Инструкция по заполнению трудовых книжек

Трудовая книжка – главный документ, содержащий все сведения о профессиональной деятельности человека. Трудовая важна для отслеживания общего стажа, что пригодится, когда человек достигнет пенсионного возраста и будет оформлять пенсию.

При ведении и оформлении при приеме на работу этого документа необходимо придерживаться требований официально принятого Постановления РФ под номером 225 от 16 апреля 2005 года. В нем четко прописаны все инструкции, которые надо соблюдать при заполнении трудовых книжек.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Кто является ответственным?

При смене места работы работодатель всегда обращает внимание на то, где, сколько и в какой должности работал человек. Поэтому этот документ нужно тщательно хранить и заполнять по утвержденным правилам.

В каждом учреждении есть приказ, в котором ответственность и обязанности по ведению трудовых возложены на конкретного человека. А кто им будет, решает сам руководитель.

Чаще всего это:

• кадровые работники;
• делопроизводители;
• непосредственно работодатель;
• бухгалтера.

Дело это ответственное, требует особой грамотности и внимательности, знания законодательной базы по ведению документации. Поэтому нужно тщательно выбирать человека для назначения ответственного за трудовые книжки.

На титульном листе надо указать:

1. ФИО – обязательно полностью, не сокращая;
2. дата рождения, цифрами, а месяц можно писать буквами;
3. сведения об образовании – в соответствии с дипломом, который предоставил человек, устраивающийся на работу; пишут только его уровень – высшее, либо средне-специальное или среднее;
4. графа «Профессия, специальность» подлежит заполнению также по данным диплома, пишут ту специальность, которая присвоена человеку, например психолог;
5. дата заполнения – ее пишут или полностью цифрами, или так – число и год цифрами, месяц – словом;
6. далее следует подпись человека, который устраивается на работу;
7. затем свою подпись ставит лицо, которое заполняло книжку;
8. печать директора, работодателя – необходимое условие, без этого трудовая недействительна.

Вся написанная информация должна быть четкой, разборчивой, почерк – красивым и эстетичным, буквы и цифры – не слишком мелкими, но и не крупными.

Если трудовая закончилась, то в нее вставляют вкладыш.

Часто встает вопрос – какими чернилами разрешено вносить все данные в документ. Особых сложностей нет – позволительно писать чернилами черного, синего цветов. Ручки подойдут:

• с шариковым стержнем;
• обычные гелевые;
• перьевые.

Главное – чтобы надписи не сокращались, а были внесены полностью. Плюс не допускать смазывания написанного. Поэтому надо быть предельно аккуратным.

Как правильно заполнять трудовые?

При заполнении трудовой впервые порядок такой:

1. Внесение информации на титульный лист – с включением первичных данных о работнике, со сверкой по данным из паспорта и документа, подтверждающего уровень образования.
2. Следующий ответственный шаг – внесение информации в раздел с записями о работе.

Раздел подлежит заполнению каждый раз, когда человек официально меняет место профессиональной деятельности.

Сначала пишется точное и полное название учреждения. В некоторых организациях ставят специальный штамп с названием, и писать от руки ничего не нужно.

3. Следующий шаг – вносится запись, фиксирующая тот факт, что лицо официально заступило на работу.

Графа 1 «Номер записи» содержит нумерацию всех записей.

Графа 2 – «Дата». Там ставят обязательно цифрами точную дату заступления работу, при этом число не должно иметь разногласий с трудовым договором.

Графа 3 – самая длинная. Здесь нужно аккуратно вписать, на какую конкретно должность будет оформлен человек.

Графа 4 содержит основание для приема на работу – это приказы, изданные руководителем. Сначала пишут название, а далее – его номер, и точную дату – цифрами.

Точно таким образом происходит внесение информации относительно перевода работающего на другую должность, либо в другой отдел одного учреждения.

Раздел с информацией о поощрениях заполняется по аналогии:

• сначала – номер, под которым оформляется запись, цифрами – непосредственно дата поощрения;
• вид поощрительных действий – к примеру, благодарность, кем выдано и мотив;
• документ, обосновывающий поощрение – приказы, постановления.

Частые ошибки

По данным статистики, самые частые ошибки и неточности возникают в заполнении «Сведений о работе». Что в таком случае делать?

1. После некорректной записи надо поставить номер по хронологии.

2. В графе «Дата» написать адекватную информацию.
3. В «Сведениях о работе» следует вписать информацию такого типа – запись под номером (указать его) считать недействительной.

4. В последней графе написать распорядительный акт, с указанием номера и даты.

Если книжка оформляется с чистого листа и допускается ошибка, ее можно уничтожить с заполнением соответствующего акта. А в новой книжке все заново пишут без ошибок.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8

Ситуация может осложниться тем, что работающий до нахождения неточности ушел работать в другое учреждение.

В таком случае надо действовать по алгоритму:

1. в нужной графе вписывается номер по порядку;
2. создается запись, подтверждающая прежнюю недействительной;
3. ставится следующий по хронологии номер и записывается адекватная информация – запись с устраненной ошибкой;
4. вносится дата именно исправления;
5. в графе под номером 4 делается обоснование в виде приказа с номером и датой.

Любые изменения в трудовой книжке делаются через соответствующий приказ.

Часто возникают ошибки с правильностью имен, фамилий. Такие неточности могут создать проблемы в будущем.

Алгоритм действий в таком случае следующий:

• неправильные данные аккуратно зачеркивают одной чертой посередине;
• на развороте оформляют надпись подобного содержания: «Исправленному Афонасьева на Афанасьева верить»;
• вписывают ссылку на соответствующий распорядительный акт;
• ставят подпись руководителя, штамп.

Смена фамилии

Смена фамилии также требует внесения изменений в бланк. Сначала пишется приказ, в основании которого – новый паспорт либо свидетельство, подтверждающее вступление в брак.

Далее старая фамилия работника аккуратно перечеркивается одной линией, а сверху четко и разборчивость пишут новую. Слева, ближе к углу обложки на первом развороте, пишут относительно смены фамилии с указанием основания.

Как сделать выписку из книжки?

Выписка – это документ, представленный как ксерокопия или воссозданный вручную текст трудовой.

Особенность выписки в том, что это копия не абсолютно всех страниц, а лишь нескольких нужных человеку. Например – копия титульного и последнего листа с записью о настоящем месте трудовой деятельности.

Чтобы безошибочно сделать выписку, нужно придерживаться определенных требований:

1. Если она составляется вручную – на листе бумаги А4 вверху делают надпись «Выписка из трудовой книжки», затем пишут все данные с титульного листа.
2. Потом переходят к внесению информации о местах работы.

Важно указать то, что человек работает в конкретном учреждении по настоящее время.

3. Если выписка оформляется из копий листов, они пронумеровываются, заверяются подписями и печатью вверенного лица, сшиваются нитью, и еще раз заверяются печатью и подписью в месте прошивки.

Аналогично поступают и с рукописным вариантом.

4. Выдача выписки производится по заявлению и официальному акту – приказу.

Образец выписки из трудовой книжки найдете здесь.

Книга учета движения трудовых книжек

В каждом учреждении должна вестись эта книга. Главное назначение документа – контроль за трудовыми книжками в учреждении. Книга учета ведется при соблюдении требований:

1. на страницах ставятся номера;
2. книга прошивается, скрепляется бумажной пломбой, на которой ставится число страниц, подпись и печать руководителя.

Оформление при увольнении

В трудовую делают запись, которая должна производиться непосредственно в день завершения профессиональной деятельности в этом учреждении.

Порядок оформления:

• пишется номер с учетом требований хронологии;
• в графе 2 надо поставить дату увольнения – только цифрами;
• в графе 3 запись начинается со слов «Уволен», либо «Трудовой договор расторгнут», дальше идет законодательное основание – статья, пункт, часть Трудового кодекса;
• само основание для прекращения действия договора должно быть написано, как в Трудовом кодексе;
• в последней графе пишут распорядительный акт;
• далее следует подпись ответственного и печать учреждения;
• ниже ставится подпись того, кто непосредственно увольняется – так человек соглашается забрать трудовую книжку себе.

Как правильно заполнить трудовую книжку — пошаговая инструкция

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

https://www.youtube.com/watch?v=G1uc3dX0ChE

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2020. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

• паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
• диплом об образовании;
• журнал учета трудовых книжек;
• свидетельство ИП или Устав организации;
• гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

• названия компании (вкл. правовую форму);
• типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

• Ф И О владельца;
• дату рождения (в числовом выражении);
• уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, указанной в дипломе;
• дату открытия трудовой книжки;
• подпись сотрудника;
• подпись лица, заполнявшего документ;
• гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2020:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
2. Дату приема на работу и других событий.
3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Дополнительные сведения

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

1	2	3	4
Открытое акционерное общество «Авелан»
4	27 02 2016	Принята на работу на должность юрисконсульта	Приказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016	Переведена на должность старшего юрисконсульта

Инструкция по ведению и заполнению трудовых книжек в 2019 году

Судя по аб. 3 ст. 65 ТК России, 1-м из документов, который предъявляется при поступлении на место труда, рассматривается трудовая книжка (далее – ТРКН). Обязательство по ее предъявлению существует во всех случаях, кроме трудоустройства в первый раз или при оформлении трудового контракта, содержащего условие о совместительстве.

Нормативная регламентация

Ведомство, осуществляющее в РФ исполнительную власть, управомоченное Правительством России, определяет порядок оформления, сроки хранения и нюансы по заполнению ТРКН (аб. 2 ст. 66 ТК РФ), а также единую форму документа.

Соответствующая регламентация осуществляется Постановлением № 225 от 16 апреля 2003 (далее – Постановление).

Постановление состоит из:

• двух Приложений (форма ТРКН и бланк вкладыша в ТРКН);
• и Правил ведения… (далее – Правила).

Правила состоят из 8 Разделов, в том числе порядок занесения поправок в ТРКН, бланк вкладыша, ответственность за несоблюдение требований законодательства и другие положения.

https://www.youtube.com/watch?v=nfNtEfkAklQ

О том, что именно писать в те или иные графы (далее – ГР) ТРКН, говорится в другом правовом акте – Постановлении Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года “Об утверждении инструкции…”. Данный нормативный документ содержит в себе 3 Приложения, основное из которых – Приложение № 1 (далее – Инструкция).

Кратко об основных моментах

Приведем перечень основных нормативных положений, указанных в Правилах2018 года (кратко):

• все юридические лица, а также ИП, обязаны вести ТРКН на каждого трудящегося, по факту проработавшего свыше 5 суток (п. 3 Правил);
• работодатели (далее также – наниматели), не зарегистрированные в качестве ИП, не имеют права оформлять и вести ТРКН (аб. 3 п. 3 Правил);
• записи (далее – ЗП) в ТРКН о наложенных дисциплинарных взысканиях не делаются (кроме случаев, когда таким взысканием является расторжение трудоотношений) (п. 5 Правил);
• в случае, если у труженика отсутствует ТРКН к моменту поступления на работу, работодатель обязан ее выдать не позднее, чем через 1 неделю (п. 8 Правил);
• все ЗП о переводе, награждении, изменении названия должности и др., осуществляются также в недельный срок после вынесения соответствующего распорядительного акта руководителя (п. 10 Правил);
• если гражданин одновременно трудится и по главному месту работы, и по совместительству, данные о труде по совместительству подлежат внесению в ТРКН только по волеизъявлению работника (п. 20 Правил).

Кратко о форме ТРКН

Форма ТРКН утверждена Постановлением.

Бланк состоит из:

• титульника, в который вносятся данные о ФИО, дне рождения, уровне образования трудящегося, его профессии, квалификации и специальности;
• “Сведений о работе” (далее – Раздел 1 ТРКН), где содержится информация о дне приема к каждому нанимателю, дне увольнения, перевода, поправках, занесенных в квалификационные справочники и др.;
• “Сведений о награждении” (далее – Раздел 2 ТРКН), в который заносятся данные о полученных трудящимся в период ведения деятельности наградах (со ссылкой на распорядительный акт нанимателя).

Общие правила заполнения ТРКН

Основные положения регламентированы Разделом 1 Инструкции. Приведем выдержку из нормативных положений:

• на всех листах ТРКН даты записываются в таком формате — ДД. ММ. ГГГГ;
• осуществление ЗП допускается перьевой, либо же гелевой ручкой;
• возможные цвета паст для ручки – черный, синий, фиолетовый;
• сокращения в ТРКН строго запрещены;
• в Разделе 1 ТРКН и Разделе 2 ТРКН зачеркивание ЗП не разрешается – это можно делать только на титульнике.

Порядок заполнения титульного листа ТРКН

Как сказано в п. 8 Правил, наниматель обязан выдать ТРКН в недельный срок после поступления труженика на место работы и в его присутствии заполнить титульный лист.

Чтобы внести данные на титульник, должностному лицу кадровой службы придется взять соответствующие сведения:

• о ФИО и дате рождения сотрудника – из паспорта или прочего документа, идентифицирующего личность (пп. “а” п. 9 Правил);
• об образовании и о действующей специальности–из дипломов или документов о прохождении профессиональной подготовки (аттестации), а также из документов, выданных самим нанимателем и подтверждающих наличие особых знаний.

В ТРКН может быть внесена ЗП и о незавершенном образовании – для этого трудящемуся достаточно предъявить студенческий билет, зачетную книжку или справку из образовательной организации, заверенную в регламентированном порядке (аб. 4 п. 2.1. “Инструкция по заполнению трудовых книжек”).

Первичное заполнение титульника завершается данным образом:

• кадровик ставит дату заполнения;
• труженик ставит свою роспись, свидетельствующую об ознакомлении;
• кадровик ставит свою роспись в поле “Подпись лица, ответственного…”, а в поле “М.П.” ставится печать предприятия (ИП) – при ее наличии.

Как изменить (дополнить) запись на титульнике ТРКН

Если гражданин изменил фамилию или имя, либо же появились уточненные сведения о дате рождения, на титульник вносятся уточнения в порядке, представленным в аб. 2 п. 2.3. Инструкции от Минтруда, а именно:

• ранее действовавшая фамилия (имя, дата рождения) зачеркиваются одной чертой;
• рядом пишется новая фамилия (имя, дата рождения);
• произведенные изменения подтверждаются ссылкой на соответствующий удостоверяющий документ (свидетельство о появлении на свет, новый паспорт и др.) на обложке ТРКН (см. образец) и заверяются подписью управомоченного лица отдела кадров.

Как заполняется Раздел 1 ТРКН

Раздел 1 ТРКН содержит 4 ГР:

ГР	Как ее заполнять
1	Сюда ставится порядковый №ЗП. Например, при трудоустройстве первый раз в жизни ЗП о приеме на должность будет 1-й, следующая ЗП(о переводе, об увольнении и др.) – 2-й и так далее
2	Пишется дата приема к работодателю, дата перевода, ухода с работы и др.
3	В случае оформления трудового контракта делается ЗП, содержащая наименование должности, на которую приняли физическое лицо, специальности, профессии, название структурного отделения. При увольнении делается отсылка на соответствующие пункт, часть, статью ТК РФ (см. образец ниже)
4	Здесь ставятся реквизиты приказа директора (дата, номер), регламентирующего, соответственно, прием на работу, перевод, увольнение и др.

Как изменить запись в Разделе 1 ТРКН

Как уже было сказано ранее, в Разделе 1 ТРКН нельзя производить зачеркивание. Поэтому при необходимости изменить что-либо, ЗП признаются недействительными.

https://www.youtube.com/watch?v=YdFXtvSBYVo

Приведем пример аннулирования ЗП о приеме на работу:

• в ГР 1 ставится порядковый номер “исправляющей” ЗП (после “исправляемой” ЗП могут быть какие-либо другие, поэтому “исправляющая” будет иметь номер N+1, где N – номер последней имеющейся ЗПв Разделе 1 ТРКН);
• в ГР 2 ставится дата внесения “исправляющей” ЗП;
• в ГР 3 заносится формулировка: “Запись за номером таким-то недействительна. Текст”, где Текст – соответствующая правильная формулировка (например, “Принят на работу на должность электрогазосварщика в структурное подразделение “Цеховые работники”);
• в ГР 4 пишутся реквизиты приказа, в силу условий которого производятся поправки.

При трудоустройстве к новому нанимателю в ГР 3, в качестве заголовка вносится полное и сокращенное название нанимателя в соответствии с учредительной документацией (п. 3.1. Инструкции).

Заполнение Раздела 2 ТРКН

Согласно Разделу 4 Инструкции (в последней редакции № 2 от 31 октября 2016), Раздел 2 ТРКН заполняется практически в том же порядке, что и Раздел 1 ТРКН, то есть:

ГР	Что в нее писать
1	№ЗП о награждении по порядку
2	Дата, в которую трудящийся был удостоен награды
3	Пишется, кто наградил сотрудника, за какие заслуги и какой наградой (формулировку см. ниже)
4	Отсылка на приказ или прочий распорядительный документ, на основании которого было осуществлено награждение

Порядок изменения ЗП в представленном разделе аналогичен порядку, справедливому для применения к Разделу 1 ТРКН.

В каких случаях выдается и как заполняется дубликат тркн

Дубликат ТРКН подлежит выдаче в следующих законодательно установленных случаях:

• при наличии письменно оформленного ходатайства работника, желающего получить дубликат в связи с наличием оправдательного приговора суда (с целью, чтобы в ТРКН не было ЗП, свидетельствующей о незаконном увольнении) (п. 22 Правил);
• при утрате оригинала ТРКН – в представленном случае, дубликат предоставляется по письменной заявке труженика в течение 15 суток (п. 31 Правил);
• в иных случаях порчи ТРКН (например, если она обгорела, была порвана, испачкалась и др.) (аб. 3 п. 33 Правил).

О порядке заполнения дубликата см. Раздел7 Инструкции:

• на титульнике ставится отметка “Дубликат” в правом верхнем углу;
• на обложке пишутся сведения о дате и о причине, повлекшей нужду в выдаче дубликата;

• в ГР 3 в качестве заголовка ставятся сведения о совокупном страховом стаже (без указания, сколько проработал сотрудник в каждой организации и др.), остальные ГР в данной строчке оставляются пустыми.

Далее периоды деятельности уже расшифровываются подробнее по каждому нанимателю:

• в ГР 2 указывается ДД. ММ. ГГГГ оформление трудового контракта;
• в ГР 3 – название работодателя, структурного отделения, куда ранее приняли работника, должность, профессия и др.;
• в ГР 4 – реквизиты локального документа, в силу которого в дубликат осуществлена соответствующая ЗП;
• строчкой ниже, в ГР 2 – день увольнения с предприятия, в ГР 3 – причина ухода со ссылкой на ТК РФ;
• и так далее, строчкой ниже, в ГР 2 – день приема к следующему нанимателю, в ГР 3 – название этого работодателя и др.

В Разделе 7 Инструкции по ведению книжек сказано, что в ГР 3 пишется название работодателя, однако в образцах по заполнению дубликата ТРКН, представленных в открытых интернет-источниках, видно, что название нанимателя записывается в ГР 3 в виде отдельного заголовка.

Правила заполнения трудовых книжек

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

• Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
• Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

• ТК оформили неверно;
• ТК потеряли;
• Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

https://www.youtube.com/watch?v=zt2X7SWI6wk

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

• Подтверждённый рабочий стаж;
• Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

• Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
• Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

• Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
• Книга учета движения ТК– 75 лет;
• Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

• ФИО по паспорту (не сокращаем)
• Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
• Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
• В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
• Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
• Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
• Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

• Порядковый номер записи
• Дата приема сотрудника
• «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
• Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

https://www.youtube.com/watch?v=MaUCA0NQark

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Заполнение трудовых книжек

Основные правила заполнения и оформления содержит инструкция по ведению трудовых книжек; 2019 год пока, по прогнозам, не должен привести к серьезным изменениям в установленном законом порядке. Изготовлением занимаются различные типографские организации, бланк так и называется «трудовая книжка». Все записи вносятся только работодателем.

Общие правила

Требования
Номер по порядку	Должен быть у каждой записи
Даты	Арабскими цифрами по форме хх.хх.хххх (день, месяц, год)
Цвет чернил	Черный, фиолетовый или синий, могут быть использованы шариковая, гелевая и перьевая ручки
Сокращения	Не используются, все записи должны быть аккуратными и читаемыми
Язык	Русский или иной официальный язык (в республиках РФ)
Строгое соответствие записи приказу	Записи о приеме на работу, увольнении, переводе или смене должности, места работы, об изменении квалификации, награждении сотрудника вносятся в точном соответствии с приказом, обязательно следует указать номер и дату приказа
Сроки внесения	Для работника, трудящегося более 5 дней, заведение трудовой книжки обязательно. Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии
Ознакомление работников и заверение	Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются
Исправление ошибок	Зачеркивание или иное исправление не допускается (в зависимости от раздела), вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация

Титульный лист: правила заполнения

Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа. Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника.

Сведения, указываемые в титульном листе:

• фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ. Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается;
• дата рождения;
• данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании. Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных;
• специальность указывается в именительном падеже;
• дата заполнения;
• подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца.

Ведение раздела о работе

Алгоритм действий, общие правила:

• в первую очередь в третьей графе указывается наименование организации — как полное, так и сокращенное, либо ставится штамп предприятия;
• затем ниже в первой графе ставится порядковый номер записи, во второй — дата приема работника;
• в третьей графе фиксируется, что гражданин принят в отдел, подразделение на соответствующую должность;
• обязательно в четвертой графе указывается дата фиксации сведений и данные приказа.

При переводе в другую организацию сначала вносится информация об увольнении, затем о приеме в другую компанию. При переводе внутри предприятия просто фиксируются сведения о переводе с перечислением данных по указанному выше алгоритму, только в третьей графе будет содержаться информация о переводе на новую должность (постоянный перевод).

При оформлении увольнения особое внимание следует уделить заполнению третьей графы. Она должна быть заполнена в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иметь ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

При оформлении увольнения заверяются все сделанные ранее записи ответственным на предприятии лицом, ставится печать организации, и увольняемый сотрудник тоже знакомиться с записями, что также должно быть удостоверено его подписью с расшифровкой.

Ведение раздела о награждениях

Внесение информации осуществляется по установленному алгоритму в предназначенном для этого месте. Ведение раздела производится по общим правилам. Сначала пишется полное и сокращенное наименование компании, ниже в графе первой ставится номер записи, в третьей графе расшифровывается, за что награждается гражданин и какова награда. Указание на приказ о награждении также обязательно.

Дубликат: правила заполнения

Дубликат — это документ, имеющий такую же силу, как и утраченный оригинал. Фактически это повторно выданная трудовая книжка. Он выдается в соответствии с правилами ведения и оформления трудовых книжек. Гражданин пишет заявление об утрате документа по последнему месту работы и просит выдать дубликат. Заполняется по общим правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=82Mj5R2CHm8

Если гражданин уже трудился в другой организации, то в дубликате в графе третьей указываются данные о стаже до момента поступления в данную организацию. Они приводятся в общем виде, рассчитывается стаж без указания должности и предприятия, в том случае, если он подтвержден соответствующими документами.

Затем стаж расшифровывается на основании письменных доказательств об осуществляемой деятельности, с указанием названия организации-работодателя, дат приема на работу, увольнения, перевода, наименований должности и отдела, квалификации и профессии, специальности, при этом в четвертой графе указываются предоставленные документы.

Если есть данные о переводе внутри организации, это также фиксируется. Затем указывается дата увольнения во второй графе, а в третьей — причина.

Если в представленных работником бланках нет всех требуемых данных, вносятся только те, которые в них имеются. Обязательно специалисты отдела кадров снимают копии справок, оригиналы возвращают гражданину.

Работодатель по мере возможности оказывает содействие в получении доказательства стажа.

Трудовая книжка: инструкция по заполнению 2019

В настоящее время трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже физического лица.

Действующие бланки трудовых книжек

Форма трудовой книжки, а также Правила ее оформления, хранения, изготовления бланков и снабжения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовых книжек — образец 2020

» Персонал » Трудовая книжка » Инструкция по заполнению трудовых книжек и их ведению

В законодательстве Российской Федерации существует несколько правовых актов, содержащих инструкции по заполнению трудовых книжек (далее – ТК), их ведению и хранению. Правила включают в себя, прежде всего, требования к оформлению записей в данном документе. Рассмотрим их подробнее.

Правила заполнения трудовых книжек

В настоящий момент в обороте делопроизводства имеются ТК трех видов. Это книжки 2004, 1973 и 1938 годов выпуска. Независимо от периода, правовой статус этих документов не изменился, поэтому выдавать взамен экземпляры нового образца не нужно.

Российское законодательство посредством правовых актов предъявляет определенные требования к ведению, заполнению и хранению трудовых книжек граждан.

Правила внесения записей:

• Информацию записывают аккуратным почерком шариковой или гелевой ручкой, содержащей свето- и водостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета. Это защищает написанное от повреждения. Необходимость данной меры обусловлена тем, что срок использования трудовой книжки большой (до 75 лет), а информация, отраженная в ней, представляет ценность.
• Согласно Инструкции по правильному заполнению и ведению, неприемлемы сокращения. Такие слова как «приказ», «распоряжение», «пункт» и т.д. вносят полностью. Этим требованием специалисты отдела кадров иногда пренебрегают, нарушая правила.
• Каждую запись нумеруют в предназначенной для этого графе.

записей трудовой

• Сведения, вносимые в документ, должны быть максимально полными и включать в себя: порядковый номер, дату, ссылку на документ-основание
• Информация должна отражать истинное положение дел.
• Персональные данные работника (ФИО), согласно инструкции, вносят в именительном падеже. Не допускается сокращения данной информации, замены ее инициалами.

• Даты пишут полностью, арабскими цифрами, при этом используют двухзначное обозначение для дней и месяцев (09, а не 9) и четырехзначное — для года (2003 г., а не 03 г.).
• На титульном листе ставят разборчивую подпись ответственного лица и заверяют печатью.
• При выдаче дубликата, сверху титульного листа делают соответствующие пометки вручную либо штампом.

Правила ведения трудовых книжек

• Внесение записей в ТК работника обязательно только для тех сотрудников, для которых данное предприятие — основное место работы.
• Руководитель обязан заполнить трудовую при стаже более пяти дней.
• Если отношения с работодателем оформлены посредством договора, производить записи в книжке нет необходимости.

Примите к сведению:

1. Документ заводит сотруднику работодатель на первом месте работы. Заполняют его в присутствии будущего владельца не позднее семи дней с момента устройства на работу. Независимо от лица, оформлявшего трудовую, ответственность за надлежащее ведение и заполнение несет руководитель предприятия.
2. Бланки предыдущих годов выпуска имеют такую же юридическую силу, как и нового, и не подлежат обмену. Однако, заполнять их необходимо в соответствии с новыми требованиями.
3. В период рабочей деятельности формуляр хранится у работодателя как документ строгой отчетности. Ответственность несет руководитель.
4. В случае прекращения с работником отношений делают запись об увольнении и выдают трудовую на руки в этот же день. Если произошла задержка по вине работодателя, изменяют дату увольнения.

Данный юридический документ отражает профессиональный путь владельца и является лицом работника, поэтому правила оформления следует строго соблюдать.

Образец заполнения трудовой книжки

Статья обновлена 27 декабря, 2019

🔍 Видео