Журнал временной выдачи трудовых книжек на руки образец скачать

Видео:Учет электронных трудовых книжекСкачать

Журнал временной выдачи трудовых книжек на руки образец скачать

должность или конкретную функцию сотрудника; наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление); дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей); сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги). Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

скачать Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу.

Так что ее можно рассматривать и как журнал приема-выдачи трудовых книжек (образец скачать можно ниже) Среди обязательных сведений в нем:

1. данные сотрудника;
2. подпись лица, подтверждающая получение или выдачу трудовой книжки.
3. должность, на которую принят гражданин;
4. порядковый номер регистрируемой записи;
5. реквизиты приказа о приеме на работу;
6. наименование службы или отдела, где он будет работать;
7. дата приема человека на работу (цифрами);

Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись. Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения.

В них входят:

1. подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.
2. общее количество листов (или страниц);
3. дата начала ведения реестра;
4. название отчетного журнала;

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка.

Категорически запрещается исправлять ошибки и описки следующими методами:

1. пользоваться «корректором»;
2. стирать ластиком;
3. зачеркивать номер или букву, вносить правки непосредственно в тексте.

Оформление главного листа документа — функция ответственного за него сотрудника. В связи с длительным сроком эксплуатации документа, рекомендуется оформлять журнал в твердой обложке.

Подготовка журнала учета к эксплуатации предполагает такие процедуры:

1. прошить журнал;
2. пронумеровать страницы;
3. подписать;
4. опломбировать.

На титульном листе журнала указывается наименование предприятия, в точном соответствии с учредительными документами.

Первым делом надо подписать книгу. Достаточно будет указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.

Важно помнить о требованиях к книге учета.

Она должна быть в твердом переплете и прошнурована.

Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно

Подборка наиболее важных документов по запросу Выдача трудовой книжки на руки (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюсДокумент доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюсДокумент доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюсИсточник: По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат.

Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п.

40 правил ведения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в будущем.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8

Для осуществления такого учета предусмотрен специальный внутренний журнал учета трудовых книжек, который официально именуется книгой учета трудовых книжек.О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале

«Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?»

.В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из специалистов.Сегодня существует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, скачать которую вы можете на нашем сайте. Утверждена она постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

И этот же документ содержит инструкцию по оформлению трудовых книжек.Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.В 1 из граф проставляют хронологический номер регистрируемой книжки или вкладыша к ней.ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

Как сами трудовые книжки, так и вкладыши к ним подлежат регистрации под отдельным порядковым номером.Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю.

Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.

ВАЖНО! Дату следует проставлять цифрами строго в формате XX.XX.XXXX.

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия. Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения.

Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп. Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения. Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

1. в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
2. далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия. Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

можно посмотреть на нашем сайте.

Правила . Также приведены правила заполнения трудовых книжек. Узнать, как записка, можно. Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

1. организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
2. для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

1. должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
2. частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;

Образец журнала учета трудовых книжек

У законодателей есть ограничения по ведению журналов для бумаг строгой отчетности, в каждой организации вводятся свои дополнительные условия, которым ответственные сотрудники следуют.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg

На основании первичных документов служащий с полномочиями выполняет операции в книге регистрации по трудовым книжкам:

1. поступление нового бланка фиксируется накладной, товарным чеком, любым расходным документом;
2. выбытие из баланса предприятия трудовой подтверждается заявлением об увольнении работника, актом на порчу документа;
3. оформленные бумаги другими организациями поступают на основании приказов об утверждении сотрудника на должности и передачи на хранение в отдел кадров или подразделение, ответственное за подобные действия.

Журнал оформляют с указанием:

1. даты поступления документа и выбытия из учетной книги;
2. номеров и серий трудовых;
3. имен лиц, которым выписан новый документ, или владельцев уже заполненных бланков.

Утверждены нововведения для предприятий, обязывающих ведение журналов на двух носителях электронном и бумажном. Четко обозначено предназначение каждой графы на страницах книги:

1. 9 требуется для записей приказов, они являются основанием для выполнения обязанностей сотрудником на рабочем месте;
2. в 8 отделении указывают наименование учреждения, там выполняют оформление;
3. в 6 строчке фиксируют серию, номер документа;
4. с 2 по 4 записывают даты поступления на работу гражданина и принятия на оформление трудовой;
5. 5 нужна для заполнения ФИО работника;
6. 11 служит для денежных поступлений относительно новых трудовых книжек или вкладышей, если этого не было ставят прочерк;
7. 12 и 13 графы предназначены для уволенных из компании рабочих (в одной пишут дату выдачи документа, в другой сотрудник ставит подпись о его получении).
8. в 1 ставят номера сданных сотрудниками трудовых;
9. в 10 разделе ставит подпись кадровик, который принял на хранение документ;
10. 7 ячейка предназначена для специальности и профессии служащего;

Когда уволенный не приходит за получением трудовой книжки, его уведомляют о подобной необходимости, последние разделы в регистрационном журнале используют, чтобы зафиксировать существование подобных сообщений. Документы для скачивания (бесплатно) Журнал предполагает ведение записей, которые не могут быть уничтожены, листы вырваны.

Для этого их опечатывают сургучным веществом.

Регистрационный журнал используется долго, поэтому нужно предусмотреть заранее его устойчивость к порче. Обложку производят твердую и плотную, каждая страница подвергается прошивкой нитками.

Их нумеруют, проводят шнуровку, концы ниток крепят внутри обложки, на которые приклеивают лист бумаги. Требуется правильно оформить лицевую часть журнала, для этого приклеивают этикетку, пишут наименование компании и предназначение данной книги.

zakon-nedvizhimost.ru

При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры; номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9; подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10; при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11; графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными.

Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей. Стандарт ведения данного документа регламентирован Трудовым кодексом,

«Правилами ведения журнала учета трудовых книжек № 225»

Видео:Как получить выписку из трудовой книжки на госуслугахСкачать

Книга учета движения трудовых книжек 2020 | Скачать образец

Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.

В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:

1. Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
2. Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
3. Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
4. Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
5. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.

Общие требования к журналу учета трудовых книжек

Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=qdUE3za1Xcc

Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.

Основные требования к внешнему виду документа:

1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.

2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.

3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.

4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:

• название документа;
• количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
• дату начала ведения журнала;
• подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.

Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.

В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.

Инструкция по заполнению книги учета

Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:

Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.

https://www.youtube.com/watch?v=2aY0zkyRczY

В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.

При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.

Как внести исправления в книгу

Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:

1. В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится отметка: «Запись под № __ считать недействительной»;
2. Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
3. Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.

Ответственность за несоблюдение правил учета

За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.

Видео:Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец

К должна содержать 13 граф и соответствовать образцу, утвержденному Министерством труда и социальной защиты РФ.

В отличие от ведения других журналов регистрации документов, заполнение этой книги должно быть сквозным, то есть не оканчиваться вместе с календарным годом, а продолжаться в течение многих лет, пока не будет заполнена последняя страница.

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

• поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;
• страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;
• бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

• по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
• в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

В этой статье вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.

По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка.

Внимание

Артикул 00-00007649

Журнал учета выдачи трудовых книжек на руки работникам

предназначен для регистрации факта выдачи работникам трудовой книжки в целях обязательного социального страхования (обеспечения). Обязанность выдать трудовую книжку работнику для оформления пенсии закреплена в Трудовом кодексе (статья 62).

С 1 января 2015 г. по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Графы для заполнения

1. № п/п 2. Дата выдачи на руки трудовой книжки / дата 3. Дата выдачи на руки трудовой книжки /месяц 4.

Дата выдачи на руки трудовой книжки / год 5. Серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее 6. ФИО владельца трудовой книжки 7. Основание для выдачи 8.
Расписка, ответственного лица выдавщего трудовую книжку 9.

«Заполнение трудовой книжки при увольнении — образец-2017».

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Скачать образец заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек

О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

Итоги

Ведение книги учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец скачать

В случае отсутствия серии и номера, ставится прочерк;

• профессия, специальность, категория и квалификация сотрудника указывается в графе №7;
• название организации и подразделение (место непосредственной работы сотрудника) фиксируются в графе №8. При этом, в случае сложно структурной схемы предприятия, нужно указать все вышестоящие структуры;
• номер приказа или распоряжения, являющегося основанием для приема сотрудника на работу, указывается в графе № 9;
• подпись сотрудника, принимающего трудовую книжку ставится в графе № 10;
• при необходимости взимания денежных средств за выдачу трудовой книжки, соответствующая сумма указывается в графе № 11;
• графы № 12 и 13, при приеме ТК остаются незаполненными.

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец лнр

Для должностных лиц штраф составляет от 1 до 5 тысяч рублей, а для организаций — от 30 до 50 тысяч рублей.

Правила ведения журнала учета выдачи трудовых книжек

Видео:Образец уведомления об электронной трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Журнал выдачи трудовых книжек на руки временно образец скачать

ТК хранится от 50 до 75 лет.

Больше информации о том, как правильно вести журнал регистрации входящих документов и какие данные должны быть отражены в этом акте, вы можете прочесть в нашей новой публикации.

Что делать в случае отсутствия журнала учета выдачи трудовых книжек?

Журнал учета выдачи трудовых книжек является важным документом, отсутствие которого может привести к наложению штрафных санкций, в случае проверки трудовыми инспекторами.

Поэтому, руководителю или уполномоченному лицу следует принять меры, при обнаружении такого нарушения:

• написать докладную записку об отсутствии журнала;
• завести новый журнал, соответствующий всем правилам;
• внести все записи, с подписями сотрудников в хронологическом порядке (первым указать того, кто был зачислен на работу раньше всех и так далее).

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: правила заполнения

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения

Итоги

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку, см. в статье«Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Законодатель обязывает любого работодателя вести учет всех поступивших к нему книжек (п.

Журнал учета выдачи трудовых книжек дает возможность подтвердить подлинность трудовой книжки, при необходимости или восстановить документ, в случае утери.

Нарушение правил ведения журнала учета (отсутствие или небрежное ведение) чревато административным наказанием.

При том, дата заполнения журнала и дата приема на работу могут отличаться;

• в невозможности восстановить какие-либо данные, составляется акт, с перечислением утраченных данных. В акте указывает причина, препятствующая их восстановлению.

Образец журнала выдачи трудовых книжек:

Узнать, как заполнить журнал регистрации приказов по основной деятельности и скачать его образец, вы можете здесь.

Ошибки и исправления

Журнал выдачи трудовых книжек на руки заполняется аккуратно, шариковой или чернильной ручкой синего, черного или фиолетового цветов.

• Требования к заполнению и оформлению
• Исправление записей
• сведения и графы
• Запись при отказе забрать ТК
• Регистрация временной выдачи
• Сроки хранения и административная ответственность

Отношения работодателя и работника зачастую далеки от идеала, и увольняющийся может воспользоваться отсутствием журнала выдачи ТК или небрежным его ведением для того, чтобы насолить бывшему работодателю или получить дополнительные деньги, ведь если факт возвращения трудовой книжки не подтвержден в книге учета подписью работника, то можно оспорить срок увольнения и размер расчетных выплат.

Всё это делает правильное ведение журнала, учитывающего оборот ТК, непременным условием беспроблемной работы организации.

• по просьбе уволившегося сотрудника, допускается выдача его трудовой книжки третьему лиц (другу, родственнику, коллеге), при наличии заверенной нотариусом доверенности. При этом, номер доверенности указывается в графе № 12;
• в случае смерти сотрудника, выдать трудовую книжку можно родственникам, по предъявлению свидетельства о смерти, паспорта и документа, свидетельствующего о наличии родства. При этом, в графах №12 и №13 фиксируется дата и данные документа, разрешающего выдачу трудовой книжки.

В этой статье вы можете прочесть о том, как правильно заполнить журнал учета рабочего времени на предприятии и скачать его образец.

Фиксирование временной выдачи трудовой книжки

По инициативе (письменному запросу) работника, ему может быть временно передана трудовая книжка.

• фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
• серию и номер книжки, если они имеются;
• должность или конкретную функцию сотрудника;
• наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
• дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
• сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).

Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

Книга учета трудовых книжек

Скачать

Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

Передача дел, связанных с движением ТК, должна сопровождаться соответствующим актом.

Скачать журнал оборота трудовых книжек.

Если книга раньше не велась

Бывает так, что вновь пришедший на работу грамотный специалист обнаруживает, что его предшественники не потрудились завести книгу учета движения ТК. Подобная ситуация требует составления докладной записки и, если восстановление всех записей и подписей работников не составляет труда, незамедлительно устранить недоработку.

Иногда внести отсутствующие данные по кому-либо из бывших работников невозможно.

Если на хранение сдается не только ТК, но и вкладыш, в записи фиксируется только сама книжка.

Эти сведения детализируются в тринадцати графах:

• 1 – номер записи о ТК и выданных организацией вкладышах;
• 2, 3, 4 – дата предоставления трудовой книжки (как правило, это день приема на работу) или заведения новой ТК или вкладыша: число, месяц и год;
• 5 – ФИО (без сокращений) работника, на которого оформлена трудовая книжка;
• 6 – серия и номер ТК или вновь заведенного вкладыша. Эти данные могут отличаться в зависимости от возраста работника.

Каждой записи присваивается уникальный номер, под которым фиксируются все сведения о движении трудовой книжки.

Для возможности корректного внесения исправлений в документ, целесообразно издать внутренний приказ или нормативный акт, разрешающий уполномоченному сотруднику исправлять ошибки. При этом, устанавливаются стандарты процедуры внесения исправлений.

Варианты внесения исправлений в журнал ведения учета трудовых книжек:

1. Запись, в которой допущена ошибка, зачеркнуть одной сплошной линией. Рядом внести правильную запись.

Видео:Как заполнить титульный лист трудовой книжки?Скачать

Журнал учета трудовых книжек: скачать бесплатно образец

Все трудовые книжки сотрудников одновременно с их вкладышами сберегаются у работодателя на ответственном хранении. Кроме данной функции, ему необходимо также осуществлять учет движения документов, для чего потребуется особый журнал – книга учета.

В статье разберемся, кто ведет журнал, как правильно регистрировать книжки, как опломбировать документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Трудовое право категорично регулирует проблему такого учёта всех без исключения работников учреждений и частных предприятий.

Нормативную базу составляют:

На фото ниже можно увидеть, как должен выглядеть журнал учета (кликабельно):

Кто заполняет?

Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее.

Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.

В большинстве случаев ответственными за ведение и хранение книги учета назначаются кадровики – инспекторы отдела кадров. Также если в организации отсутствует hr-служба, то эту функцию может выполнять руководитель лично, бухгалтер либо секретарь-делопроизводитель.

На специалиста по кадрам часто возлагаются дополнительные обязанности. Подробнее об этом по этой ссылке.

Должность значения не имеет, а ответственный должен быть назначен приказом по предприятию.

Правила ведения

Информация обо всех трудовых книжках сотрудников должна быть внесена в книгу учета с обязательной фиксацией как серии, так и их номера. При трудоустройстве в журнал вносятся данные о новых сотрудниках, а при расторжении трудового соглашения там фиксируется дата выдачи на руки трудовой книги бывшему работнику под роспись.

Как прошить книгу учета?

Журнал требуется пронумеровать и прошить, а также удостоверить подписью руководителя и печатью предприятия, соответствующим способом:

• Проделать 3 отверстия у линии сгиба листов шилом либо дыроколом. При этом немаловажно не испортить уже существующие записи.
• Шить необходимо шнурованной либо просто толстой ниткой, возможно также сделать это и обычными нитками, сложенными в несколько раз. Нитки продеваются через все отверстия таким образом, чтобы их концы вышли к задней стенке журнала. Затем необходимо сделать узелок и обрезать лишние нитки, сохранив 6-8 см.
• Края ниток требуется приклеить к задней стенке книги, а поверх них – бумажный квадратик либо прямоугольник, где отмечается количество листов, подпись ответственного и печать организации, которая должна быть проставлена таким образом, чтоб захватить и этот листок, и стенку книги.

Наиболее надежны и удобны в использовании пленочные пломбы, представляющие собой пленку, которую необходимо прикрепить на тот листок, что приклеен на узелок и кончики нитей прошивки. Пломба должна быть закреплена на всех них одновременно.

Внесение изменений

Основные правила исправления записей в книге учета следующие:

1. Ошибочные сведения должны быть вычеркнуты одной тонкой линией, чтобы информация была читаемой.
2. На следующей строчке вносится новая информация, а также делаются отметки «исправленному верить», дата и подпись лица, вносившего изменения.
3. Использование корректирующих жидкостей и затирок не допускается.
4. Исправление не по правилам является грубым нарушением.

Срок хранения и уничтожение

Согласно п. 695 Перечня, утвержденного Министерством культуры РФ (Приказ No 558 от 25.08.2010 г.), срок хранения данного журнала – 75 лет, по истечении которых он вправе быть утилизирован.

Штрафы

За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют:

• для должностных лиц 1-5 тыс. руб.;
• для ИП 1-5 тыс. руб.;
• для юрлиц 30-50 тыс. руб.

Журнал учета трудовых книжек представляет собой один из документов строгой отчетности и подлежит корректному ведению, прошивке и опломбированию.

https://www.youtube.com/watch?v=nw_W_xxIgWA

При несоблюдении правил заполнения журнала, а также при его отсутствии, предприятию грозит административная ответственность в виде штрафа после обнаружения несоответствий надзорными органами.

Посмотрите видео о том, как правильно заполнять журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

💡 Видео

Начало применения новых бланков трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать

Как сделать удобнее работу с журналом «Электронные трудовые книжки» в 1ССкачать

Новые правила заполнения и ведения бумажных трудовых книжекСкачать

КАК ПОСМОТРЕТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ? СМОТРИМ СВОЮ ТРУДОВУЮ КНИЖКУСкачать

Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. ПономареваСкачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать

Как делать записи о работе в трудовой книжке?Скачать

Запись в ТК при отказе от нее. Образец Минтруда - Елена А. ПономареваСкачать

Трудовой договор. Как законно оформить трудовые отношения с работодателем?Скачать

Ведение трудовых книжек работниковСкачать

Правила работы с трудовыми книжками с учетом новых требованийСкачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Перенос стажа из трудовой книжки в электронную - Елена А. ПономареваСкачать