Как грамотно отклонить коммерческое предложение

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец ответа на коммерческое предложение – как составить

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

• Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
• Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
• Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
• Расширяется клиентская база;
• Ведется поиск каналов сбыта продукции;
• Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

• Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
• Презентации товаров по телефону;
• Посещение представителей производителя;
• Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

https://www.youtube.com/watch?v=kHDwMLsnyNI

Особенности написания:

• Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
• Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
• Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
• Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Рекомендации при написании

Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.

Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.

Структура и содержание

Конкретных требований и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

• Обращение к адресату;
• Благодарность за внимание;
• Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
• Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
• Обоснования и причины;
• Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

• То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
• К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
• Не следует включать в текст сложные умозаключения;
• Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
• Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
• Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
• При возможности можно направить ответное предложение;
• Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

• Бессмысленные вводные конструкции;
• Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
• Обращения с ошибками;
• Неправильные сокращения;
• Односложные ответы;
• Многочисленные тавтологии;
• Неуместный юмор;
• Метафоры;
• Восклицательные знаки;
• Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

https://www.youtube.com/watch?v=6lsw8jGpq4s

Среди них:

• Отсутствие обращения;
• Ответ несколькими словами;
• Неправильное употребление падежей, имен числительных;
• Ошибки при указании фамилий, названий;
• Неправильная структура письма;
• Использование неуместных словоформ;
• Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Скачать образец отказа [11.00 KB]

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Видео:Урок 18. Как составить коммерческое предложение за 15 минут | Курс "Копирайтинг с нуля за 30 дней"Скачать

Как заканчивать коммерческое предложение?

На днях мы получили запрос от читательницы блога: «Как заканчивать коммерческие предложения»? Вопрос интересный. Давайте разберем его в подробностях.

Последнее предложение «компреда» обладает особенной силой. Если даже получатель не слишком вчитывался в общий текст, он поневоле остановится на последних строках. Просто так работает наше сознание.

И вот здесь, в этой волшебной финальной строке было бы здорово продублировать содержание коммерческого предложения вместе с призывом к действию. По сути, это и есть успешная концовка КП. Но почему-то ею почти никто не пользуется. Хотя схема лежит на поверхности.

Можно выдумывать велосипед и создавать коммерческое предложение по сложным рекламным формулам, нагромождая один постскриптум на другой, а можно все максимально упростить и повторить читателю основную идею текста. Если, конечно, она есть. Но это уже совсем другая история.

Итак, давайте на примерах рассмотрим, как заканчиваются многие компреды и потренируемся создавать «sales end» по схеме, предложенной выше.

Некоммерческие концовки коммерческих предложений

Вершину нашего спонтанного хитпарада возглавляет «уважительная» концовка. Так заканчиваются, наверное, 90 % всех текстов. Интересно, кто-нибудь пробовал закончить текст так: «С неуважением…»?

Очевидно же, что отправитель текста относится к получателю с уважением. Зачем тратить на эту формальность драгоценную площадь бумаги А4? Ведь на этом месте можно вписать множество продающих фишек. Хотя бы так: «Специально для Вас, Иван Иванович, мы сделаем скидку не 15, а 25 % в честь начала сотрудничества». Здесь и уважение, и выгода, и «поглаживание» клиента.

Но чаще всего делают именно так:

Второе место по праву принадлежит формулировке «На любые Ваши вопросы ответят…». Конечно, ответят! Не будут же товарищи менеджеры сопеть в трубку. Еще одна очевидность, которая не работает.

https://www.youtube.com/watch?v=eL6VCY3xUrw

Но ради справедливости стоит отметить, что пример ниже немного выбивается из общего ряда благодаря личной информации — имени менеджера.

Третья по популярности (хотя, она вполне может стать первой) — молчаливая концовка. В ней просто перечислены телефоны и ФИО отправителя предложения.

Конечно, контактная информация должна быть в финале КП. Но ее можно сделать громкой и мотивирующей. Хотя бы так:

Обратите внимание на еще одну заурядный текстовый блок «Мы будем рады». Его можно встретить везде: в КП и одностраничниках, на сайтах и визитках. Сама по себе фраза не плохая, и ничего противозаконного в ней нет. Но давайте немного подумаем: могут ли менеджеры быть НЕ рады звонку потенциального клиента?

И есть в этой фразе что-то заискивающее. Произнесите это вслух: «Позвоните нам. Мы будем рады!». Чувствуете?

На просторах интернета нам встретился еще один тип некоммерческих концовок. Это лозунг фирмы в сочетании с контактами. И хорошо было бы, если бы лозунг содержал в себе УТП или выгоду для клиента. Так нет, он напичкан скучными и пустыми словами «достойный», «качественный».Побуждает ли этот «The End» сделать заказ? Вряд ли.

В этом блоке мы рассмотрели концовки с минимальным коммерческим потенциалом. В следующем проанализируем более успешные, на наш взгляд, финальные фразы.

Призывные концовки коммерческих предложений

Любое КП должно заканчиваться призывом к действию. Это азбучная истина, о которой рассказывал Денис Каплунов не только в книге «Эффективное коммерческое предложение», но и в многочисленных публикациях блога. А призывы, как мы уже с вами знаем, могут быть разными:

• С ограничителями (по времени заказа, количеству товара),
• С бонусами (скидка, подарок, эксклюзивная поставка, бесплатный тестовый заказ),
• С описанием личной выгоды получателя текста (Вы сэкономите… Вы увеличите…),
• С давлением на «горячие точки» (гарантия, доставка, особенный сервис).

На самом деле, варианты есть. Над ними нужно думать, их нужно анализировать. Но ведь работа того стоит: силу последней фразы текста нельзя недооценивать. Как поступки человека: всегда запомнится не самый хороший, а самый последний.

Вот несколько концовок с призывами к действию. Здесь бьют по желанию получить бесплатный тестовый заказ:

…а потом добивают бонусом:

Здесь обольщают особенным отношением, которое, скорее всего, считается уникальным преимуществом компании.

Эти варианты имеют право на существование. Они подталкивают получателя КП к совершению целевого действия. Согласны?

Концовки, повторяющие смысл коммерческого предложения

Возьмем коммерческое предложение из сети и на его примере оформим концовку, которая бы повторила весь смысл текста и стимулировала бы человека к действию.

Не совсем понятно, в чем именно заключается специальное предложение, потому что нет сравнения цены до и после. Допустим, что экономия от этого предложения составит 15 %, и действует оно только на время новогодних праздников.

Получаем:

«Сэкономьте от шести рублей на каждой сотне дисков. Позвоните до 29 декабря и получите тиражирование десяти дисков бесплатно!».

Можно долго фантазировать, но думаем, что смысл понятен. Надеемся, что в следующий раз при формировании индивидуального коммерческого предложения вы вспомните нашу простую технику: «повторение + призыв».

Желаем удачи!

Видео:Как составить коммерческое предложение, которое привлечет клиентовСкачать

Как написать письмо-отказ (с примерами). Шаблон письма с отказом

У меня есть друг, который оценивает антиквариат. То есть дает цену в рублях какой-нибудь старой китайской вазе, в которой какая-нибудь тетя Фрося хранила карандаши. Он говорит, что самая трудная часть его работы (и ее он боится больше всего) — сообщать людям, что их сокровище бесполезно.

Все мы умеем сопереживать. Я тоже чувствую себя неловко, когда объясняю очередному соискателю, что его резюме, идеи или квалификация недостаточно хороши для вакансии, на которую он претендует.

Написать отказ — непростая задача для любого из нас. И это не зависит от того, с кем вы имеете дело. Кандидат на вакансию, предприниматель, проект которого вы не собираетесь финансировать, или поставщик, услуги которого вам больше не нужны. Большинству из нас трудно даются отказы. Это неприятно.

Так что многие откладывают это дело в долгий ящик или вообще ничего не предпринимают, уступая место молчанию. И тем не менее, так мы упускаем возможности. Несмотря на болезненность, отказ имеет свои преимущества. Как-то раз было проведено любопытное исследование.

Выяснилось, что когда компания открыто заявляет о том, что какие идеи ей не подходят (а не просто пассивно игнорирует), качество других идей и заинтересованность сотрудников возрастают.

https://www.youtube.com/watch?v=5FZ_Cvs5fdg

Есть одна важная вещь, которую я усвоил за годы работы: первое попавшееся — не всегда лучше. За это время я отклонил тысячи идей, черновиков и заявок. И сейчас, оглядываясь назад, вижу, что был прав. Так что отказывайте, отказывайте и еще раз отказывайте.

Базовый шаблон письма с отказом

Написание хорошего отказа занимает много времени — особенно сначала. Однако это хорошо. Работа над таким письмом заставляет вас четко мыслить. Вы начинаете ясно определять, чего вы хотите от других людей, и в чем ваша организация действительно нуждается.

Пример со статьями в интернет-издании, в котором я работаю.

Большинство отказов можно определить в одну из пяти категорий: слишком абстрактная информация (и, следовательно, не очень полезная для читателей); повторная информация, которую мы уже публиковали; неподходящий стиль изложения; явная и навязчивая реклама; сомнительная информация, не подтвержденная достаточными доказательствами или опытом. Благодаря такой классификации мы смогли выделить ключевые принципы, а также набор требований к статьям и их авторам. Так экономится время и совершается меньше ошибок.

Тем не менее, письмо-отказ не должно быть длинным. А причину, по которой вы отказываете, не обязательно расписывать во всех подробностях.

Если вы никогда не встречались с человеком и все ваше общение заключалось в электронной переписке, можно вообще обойтись несколькими строками.

Проанализировав некоторые письма-отказы, можно выделить некоторые закономерности. Обычно их составляют по следующему плану:

1. Поблагодарить.
2. Сообщить об отказе.
3. Описать главную причину отказа.
4. Дать надежду.

Например:

Уважаемый Петр Петрович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Надеемся, вы найдете хорошее место для публикации ваших работ.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя или название организации]

Если бы это был отказ человеку, который проходил собеседование по поводу вакансии. Формат в целом аналогичен предыдущему, но немного отредактирован:

Уважаемый Каллистрат Модестович,

Спасибо, что потратили время и приехали на интервью на прошлой неделе. Хотя мне понравился наш с вами разговор, думаю, нам нужен кто-то с более практическим опытом управления проектами. Надеюсь, вы найдете подходящую работу в ближайшем будущем.

[Ваше имя]

Если вы не можете придумать, как «дать надежду» в конце, не делайте этого. Не говорите ничего, что может создать у получателя впечатление, будто дверь все еще открыта. Такие ясность и окончательность могут показаться слишком жестокими.

Однако добавление дополнительных слов для «смягчения удара» только зря даст ложную надежду. А ложная надежда всегда более жестока, чем отсутствие надежды вообще. Она побуждает другого человека потратить больше времени.

И собственного и вашего.

Если идея заканчивать письмо бескомпромиссным отказом вам не по вкусу, можно завершить его благодарностью. Рассмотрим пример письма-отказа, адресованного поставщику:

Уважаемый Емельян Бенедиктович,

Спасибо за подробное предложение. При взгляде на предоставленные материалы, кажется, что ключевые сильные стороны вашей организации не совсем совпадают с тем, что нам нужно для данного проекта. Еще раз спасибо за то, что нашли время, чтобы составить для нас это предложение.

С наилучшими пожеланиями,

[Ваше имя]

Более детальное письмо-отказ

Но что, если будущий получатель действительно был близок к желаемым требованиям и вы можете захотеть работать с ними в будущем? Или вам уже приходилось с ним сотрудничать? В этом случае вышеуказанные примеры были бы слишком холодны и невежливы.

Когда я пишу отказ людям, с которыми хотел бы сохранить положительные отношения, то оставляю тот же формат письма. Однако гораздо более подробно объясняю, почему я отвергаю их предложение.

Кроме того, с ними я более откровенен и открыто побуждаю человека повторить попытку.

https://www.youtube.com/watch?v=qIVOeclGWmU

В письме также следует подчеркнуть, что вы искренне заинтересованы, а не просто отмахиваетесь пустым обещанием. Вот пример:

Уважаемый Лукум Марципанович,

Спасибо за ваш отклик и терпение в ожидании нашего ответа. Боюсь, нам придется отказаться от ваших работ. В последнее время мы разместили много статей о кибербезопасности, и, к сожалению, предлагаемые вами тексты перекликаются с другими опубликованными нами материалами, не давая читателю новой информации.

Например, взгляните на статью, опубликованную 6 августа программистом Михаилом Лихачевым, а также статью 16 августа генерального директора «Acme Corp». Хотя мы не сможем опубликовать присланные вами тексты, нам очень понравился ваш стиль письма и то, как вы подкрепляете свои рассуждения ссылками на исследования.

Сообщите, пожалуйста, заинтересованы ли вы в том, чтобы отправить нам некоторые другие свои статьи в будущем?

С уважением,

[Ваше имя или название организации]

Для соискателя, прошедшего собеседование, отказ может выглядеть так:

Уважаемая Ариадна Посейдоновна,

Спасибо, что потратили время на собеседование с нами на прошлой неделе. Нам жаль, что ваша кандидатура не дошла до следующего этапа; эта вакансия была очень конкурентной. На данный момент нашей организации действительно нужен кто-то с богатым опытом управления проектами.

Тем не менее, мне очень понравился наш разговор и я думаю, что вы могли бы отлично вписаться в наш рабочий коллектив. Пожалуйста, находитесь на связи. Если вы не возражаете, я расскажу вам о ближайших вакансиях в нашей компании. Возможно, какая-то из них вас заинтересует.

Всего наилучшего,

[Ваше имя]

Теперь вариант для поставщика:

Уважаемый Илья Владимирович,

Нам повезло, что мы получили от вас столь интересные предложения. И мы глубоко ценим всю информацию, предоставленную с вашей стороны.

После долгих размышлений, конкретно для этого проекта мы решили заключить контракт с другой фирмой.

Несмотря на то, что мы не сомневаемся в превосходном качестве вашей продукции, нами было решено использовать этот проект для расширения списка партнеров. Поскольку проект экспериментальный, он стал хорошей возможностью для этого.

Нам бы хотелось продолжить работу с вами в будущих проектах, которые мы планируем запустить в этом году. Я определенно надеюсь на сотрудничество в будущем.

Еще раз спасибо за вашу помощь и ваше время,

[Ваше имя]

Чем дольше или теснее вы сотрудничаете с кем-то, тем больше информации вы ему предоставляете при отказе. Умный получатель будет использовать эту информацию, чтобы в следующий раз вернуться к вам с более сильным предложением.

В моей практике было несколько случаев, когда получатели поблагодарили меня за письма с отказом. Потому что эти письма стали обратной связью и дали им конкретную информацию, необходимую для сотрудничества в будущем.

Это хорошее напоминание о том, что люди ценят конструктивную критику.

Письмо-отказ, с которым вы не согласны

Особенно сложно принять решение об отказе тогда, когда вы не согласны с этим отказом. Может быть, вы боролись за кандидата на вакансию, потому что по-вашему мнению он больше остальных соответствовал требованиям.

Возможно, вы настаивали работать именно с этим поставщиком, но исполнительный комитет посчитал это слишком дорогим. Я сам защищал статьи, которые по мнению других редакторов не были готовы к публикации.

Не очень приятное чувство.

Когда это происходит, возникает соблазн пассивно спрятаться за решением остальных. Например: «Было решено отклонить ваше предложение» или «Наше руководство решило пойти в другом направлении». Сопротивляйтесь этому искушению. Нет ничего проще такой стратегии. Однако она подрывает ваш авторитет как принимающего решения.

Если вы тот, кто пишет отказ, будьте хозяином этого отказа. Справедливости ради в письме стоит сказать нечто вроде: «После долгих обсуждений и сомнений, мы решили X» или «Это было очень тяжелое решение, но в конечном счете мы решили Y». Стоит подчеркнуть: пишите именно «мы», а не «они».

Письмо-отказ, в котором вы прячетесь за чужой юбкой, препятствует вашей способности делать полезные замечания. Кроме того, это заставляет организацию выглядеть несерьезной, что подрывает желание других людей работать с вами в будущем.

Письмо-отказ, когда идея не сработала

Еще один вид отказа, который очень сложно написать. Это когда вы потратили много времени и сил на какую-то идею или проект, пытаясь заставить их работать. Но до сих пор не получили результата. Теперь, несмотря на утомительную трату усилий впустую, настало время все прекратить и двигаться дальше.

В некоторых случаях телефонный звонок — лучший способ сообщить подобную новость. Но если вы решите отправить электронное письмо, вполне можно сделать его кратким. Обычно, к тому моменту вы и ваш коллега уже успели обсудить проблемы с проектом и обговорить нюансы. Так что ваш получатель уже в курсе о причинах отказа.

Вам просто нужно кратко об этом ему напомнить. Вот пример:

Уважаемый Сигизмунд Сысоевич,

Спасибо, что помогли в решении вопросов по проекту «А». Я очень ценю время и силы, которые вы вложили. К сожалению, несмотря на все наши усилия, проблемы Б и В по-прежнему не ушли. По этой причине предлагаю вам отложить данный проект и двигаться дальше.

В письме следует подчеркнуть, что вы работали вместе. Встаньте на сторону получателя, объединитесь с ним: «мы старались, но несмотря на все усилия, потерпели крах». Это не просто для смягчения. Ведь если вы отказываетесь от чего-то после большого вклада в это «что-то», то часть неудачи и ваша тоже.

https://www.youtube.com/watch?v=aj9mtl51osM

Сообщение плохих новостей — неприятная работа. Для разных компаний и проектов примеры в статье могут показаться слишком жесткими или, напротив, мягкими.

Вам нужно будет найти свои собственные язык и стиль — в зависимости от контекста и культуры организации. Тем не менее, помните: не смягчайте удар только ради смягчения удара.

Ложная доброта дает людям ложную надежду. И в этом нет ничего особенного.

Видео:Коммерческое предложение, которое продает: 23 мощных фишки. Как создать продающее КП?Скачать

Письмо-отказ

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ.

Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.

Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста. 

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме.

Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.

Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Например:

Уважаемый Олег Олегович!

или

Уважаемый г-н Макаренко!

или

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос.

Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

______________ № ___________

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех.

Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией.

То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Пример:

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

https://www.youtube.com/watch?v=bDd6qUIhIfo

Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.

Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Пример:

Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное  деловое письмо-отказ.

Image by David-Castillo-Dominici / www.freedigitalphotos.net

Видео:Коммерческое предложение. 5 грубых ошибок, которые надо срочно устранить!Скачать

Как грамотно написать письмо-отказ

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

• необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
• важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
• невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
• психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

• начало (заголовок и обращение);
• основной (информативный) раздел;
• заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

🔍 Видео

Коммерческое предложение на услуги (образец)Скачать

Эффективное коммерческое предложение за 9 минут!Скачать

Как правильно отправлять коммерческие предложения клиентам?Скачать

Как написать предложение о сотрудничестве / Как написать деловое письмоСкачать

Грубейшие ошибки в написании предложений о сотрудничествеСкачать

Как составить коммерческое предложение в перевозках?Скачать

Техники вежливого отказа. Искусство речи / VideoForMe - видео урокиСкачать

Как написать деловое письмо, чтобы ответили | Советы по написанию письма с предложением чего-либоСкачать

Как правильно составлять коммерческие предложенияСкачать

Как быстро создать красивое коммерческое предложение?Скачать

САМООЦЕНКА 2. Дополнительное занятие к 1-му урокуСкачать

Как правильно составить письмо-отказ и сохранить отношения с подрядчикомСкачать

Коммерческое ПРЕДЛОЖЕНИЕ за7 шагов || Как составить КПСкачать

Коммерческое предложение в строительстве. Что это такое и как его составлять?Скачать

Возражение дорого что ответить | Коммерческое предложение образец написанияСкачать

3 примера ПЛОХИХ коммерческих предложений || Образец коммерческого предложенияСкачать