Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек образец

Пломба является защитным элементом от несанкционированного вскрытия. В Правилах нет описания, какая именно должна быть пломба в учетных книгах, и из какого материала она должна быть изготовлена.

Поэтому многие работодатели на практике пользуются старым известным всем методом опломбировки книг полоской бумаги. Например, страницы учетной книги нумеруются, сшиваются плотными нитками, которые выводятся на последнюю страницу и заклеиваются полоской бумаги так, чтобы концы ниток оставались свободными.

На приклеенной полоске бумаги, которая в данном случае представляет собой пломбу, работодатель обычно пишет сколько страниц в данной книге прошито и пронумеровано, ставит свою подпись, должность, фамилию и инициалы.

Пломба должна отвечать определенному стандарту, а классификация пломбировочных устройств определена ГОСТ 31282-2004.

Поэтому в нашем случае можно применить любое пломбировочное устройство, которое указано в ГОСТ 31282-2004 и которое подойдет для опломбировки учетных книг. Самым удобным типом опломбирования учетных книг является пленочное пломбировочное устройство.

На поверхности пленочного носителя и в его материале выполнены уникальные для каждой пломбы идентификационные надписи и знаки. По желанию заказчика на пленочной пломбе могут быть нанесены логотип организации и графы для подписи и даты. При попытке отклеить такую пломбу на ней проявится соответствующая надпись, которая и будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии пломбы.

Готовую к заполнению учетную книгу можно купить в специализированных магазинах или заказать через Интернет. Эта книга будет уже опломбирована специальной номерной пленочной индикаторной пломбой. И вам останется только заполнить ее титульный лист и сделать заверительную надпись с подписью руководителя.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Инструкция по прошивке

• Первостепенно сотрудник-кадровик должен сделать три или два отверстия, через которые в дальнейшем будет продет шнурок или толстая нитка. Для этого обычно используется дырокол или за неимением — шило. Проколы делаются с левой стороны книги, обычно — на полях. Важно учитывать, что для того, чтобы в дальнейшем читабельность книги не была под вопросом, проколы нужно делать в центре полей. Расстояние между проколами — не более 2.5-3 сантиментов, их расположение должно быть строго вертикальным.
• После того, как отверстия в книге готовы, нужно приступить к самому процессу прошивки книги учета. Принято использовать толстую капроновую нить или же шнурок, но допустимо использовать и обычные нитки, которые складываются несколько раз для увеличения толщины. Для надежной прошивки рекомендуем вам использовать толстые нити, а также прошить ее несколько раз, если присутствуют сомнения о надежности прошивки.
• На следующем этапе, концы нитки выпускаются из основного — центрального отверстия на тыльной стороне самой книги учета, где завязывается надежный узел. Приблизительно на обороте книги должно быть шесть или семь сантиметров нити.
• На финальном этапе прошивки концы нити с внутренней стороны обложки книги, приклеиваются листом бумаги. На сам лист наноситься заверительная надпись ответственного сотрудника-кадровика.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

• Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.
• Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
• Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY

Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине. В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Пошаговая инструкция: как опломбировать журнал?

Для опечатывания или опломбировки журнала вам понадобится по выбору:

1. плёночная номерная пломба;
2. оттиск и сургуч;
3. пломба из другого материала.

Для опечатывания необходим оттиск, который достаточно сложен в изготовлении и требует определённых затрат и сургуч. Если вы желаете воспользоваться этим способом защиты, которым пользовались издавна, то вам нужно:

• Аккуратно вылить горячий сургуч на внутреннюю сторону обложки журнала в место, где скрепляется нить с листом, которым она была приклеена к обложке.
• Дать остыть, после чего можно пользоваться.
• Растопить небольшое количество сургуча.
• На не остывший сургуч поставить оттиск.

Нужно учитывать, что опечатка может быть произведена неаккуратно из-за отсутствия опыта и сноровки.

Как правильно опломбировать книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ней?

Ответ на вопрос: Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать.

Использовать мастичную печать нельзя. По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью ( Правил, ).

Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета.

Такое скрепление может быть осуществлено с помощью сургучной печати. В отличие от нее, мастичная печать позволяет лишь краской нанести на бумагу оттиск печати ( «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета.

Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной, но есть альтернатива: вместо сургучной печати можно использовать пломбы.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.

Инструкция по опломбированию книги учета При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста: 1. Нужно приобрести пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные. 2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.

3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным.

Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу. Таким образом, для опломбирования книги учета движения трудовых книжек и приходно-расходной книги можно использовать сургучную печать, свинцовую пломбу, а также пленочную пломбу, соответствующую требованиям ГОСТ 31282-2004.

Пленочные пломбы являются персонально идентифицирующим пломбировочным устройством. В связи с этим рекомендуем завести журнал учета движения пломб, в котором отразить, кому и для каких целей выдавалась пломба, с подписью получателя.

Таким образом, работодатель может использовать пленочные одноразовые пломбы для опломбирования приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которые будут соответствовать требованиям ГОСТ 31282-2004 Можно использовать и свинцовые пломбы. Важно: бумажной «пломбы» — не достаточно.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1.Ответ: Как заверить книги учета трудовых книжек, если в организации нет сургучной печати. Можно ли использовать для этого мастичную печать И.И. Шкловец Если в организации нет сургучной печати, то книги учета трудовых книжек можно опломбировать.

Использовать мастичную печать нельзя. По закону книги учета трудовых книжек нужно прошнуровать, а затем опломбировать или скрепить сургучной печатью ( Правил, ).

Цель такого опломбирования или опечатывания заключается именно в «скреплении» прошитых листов книги учета.

Форма, размеры и технические требования»). То есть мастичная печать не может обеспечить «скрепление» прошитой книги учета. Таким образом, организация не может скреплять книги учета другими видами печати, помимо сургучной.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg

Если в организации нет сургучной печати, книги учета трудовых книжек можно опломбировать ( Правил, утвержденных ).

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева, эксперт Системы Кадры

Книга учета движения трудовых книжек (скрепление с помощью пломбы)

Важные детали 1. Количество листов в книге учета должен заверить своей подписью непосредственный руководитель организации, а не сотрудник отдела кадров ()2. О вскрытии пленочной пломбы-наклейки будет свидетельствовать надпись, которая проявляется на ней при попытке ее отклеить ()3.

Пленочную пломбу приклеивают таким образом, чтобы она захватывала концы нити, выступающие из-под бумаги с записью о количестве листовДля чего нужен документ.

Если в организации нет сургучной печати, книгу по учету движения трудовых книжек можно опломбировать ().В каком виде составляется. Форма книги учета движения трудовых книжек утверждена к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69.Что обязательно должно быть в документе.

Наименование организации, фактическая дата начала ведения книги (на титульном листе), пронумерованные и прошитые суровой нитью листы, надпись на последней странице о количестве листов, подпись (с расшифровкой) руководителя организации, его должность, фамилия и инициалы, текущая дата, пломбировочное устройство или сургучная печать. Звездаза правильный ответ НеправильноПравильно!Кто должен заверить своей подписью количество листов в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:сотрудник отдела кадров;бухгалтер;руководитель организации.

Порядок пломбировки

Этот процесс не отличается сложностью, но нужно сделать все четко и правильно.

Для этого понадобится один из следующих типов пломб:

1. Сургуч и оттиск.
2. Другая удобная пломба.
3. Номерная пломба пленочного типа.

Важно! Для того чтобы провести пломбировку сургучом, нужен оттиск, который потребуется делать под заказ и собственно сургуч. Это метод самый древний, но несмотря на это до сих пор пользуется спросом.

Порядок:

• Вылить его на место постановки пломбы.
• Поставить оттиск, пока сургуч еще не остыл, плотно прижав его к поверхности журнала.
• Растопить сургуч.
• Дать остыть.

Для реализации этого метода нужна сноровка, иначе оттиск будет неаккуратным. Для того чтобы все прошло успешно, следует потренироваться на пустом листе.

Что касается других методов, то особых ухищрений они не требуют. В основном пломбы наклеиваются на нити.

Этот процесс нужно осуществить аккуратно и с первого раза, так как после отклеивания пломба считается испорченной и повторно использоваться не может. Каждая пломба имеет номер, его нужно обязательно указывать внутри журнала.

Такая информация должна быть утверждена подписью руководители и печатью.

Порядок прошивания

1. Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.
2. Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
3. Прошивают слева на полях журнала.
4. Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
5. Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
6. Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.

Видео:Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. ПономареваСкачать

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

Ведение учета трудовых книжек на предприятии или фирме является важной частью документооборота и деловодства в целом.

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Законодательство

Первостепенно нужно обратиться к шестьдесят шестой статье Трудового кодекса Российской Федерации, где речь идет о трудовых книжках в целом, а также об их учете.

Сам учет регулируется Постановлением правительства РФ под номером 225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках», а также в утвержденном Постановлении Министерства труда и социальной защиты РФ под номером шестьдесят девять от 10 октября 2013 года, где подана инструкция заполнения трудовых книжек.

Особенности прошивки книги учета движения трудовых книжек и вкладышей

Такая книжка учета храниться в кадровом отделе предприятия или фирмы, заполнением и прошивкой ведает сотрудник-кадровик. Для правильной прошивки данной книги нужно знать, что она собой представляет и обладать основными знаниями о прошивке, которые вы получите, прочтя инструкцию ниже.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8

В данной книге учета присутствуют следующие документы:

1. Трудовые книжки. Как оформленные в данном предприятии или фирме, так и полученные впервые при трудоустройстве в этой же организации.
2. Вкладыши, которые входят в состав трудовой книжки и были получены при работе в организации.

Собственно, прошивка документации это один из основных способов упорядочивания документации в организации, призванный уменьшить общий объем документов, а также упростить их поиск и увеличить надежность хранения.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Государственные стандарты не регламентируют прошивку вплоть до мелочей, поэтому используется стандартная устоявшаяся процедура, с учетом норм и правил законодательства.

Инструкция по оформлению листа-наклейки с заверительной подписью

Напоминаем вам, что такой лист наклеивается на нити с внутренней стороны для пресечения возможного вмешательства в саму прошивку книги, что несомненно увеличивает надежность хранения документации.

• Принятый размер листа-наклейки 4 на 3 сантиметра, он должен закрывать как сам узел, так и большую часть ниток.
• На листок-наклейку наноситься печать ответственного работника кадрового отдела, также принято ставить подпись. Примечательно, что сама печатка должна захватывать не только лист-наклейку, но и часть книги, на слушай произвольного вмешательства в прошивку.
• В заверительной надписи должно быть указано количество страниц в книге (как цифрами, так и прописью).

Опломбирование книги учета

В нормативно-правовых актах, о которых мы писали выше, нет прямого описания пломбы и материала, из которого она должна производиться, поэтому на практике можно встретить самые разные способы опломбирования книг учета или других документов.

Выше мы писали об одном из известных способов опломбирования при помощи листка-наклейки, тем не менее, такой тип пломбирования не является правильным.

Пломба, которая используется при опломбировании книг учета или документации, должна соответствовать государственному стандарту под номером 31282-2004. Для опломбировки допустимо использовать любое устройство или способ, которое указано в ГОСТ.

Одним из самых удобных и популярных является пломбирование при помощи пленочного пломбировочного устройства.

При этом на каждом пленочном носителе, а также его материале, указываются уникальные надписи и знаки, что увеличивает защиту документации.

1. При попытке несанкционированного вскрытия на пломбе появиться предупреждающая надпись, которая станет свидетельством произвольного вскрытия пломбирования. Аутентичность пленочной пломбы можно также подтвердить при помощи ультрафиолетового свечения.
2. Несмотря на актуальность и надежность пленочных пломб, нередко можно встретить на различных предприятиях и фирмах также и сургучную печать, которая используется как способ пломбирования книги учета. Такой тип пломбирования уже давно утратил свою актуальность и имеет ряд недостатков:
3. Нужно заранее купить сургуч и подготовить его для использования (разогреть). А также раздобыть латунную печать для самой сургучной пломбы.
4. Листы бумаги в книге учета, где для опломбирования использовалась сургучная печать, будут несколько приподняты, а значит — придется писать по неровной и неудобной поверхности.
5. Со временем сургуч теряет свою надежность и может рассыпаться, что при проверке может вызвать резонные вопросы, а также поставить под сомнение надежность ведения документации в целом, ведь пломба рассыпается.
6. Также при применении сургучной печати, нужно зафиксировать ее номер на титульном листе, иначе пломбу в дальнейшем будут считать недействительной.

Инструкция по опломбированию книги учета

При применении пленочной пломбы инструкция процесса крайне проста:

1. Нужно раздобыть пленочную пломбу или же заказать индивидуально у производителя, в случае, если на пломбе должны быть указаны дополнительные данные.
2. Пломба накладывается поверх узла ниток, она должна частично закрывать печать, для большей надежности.
3. Такую пломбу нельзя извлечь безвредно, любое несанкционированное вмешательство сразу станет заметным. Поэтому после наклейки пленочной пломбы процесс опломбирования заканчивается на внесении нужных данных на саму пломбу.

Применение сургучной печати тянет за собой ряд проблем, о которых мы писали выше.

• Сначала сотрудник, отвечающий за опломбировку документации, должен раздобыть и растопить сургуч, при этом правильно растопить его не так уж и просто.
• На следующем этапе используется латунная печать, которая накладывается на сургуч, для аутентичности.
• На завершающем этапе номер пломбы указывается на титульном листе книги.
• Стоит учитывать, что такой тип пломбировки ненадежен, сама пломба может с легкостью быть повреждена во время эксплуатации. Поэтому приготовьтесь к возможному повторению процедуры опломбировки.

Лица, ответственные за прошивку и опломбирование

Чаще всего, за опломбирование и прошивку отвечает сотрудник кадрового отдела. Но бывают случаи, когда организация не многочисленная и функции кадровиков возлагаются на других должностных лиц: бухгалтеров, секретарей и порой даже одного из руководителей.

https://www.youtube.com/watch?v=SpqhWm6HVRg

Возложение обязанностей по прошивке и опломбированию происходит путем подписания соответствующего приказа руководителем организации, в этом приказе указываются основные данные, а также реквизиты сторон.

В таком документе указывается основная информация о владельце, реквизиты организации, а также точное количество документации с ее составом. Документ заверяется подписью обеих сторон, которые участвовали в акте передачи.

Подбивая итоги, нужно сказать, что процесс прошивки и опломбирования очень важен при ведении документации, ошибки при таких действиях могут привести к штрафам или даже увольнениям ответственных лиц. Рекомендуем вам использовать лишь актуальные и надежные способы прошивки и опломбирования, чтобы в дальнейшем минимизировать все возможные риски.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефоны горячей линии. 24 часа бесплатно! 

+7 (499) 110-86-72

Москва и область

+7 (812) 245-61-57

Санкт-Петербург

Видео:Как заверить книгу учета движения трудовых книжек?Скачать

Опломбируем кадровые документы

Важные детали

1. Проверьте, что обязанности по учету, ведению и хранению трудовых книжек закреплены в должностной инструкции ответственного сотрудника

2. В приказе обозначьте, кто исполняет обязанности уполномоченного лица, если тот отсутствует. Тогда не придется издавать соответствующие приказы каждый раз, когда сотрудник в отпуске, командировке или на больничном

3. Новому работнику, ответственному за трудовые книжки, их передают по акту. Этот документ должны заверить своими подписями оба сотрудника – принявший и сдавший трудовые книжки

Для чего нужен документ. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил № 225). При этом он вправе издать приказ о назначении специально уполномоченного лица по работе с трудовыми книжками. Учет этих документов предполагает оформление и ведение книги учета движения трудовых книжек.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации и документа, дата составления приказа, Ф.И.О. и должность работника, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, подписи (с расшифровкой) руководителя организации и ответственного сотрудника.

Скачать и распечатать образец

Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств

Важные детали

1.  Каким именно способом опломбировать книгу учета, законом в деталях не урегулировано. Поэтому организация вправе сама решить, какого способа придерживаться

2.  Сургучной печатью обычно скрепляют документы, которые не требуют длительного хранения, так как сургуч со временем рассыпается, а пломба держится дольше

3.  Пломбировочные устройства изготавливаются из разных материалов, выбор которых остается за работодателем. Главное, чтобы устройство, которым будут скреплять книги учета бланков строгой отчетности, отвечало требованиям ГОСТ 31282-2004 

Для чего нужен документ. В крупных организациях целесообразно закрепить порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств в локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ).

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Наименование организации, вид документа, гриф утверждения документа, содержащий наименование должности, подпись (и ее расшифровку) руководителя организации, дату утверждения документа, порядок учета, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и пломбировочных устройств.

Скачать и распечатать образец

Служебная записка

Важные детали

1. Отсутствие сургучной печати или пломбы на книге учета движения трудовых книжек – одно из самых распространенных нарушений, за которое трудовая инспекция выносит предписание

2. На практике пломбировочные устройства можно использовать и в других, не предусмотренных законом случаях. Например, при опломбировании журналов учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел и др.

3. Главное назначение пломбы – обеспечивать целостность документа (п. 3.5 ГОСТ 31282-2004)

Для чего нужен документ. Работник должен написать служебную записку о выдаче пломбировочного устройства для скрепления учетного журнала, если такой порядок предусмотрен в локальном акте.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Просьба выдать пломбировочное устройство, обоснование причин, почему это необходимо, подпись составителя служебной записки и дата.

Журнал учета движения пломбировочных устройств

Важные детали

1. Многие работодатели выбирают для скрепления книги учета пленочную пломбу, потому что она плоская, плотно приклеивается на нитки и не мешает вести записи в журнале

2. Журналы учета выдачи печатей и штампов следует хранить три года (ст. 777 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558)

3. Как правило, пленочные пломбы имеют уникальный номер. Его вписывают на внутренней стороне задней обложки учетного журнала под заверительной надписью о количестве листов 

Для чего нужен документ. Пломбировочные устройства – это персонально идентифицируемые устройства одноразового действия (п. 3.1 ГОСТ 31282-2004). Чтобы снизить риск несанкционированного доступа к опломбированным документам, стоит регистрировать движение пломб в специальном журнале.

В каком виде составляется. В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе. Порядковый номер записи, дата выдачи пломбы, номер выданного устройства и место его установки, подписи сотрудников, выдавшего и получившего пломбировочное устройство.

Скачать и распечатать образец

Видео:Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихСкачать

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?

Случается так, что у вас на рабочем месте всегда полный порядок. Но здесь приходит проверка ГИТ, которая не находит никаких нарушений, кроме отсутствия пломбы либо сургучной печати на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Причем сама книга прошита, пронумерована, и на ней даже стоит печать. Однако инспекция все равно накладывает штраф!

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей ввели в оборот в 2003 году. Однако вопросы ее правильного оформления и сегодня продолжают оставаться весьма актуальными.

А вот для инспекторов ГИТ эта проблема – настоящая находка! Ведь даже если все остальное содержится в полном порядке, то неправильного оформления книги по учету трудовых книжек достаточно для выписки штрафа. В результате некоторые инспекторы проверяют прежде всего именно эту книгу.

И если в ней отсутствует пломба либо сургучная печать, то дело сделано – можно выписывать штраф и засчитывать себе выявленное нарушение. 

Правила ведения книги учета движения трудовых книжек 

Действующим законодательством предусмотрена обязанность работодателя вести книгу по учету движения трудовых книжек, а также установлены требования по ее оформлению.

Приходно-расчетная книга по учету бланков трудовых книжек, их дубликатов и вкладышей в них должна храниться в пронумерованном и прошнурованном виде.

Ее необходимо заверить подписью руководителя учреждения или предприятия и опломбировать либо скрепить сургучной печатью. Ведение книги возложено не на отдел кадров, а на бухгалтерию. 

Чтобы избежать штрафов и замечаний, необходимо выполнять требования законодательства в вопросах учета. 

Все требования по оформлению книги учета трудовых книжек определяются соответствующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Эти Правила были утверждены специальным постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.

2003 «О трудовых книжках». Согласно пункту 41 Правил книгу по учету трудовых книжек требуется пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя, опломбировать либо скрепить сургучной печатью.

Однако далеко не везде можно встретить книгу, опечатанную или опломбированную в соответствии с этими Правилами. 

Какие могут возникнуть проблемы при опломбировании книги

Главным предназначением пломбы на книге учета трудовых книжек является защита этой книги от несанкционированного вскрытия. Если использовать с этой целью сургучную печать, то возникает целый ряд проблем или неудобств. Перечислим их. 

1. Прежде всего, необходимо приобрести сургуч, который будет использоваться для опломбирования книги. Обычно сургуч продается в магазинах канцтоваров. В крайнем случае, его можно попробовать достать на почте. Однако без наличия опыта у вас могут возникнуть проблемы с тем, чтобы правильно растопить сургуч, не обжечься и не устроить при этом пожар на рабочем месте.

2. Затем вам потребуется изготовить специальную металлическую печать для опломбирования книги посредством сургуча. Такие печати обычно изготавливаются из латуни. 

3. Сургучная печать довольно объемна. Ее наличие будет вам мешать заполнять книгу по учету трудовых книжек. Мало того, что это способно привести к ошибкам при заполнении книги, так и сама печать может повредиться. Сургуч – материал довольно хрупкий.

Со временем он может начать разрушаться, а печать со временем просто рассыплется. Большинство кадровиков считает, что такие сложности совсем ни к чему, и можно было бы обойтись обычным оттиском печати.

Однако трудно поспорить с постановлением правительства! 

К счастью, оптимальный выход существует. Согласно Правилам, книгу учета движения трудовых книжек следует скрепить сургучной печатью или опломбировать. 

В толковых словарях указывается, что пломба представляет собой сплюснутый кусочек свинца или иного пластичного материала, предназначенный для опечатывания (опломбирования) различных предметов, товаров и помещений. Происхождение самого термина «пломба» связано с латинским словом «plumbum», означающим свинец.

Однако из этого никак не следует, что пломбу непременно следует изготавливать из свинца! Главное, чтобы пломба эффективно выполняла задачу по защите книги учета трудовых книжек от несанкционированного вскрытия. А из чего она будет изготовлена – значения не имеет.

Сегодня для изготовления пломб применяются различные материалы.

Дополнительные сведения: какую пломбу лучше выбрать

Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе. Поэтому для опломбирования книги по учету трудовых книжек можно использовать любое пломбировочное устройство, отвечающее требованиям ГОСТ 31282-2004. Обозначаемый указанным индексом национальный стандарт «Устройство пломбировочные. Классификация» был введен в действие с 1 января 2006 г. 

Согласно данному стандарту к пломбировочным устройствам относятся одноразовые персонально идентифицируемые устройства. Они предназначены для защиты объекта от несанкционированного доступа посредством индикации вмешательства, а также для сдерживания от проникновения.

Эти задачи определены положением о защите персональных данных сотрудников. Пломбировочные устройства могут быть изготовлены из металла либо пластика. Возможно оснащение этих устройств электронной памятью.

Может применяться различная силовая нагрузка, в зависимости от типа пломбируемого объекта. 

Поскольку Правилами не устанавливаются конкретные требования к пломбе для опечатывания книги по учету трудовых книжек, можно задействовать любое устройство, отвечающее требования стандарта ГОСТ 31282-2004.

Весьма эффективными для опломбирования книг по учету являются пленочные пломбы. Они обладают относительно небольшой силовой нагрузкой. Однако для опечатывания учетных книг этого вполне достаточно.

Главным фактором является индикаторная способность пленочных пломб. Они могут быть изготовлены на основе однослойного либо многослойного пленочного носителя.

На одно из сторон носителя наносится клеевой слой. 

Пломбы имеют соответствующие идентификационные надписи. Как правило, каждая пломба обладает неповторяющимся индивидуальным номером. На них также может наноситься дополнительная информация, включая логотип организации, графу для проставления даты и подписи ответственного лица. При попытке отклеить пломбу на ней будет проявляться надпись, сигнализирующая о ее вскрытии. 

Такая пломба имеет плоскую форму. За счет этого она не будет мешать заполнению учетных книг. Пленочные пломбы более устойчивы к повреждениям и удобны в обращении в сравнении с сургучными печатями и свинцовыми пломбами.

Вывод

Поскольку Правила не устанавливают конкретных требований к пломбе для опечатывания книги учета трудовых книжек, у работодателя есть возможность самостоятельного выбора типа пломбы. Главное, чтобы выбранная пломба соответствовала требованиям ГОСТ и обладала необходимыми для выполнения своих задач свойствами.

Видео:Журнал учета трудовых книжекСкачать

Опломбировка книги учета движения трудовых книжек (образец)

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, подскажут представленные образцы. Обязанность вести подобную отчетность полностью ложится на плечи работодателя и является его прямым долгом. Наличие подобного контроля важно даже для самой небольшой компании.

Нормы закона

Трудовая книжка – это важнейший документ работника, контроль над сохранностью которого ведет работодатель. По закону, если в компании есть хотя бы один наемный сотрудник, необходимо вести журнал учета трудовых книжек. Это законное требование, которое прописано в правилах ведения и хранения ТК.

Более того, такая книга учета должна быть опломбированной согласно с нормами закона. Это документ повышенной отчетности, поэтому к его виду и пломбировке, в частности, должно быть предельно внимательное отношение.

Такая мера помогает защитить журнал от внешнего вмешательства с целью внесения корректировок в уже существующие записи.

Опломбирование (защита) книги учета движения трудовых книжек важный аспект деятельности кадровика. Этот документ всегда проверяют при плановых посещениях специалисты Государственной Инспекции Труда. Недостатки оформления таких бланков обнаруживаются очень часто.

Есть определенные требования относительно внешнего вида и размера журнала, среди них:

1. Книга должна иметь формат А-4.
2. Объем ее (количество листов) должен быть таким, чтобы хватило не менее чем на 2-3 года.
3. Плотная обложка. Она нужна, потому что журнал учета трудовых книжек используется длительный период, а еще дольше храниться в архиве.
4. Разлиновка страниц должна быть таковой, чтобы можно было внести все необходимые данные.

Другие важные требования для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них:

• Журнал должен быть подписан лично руководителем.
• Каждый лист пронумерован вручную уполномоченным сотрудником.
• Книга должна быть прошита и опломбирована.

Если хотя бы одно из этих требований не будет соблюдено – это приведет к наложению штрафных санкций на работодателя.

Все, что нужно знать о прошивке журнала

Перед тем, как прошить журнал, нужно ознакомиться с требованиями закона относительно этого процесса. Первый этап – это его переплетение, оно нужно, если журнал тонкий. Толщины его может хватать еще на много записей, но если обложка истреплется, использовать его уже нельзя. В результате, после каждой проверки ждет штраф.

https://www.youtube.com/watch?v=UpI6lEyTNsc

Следующий этап – заполнение титульного листа. Согласно с правилами, обязательно нужно пронумеровать страницы. Порядок этого предельно прост – сквозной, то есть каждая следующая страница имеет номер на единицу больше предыдущей – 1, 2, 3, 4, 5 и т.д. Сбой в нумерации или количество страниц менее, чем заявлено, – это тоже штраф для руководителя.

При обнаружении ошибок работодателем или сотрудником отдела кадров документ нужно сразу же заменить и оформить его по всем правилам. Для того чтобы не проделывать сложную и кропотливую работу дважды, рекомендуется сначала заполнить титульный лист и пронумеровать, прошить книгу учета и только после этого пломбировать.

Материалы для прошивки

Для того чтобы прошнуровать книгу, что также является обязательным требованием, нужно:

1. Шило – это очень прочная спица, у которой заострен конец. Что-то по типу толстой иглы без ушка. За счет удобной ручки, толщину бумаги удается пробить практически одним движением.
2. Нитки (шпагат), которым прошивается журнал. Они должны быть прочными, но при этом пластичными. Отличное решение ЛШ-20. Такая нить прочная и мягкая, с ней легко работать при прошивке документов. Иногда, за неимением ресурсов, прошивают журнал обычными нитками №10, но это не очень удобно и не очень прочно, поэтому лучше один раз купить подходящие. К тому же такие нитки легко рвут бумагу, что уже само по себе нарушение.
3. Игла, вязальный крючок – для продевания нити.
4. Возможно, дырокол, но им нужно пробить всю толщину журнала и обложку.

Для того чтобы сделать кончик нитки более жестким, можно смазать его лаком для ногтей или канцелярским клеем. После завершения процесса  этот участок нитки обязательно срезать.

Порядок прошивания

Есть четкий регламент того, как должна выглядеть прошивка журнала регистрации и учёта. Для того, чтобы все соблюсти, нужно действовать по такому алгоритму:

• Прошивают слева на полях журнала.
• Для этого должно быть 3 отверстия на равном расстоянии один от другого относительно середины листа. Стандарта расстояния нет, но опытные кадровики рекомендуют делать его в пределах 5-7 см от центрального отверстия.
• Нить заводится сзади и протягивается вперед через крайние отверстия.
• Теперь нужно их выровнять и соединить, продеть в центральное отверстие и вытянуть на лицевую часть обложки сзади.
• Если нить тонкая (например, №10), тогда такой процесс нужно повторить несколько раз. При этом каждый «круг» следует проверять на ровность нити и ее форму.
• Последний этап – это завязывание нитей на узел. При завязывании нужно прихватить также центральную нить.

После того, как процедура завершена, нельзя обрезать концы нитей, их длина для правильной пломбировки должна составлять не менее 6-10 см.

Оформления листа для закрепления ниток

Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:

1. Крепко затянуть нити.
2. Завернуть на край обложки.
3. Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.

Оформление бланка для приклеивания:

• Вырезать из обычной офисной бумаги квадрат размером 8х8 см.
• Написать фразу «журнал прошит», обязательно указать дату с использованием арабских цифр.
• Получить подпись руководителя на нем.
• Приклеить лист на внутренней стороне задней части журнала, пропустив через него нить. Край при этом тоже не подрезать.
• Поставить печать организации так, чтобы она заходила и на приклеенный лист, и на лист журнала. Этот момент важен, ведь подобная защита позволит сразу увидеть, проводились ли какие-либо действия с первичной пломбировкой.

Этот лист является важным элементом последующей пломбировки.

Пломбировка

Собственно, это процесс ключевой в оформлении журнала, и именно для его выполнения проводились указанные выше действия. Пломбировка может быть осуществлена с использованием сургуча или другой пломбы. Основная задача выбранного инструмента  –  перекрыть возможность вмешательства в записи.

Типы пломб

Они бывают силовые и контрольные. У каждого из этих типов свое предназначение. Силовыми называют свинцовые, ведь для их снятия нужно задействовать значительную силу. Такие для пломбировки журнала учета и движения используются в исключительных ситуациях.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

Для такого случая удобной является контрольная пломба, она аналог сургучной и свинцовой, но не имеет такой силы сопротивления. Основная ее задача – это обнаружение факта вмешательства в целостность журнала.

Существуют доступные типы пломб, которые могут использоваться для пломбировки журнала учета, среди них:

• Пломбы-наклейки. Они наклеиваются только один раз, в случае попытки их сорвать, на ней появляется надпись, которая говорит о вмешательстве.
• Гарантийная этикетка. При попытке их отклеить, они разрушаются, что не заметить невозможно.
• Пломба-скотч. Она наклеивается единственный раз, если ее отклеить, то изнаночный слой ее придет в негодность.

Самое простое решение – это заклеить края нити бумажным отрезом и указать дату пломбировки.

Реквизиты пломбы

Независимо от типа используемой пломбы, она должна содержать такие признаки:

1. Идентификационный номер.
2. Она должна быть одноразовой, без возможности любого повторного использования.
3. Иметь защиту от доступа путем силового удержания.

Изготовить пломбы, согласно с государственными стандартами, сложным не будет. Они могут быть разнообразны по цвету, форме. Подбор можно осуществлять, базируясь на дополнительных критериях.

Часто организации выбирают вариант изготовления пломб и пломбиратора под заказ. В этом случае можно нанести логотип организации, некоторые реквизиты.

Кроме того, имеются пломбы, которые отличаются световым индикатором и элементами электронной памяти.

Лица, которые отвечают за журнал

За все указанные выше манипуляции с журналом и его сохранность отвечает уполномоченный сотрудник отдела кадров. Если компания небольшая, то непосредственно руководитель, секретарь, бухгалтер.

Для наделения конкретного сотрудника полномочиям по работе с журналом выдается приказ. Если происходит рокировка и за книгу учета будет отвечать другой человек, то обязательно издается новый приказ и проводится передача документов.

Подтверждением того, что все прошло законно, будет акт приема-передачи. В нем обязательно указывается:

1. Данные о руководителе.
2. Реквизиты компании.
3. Точное количество и состав передаваемых документов.

💥 Видео

Обзор новой инструкции ведения трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Изменены правила ведения и заполнения трудовых книжекСкачать

Учет электронных трудовых книжекСкачать

Как правильно прошить и опечатать документСкачать

Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем местеСкачать

Как оформить трудовую книжку работнику впервые - Елена А. ПономареваСкачать

Как получить выписку из трудовой книжки на госуслугахСкачать

Трудовые книжки: новые правила в 2023 годуСкачать

Как заполнять трудовые книжки (2023)Скачать

Выдача трудовой книжки при увольнении – Елена А. ПономареваСкачать

Образец уведомления об электронной трудовой книжки - Елена А. ПономареваСкачать

Как заполнить титульный лист трудовой книжки?Скачать

Начало применения новых бланков трудовых книжек - Елена А. ПономареваСкачать

Шнуровка журнала с твердой обложкойСкачать

ВНИМАНИЕ! С 1 сентября 2021 новый порядок ведения и хранения трудовых книжекСкачать