.
4. В приложении записываются все названия документов, подтверждающих достоверность проведения осмотра.

Количество копий должно быть соответствующим, чтобы каждая из сторон имела ее. Акт заверяется подписями членов собранной комиссии, председателем и принимающей-передающей стороны. Действительность документа подтверждается печатью организации.

Акт приема-передачи трудовых книжек также должен передаваться в отдел кадров, а другая копия подшивается в дело.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Когда составляется акт передачи трудовых книжек

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении. Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

• Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
• Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
• Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Кто составляет акт

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

• Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.
• В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.
• В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.

Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Акт приема – передачи трудовых книжек: образец

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

Порядок заполнения

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

• Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
• Дата и место составления документа.
• В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
• Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
• Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
• Итоговое количество книжек.
• Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.

https://www.youtube.com/watch?v=I_eAXaJ4-Lg

Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

В обязанность работодателя входит правильное заполнение трудовых книжек, а также их хранение. Поэтому необходимо время от времени проводить проверки, чтобы убедиться, что все условия выполнены надлежащим образом.

Также это рекомендовано делать при смене должностного лица, в чью ответственность входит работа с этими документами. Если подобное происходит, то составляют акт передачи трудовых книжек. Образец, который вы найдете по ссылке в конце этой статьи, поможет правильно его подготовить.

💥 Видео