Код структурного подразделения в штатном расписании как присвоить

Организации ведут большое количество разнообразных отчетных документов. Среди них важную для работников и самого работодателя роль играет штатное расписание. Перед его составлением, важно узнать, что такое штатное расписание и порядок его принятия.

Назначение штатного расписания

ТК РФ прямо не прописывает обязанность составления штатного расписания для работодателя. Закон несколько раз отсылает к этому документу (ст.15 и 57). Указывается, например, что должность определяется по штатному расписанию. Соответственно по итогам совокупного анализа норм, можно прийти к выводу об обязательности его ведения.

[2]

Функции документа (зачем нужно штатное расписание) сводятся к следующим:

• документально оформляет структуру организации (отделы-подотделы-группы);
• определяет численность сотрудников в каждом отделе;
• закрепляет число рабочих единиц по каждой должности или профессии;
• с его помощью выявляются особенности оплаты труда сотрудников конкретного отдела;
• определяет перечень доплат к основной части зарплаты и их размер по должностям;
• позволяет определить наличие/отсутствие свободных мест для претендентов.

Правила ведения документа (кто составляет) не прописаны. За правильность оформления перед сторонними структурами отвечает руководитель компании. Но непосредственным оформлением может заниматься сотрудник фирмы:

• в чьем трудовом договоре прописана обязанность подготовки штатного расписания и ведения его в соответствии с политикой компании на рынке труда (подготовка необходимых изменений, обоснований, возможно предложение собственных инициатив по изменению документа и, соответственно, рабочей структуры самой организации);
• на которого такая обязанность возложена приказом руководителя, если возможность составления документа прописана в договорах нескольких сотрудников (прямое письменное поручение).

Если за конкретным сотрудником трудовым договором/контрактом/регламентом не предусмотрена обязанность ведения документа, то он вправе отказаться от подобного поручения начальства.

Чаще составлением документа занимаются бухгалтеры. Ведь мелкие работодатели редко имеют отдел для ведения кадровой работы или правового оформления всех документов по трудовым отношениям. Составление может быть поручено и экономисту, и юристу, и кадровику, и самостоятельно выполняться руководителем.

Индивидуальный предприниматель, принимающий людей на работу, подписывающий с ними трудовые договоры, тоже готовит штатное расписание.

Порядок оформления и изменения

Как создать штатное расписание?

Штатное расписание должно заполняться правильно:

• Записать верное наименование работодателя. Это официальное полное или краткое (если полное очень длинное) название компании по уставу или ФИО предпринимателя с записью об ИП.
• Указать дату заполнения бланка и номер. В крупных фирмах целесообразно вести отдельный журнал для регистрации таких документов. В таких компаниях смена трудовой структуры требуется чаще, чем для мелких предприятий.
• Установить время действия документа: например, на 1 год с определенного числа. Именно с этой даты, не со времени составления или утверждения, начинает действовать штатное расписание.
• Прописать содержимое в графы табличной формы для организации по конкретным должностям.
• Подписывает формуляр кадровик (кому поручено его ведение) и бухгалтер.

Чтобы утвердить штатное расписание начальник предприятия оформляет приказ. Гриф утверждения проставляется на самом бланке штатного расписания с указанием общего числа должностей (не людей, их занимающих, а просто должностей/профессий).

Документ готовится в табличном виде. Каждая графа таблицы должна быть заполнена верно. Неправильное указание какой-либо информации может породить трудовые споры (о наличии вакансий, о наименовании должности, отдела, размера оклада).

• Наименование структурного подразделения. Для некоторых типов организаций предусмотрены установленные в классификаторах наименования отделов. Тогда именно такое название и записывается. Для иных компаний разрешено самостоятельно назвать отделы (без использования иностранных слов).
• Код подразделения. Особенно актуальна эта информация для крупных фирм, где существуют отделы и подотделы. Тогда код указывается как 01 и 01.01 соответственно. Выстраивается своеобразная иерархия.
• Название должности/профессии по справочникам или классификаторам должностей/профессий: от руководящих до низших.
• Число рабочих по каждой должности/профессии (определяется учредителем или самим руководителем, если ему дано такое право). Если предусмотрена работа на неполную ставку, то указывается, например, 0,5.
• Размер ставки (оклада). Должен быть равен или выше МРОТ (с 01.07.2016 г. – это 7500). Не включаются разнообразные доплаты. Доплаты к ставкам/окладам. Количество не ограничено (премии, компенсации, коэффициенты к окладу). Наименование указывается в отдельном столбце. Размеры прописываются в процентном соотношении к ставке/окладу либо в виде конкретной суммы.
• Максимальный размер зарплаты в месяц (ставка/оклад плюс все надбавки). Прописывается по каждой должности/профессии.

В фирмах с большим количеством должностей документ оформляется на нескольких листах. В таком случае все листы сшиваются и нумеруются.

https://www.youtube.com/watch?v=V9HVmdzuGO4

При необходимости ввести новые должности или создать новый отдел в первую очередь нужно изменить штатное расписание. Сделать это можно путем:

• принятия нового документа,
• внесения поправок в прежний.

Составление штатного расписания

Принятие нового документа, по сути, есть его утверждение в обычном порядке. Только перед утверждением его необходимо признать недействующим старый. Потому готовится приказ, в котором содержится новая структура и прописывается, что прежний (указываются реквизиты: дата и номер) утрачивает силу.

Поправки в существующее штатное расписание оформляются в порядке, в каком принимался документ, то есть приказном.

Штатное расписание выступает главным документом в организации для регламентации части трудовых вопросов. Перед его составлением проводится значительная работа по изучению перспективного развития компании. Это позволит избежать частой корректировки документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Для чего нужно штатное расписание

В первую очередь для планирования. По своей сути ШР структурирует всю компанию и иерархию в ней.

Посмотрев в него, можно сразу понять, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным.

Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, а также составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства.

Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в штатном расписании, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае могут наказать.

Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 о занятости .

Когда разрабатывается ШР и какие сведения содержит

Разработать и утвердить форму ШР желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это можно в любой момент существования бизнеса. Кроме того, его можно утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий образец на основании специального приказа.

Унифицированная форма Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 .

Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы.

Однако компания может изменять эту форму, исходя из своих потребностей. В любом случае, перечень обязательных сведений, которые должен содержать данный локальный акт, является небольшим:

• структурные подразделения;
• должности;
• сведения о количестве штатных единиц;
• должностные оклады;
• месячный фонд заработной платы.

Если компания решила разработать свою форму расписания, то она не должна противоречить требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ведь, как уже было сказано, это первичный документ. Форма, разработанная самостоятельно, может абсолютно не соответствовать образцу, приведенному ниже.

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Поэтому при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Однако существует подчиненный ему документ — штатная расстановка.

Ее утверждают на уровне структурных подразделений и в ней могут значиться и конкретные лица. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель может составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение.

Как правильно составить штатное расписание (образец 2019) для ООО и других организационных форм юрлиц, мы рассмотрим ниже.

Порядок принятия ШР

Штатное расписание составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении нужно обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании. В частности, это могут быть:

• Устав;
• структура предприятия (при ее наличии);
• учетная политика;
• профессиональные стандарты;
• расчеты месячных должностных окладов;
• другие нормативно-правовые и нормативные технические документы.

Иногда перед составлением ШР составляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной также не является, однако на ее основе проще составить образец ШР.

https://www.youtube.com/watch?v=Ubve0eAtWrg

Утвердить штатное расписание можно только приказом, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. При этом право на издание таких приказов должно быть изначально закреплено в учредительных документах.

Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует.

Подписать форму ШР должен тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

Другая сложность может возникнуть, когда в форме ШР нужно указать не профессию или должность, а конкретный вид работы.

Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать именно вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это бывает необходимо, когда в организации есть также должности.

В этом случае можно воспользоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

В этом документе указано, что руководство организации может издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР можно не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении штатного расписания по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками.

Такими сотрудниками можно считать лиц, которые сотрудничают с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них в силу статьи 11 ТК РФ не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права.

Поэтому и к ШР они никакого отношения не имеют, ведь они исполняют разовые работы. Однако на практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы.

Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Порядок внесения изменений

Изменение ШР происходит всегда на основании приказа. Такие поправки могут быть связаны:

• с исключением вакантных мест в связи с организационными изменениями в работе компании;
• вводом новых штатных единиц при необходимости расширения бизнеса;
• сокращением штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата;
• изменением окладов;
• переименованием подразделений, наименований структурных единиц и прочего.

Видео:Обязательность, период, форма, заполнение штатного расписания и др. - Елена А. ПономареваСкачать

Что такое штатная единица?

Расчет штата

Товаром сервиса является работа механиков. Этот товар характеризуется определенным количеством и качеством, зависящим от квалификации, темпов и качества труда сотрудников, а также возможностей оборудования.

Потребности в рабочей силе определяются:

– политикой управления;

– планом продаж услуг;

– спросом на сервис;

– общим количеством продуктивных часов, производительностью и эффективностью;

– количеством постов, планировкой цеха и возможностями оборудования;

– возможностями обеспечения требуемой рабочей силой;

– спецификой района или местности.

Для обеспечения эффективной деятельности несколько видов должностей должны замещать компетентные лица. В малых предприятиях может быть слишком дорого нанимать людей на каждую конкретную должность.

В этих случаях обязанности объединяют, но группировку функций стараются сохранить. Например, сервисная служба может иметь общего подсобного рабочего со складом запчастей, но не должна заставлять механиков выполнять подсобные работы.

Количество непроизводственного персонала не должно превышать 30 % от производственного.

https://www.youtube.com/watch?v=ki3bUyCSCIQ

В малых фирмах, где выполняют 10 и менее ремонтных заказов в день, бригадир выполняет функции приемщика, диспетчера и функции управления, как сервис-менеджер.

В цехах, где выполняют в среднем 14–16 ремонтных заказов в день, есть и сервис-менеджер, и бригадир, функции приемщика и диспетчера они делят между собой. В службах, которые выполняют в среднем от 17 до 30 ремонтных заказов в день, есть еще один бригадир и приемщик.

Затем, по мере увеличения объема работ, нанимают диспетчера и оформителя документации, приемщика и бригадира.

Рекомендации некоторых автомобильных компаний по организации и штату для малых и средних сервисных служб дилеров приведены ниже в таблицах. Эти ориентиры базируются на предположении, что сервисная служба имеет операционную эффективность 100 %, продуктивность от 85 до 90 %.

Эффективность и продуктивность отличаются в разных местностях, и нужно принимать во внимание систему управления фирмой, местную практику работы и традиции. Не включен непроизводственный персонал, обслуживающий всю фирму. Рекомендации корректируются согласно местным условиям.

Работа в одну смену. Малая сервисная служба, 1 вариант

Ремонтных заказов в день – 12, количество постов для общего ремонта – 8, штат – 7 человек.

Малая сервисная служба, 2 вариант

Ремонтных заказов в день – 20, количество постов для общего ремонта – 10, кузовных и окраски – 6, штат – 18 человек. Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена.

Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется.

Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками.

Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);

Видео:2 Должности, подразделения, штатное расписаниеСкачать

Код структурного подразделения в штатном расписании

Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу. Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции.

Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой. Документы в данной группе не утверждаются без приказа со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями. Сначала идет графа 1 «Наименование».

Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Составление расписания Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения.

Составляем штатное расписание

Из возможных перемен:

• оклады
• дополнительные обязанности
• переименование отдела
• перевод
• переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации. Переименование должности Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре.

https://www.youtube.com/watch?v=B88cyI0FraE

Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной.

Об изменениях надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.
Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо.

Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

Коды структурного подразделения в штатном расписании

А с принятием Трудового кодекса РФ сомнения в обязательности этого документа для организации отпали окончательно. Давайте попробуем вместе разобраться, как правильно составить штатное расписание и работать с ним. Код структурного подразделения в штатном расписании В приказе надо указать следующие причины изменений: Изменение окладов

• Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
• Оптимизация работы, связанной с управлением
• Законодательство корректируется
• Основа для производства расширяется либо сокращается
• Проводят реорганизацию
• Введены мероприятия, улучшающие эффективность
• Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как составить штатное расписание

Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой. Штат сотрудников Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода ОКПО. Иногда руководители путаются в датах, требующих указания.

В случае если штатное расписание состоит из не одной страницы, подписи ставятся на последней странице в специальных строках для подписи. При первичной разработке штатного расписания графа для подписей может вноситься на каждую страницу документа. Когда и как вносить изменения? Нужно каждый год вносить изменения или нет решает каждый руководитель отдельно.

Это плановый документ и желательно обновлять его ежегодно. Ежегодное обновление позволит координировать количественный и качественный состав работников. При необходимости введения или снятия должностей, упразднения или добавления отделов утверждать новый документ можно реже или чаще.

Внесение изменений возможно несколькими способами:

• Изменение в целом. Ему присваивается новый регистрационный номер и ратифицируется приказом (распоряжением).
• Выборочное изменение. Следует зарегистрировать в приказе или распоряжении.

Статьи и консультации на сайте www.kadrovik-praktik.ru

Организационная структура — это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Однозначно обозначить, где лежит граница ответственности за составление штатного расписания проблематично, но разграничить некоторые этапы составления ШР, а заодно заполнить унифицированную форму № Т-3 — попробуем.

С чего начинать заполнение унифицированной формы? Заполнение унифицированной формы Т-3 «Штатное расписание» следует начинать с наименования организации — оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных документах.

Унифицированная форма № т-3 — штатное расписание (бланк)

• Согласие сотрудника на внесение корректировок в расписание которые его касаются.
• Написание и принятие приказа (распоряжения) о внесении корректировок.
• Написание и принятие приложения к трудовому договору с работником, которого касаются изменения.
• Запись полученных изменений в трудовую книжку.

Как составить штатное расписание правильно? Порядок, этапы и правила заполнения При написании штатного расписания следует ссылаться организационную структуру предприятия.

• 1 Правила составления штатных расписаний
• 2 Штатное расписание: о количествах единиц
• 3 Информация по тарифным ставкам
• 4 О надбавках в расписании
• 5 Как делать примечания и изменения в документе
• 6 Обязательно ли ознакомление с документом?
• 7 Дополнительные правила для изменений
  • 7.1 Переименование должности
  • 7.2 Изменения по окладам
• 8 Как штатные расписания утверждаются?
• 9 Штатные расписания для филиалов
• 10 Немного об утверждении и внесении изменений

Правила составления штатных расписаний Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3.

Как составить штатное расписание по форме т-3?

Наименования подразделений указываются по группам:

• руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);
• производственные подразделения;
• вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделении в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля.

В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими).

К вспомогательным подразделениям обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

https://www.youtube.com/watch?v=XUcxsVQIeXs

При заполнении бланка в произвольной форме лицо не нарушает никаких законов и не подвергается штрафам или санкциям.

Кто составляет штатное расписание? Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта? В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Особенности составления штатного расписания

Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 4

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Недавно в редакцию пришло письмо, в котором читательница сообщила, что ГИТ, проверяя их компанию, указала на нарушение трудового законодательства, выразившееся в отсутствии штатного расписания.

«Неужели это такой важный документ, за который могут привлечь к административной ответственности?» — возмущалась она. Да. Штатное расписание — очень важный кадровый документ.

Зачем он организации, как его составить и внести при необходимости изменения, вы прочитаете ниже.

Форма и структура штатного расписания

Штатное расписание — это документ для оформления структуры, штатного состава и численности организации, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Упоминание о штатном расписании есть только в двух нормах Трудового кодекса — ст. ст.

15 и 57, в соответствии с которыми на основании данного документа в трудовой договор подлежит включению наименование должности (профессии), на которую трудоустраивается работник.

Однако целый ряд нормативных актов позволяет контролирующим органам требовать у работодателя штатное расписание при проведении контрольно-надзорных мероприятий. Так, потребовать данный документ, кроме Роструда, например, могут:

— региональные отделения ФСС при проведении проверок правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование ;

— отделения ПФР для проверки документов, связанных с представлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц , в том числе в целях оценки пенсионных прав застрахованных лиц.

Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 «Об утверждении Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам».

Видео:Как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации – Елена А. ПономареваСкачать

Код структурного подразделения в штатном расписании: правила

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Код структурного подразделения в штатном расписании: верное указание и использование

Расписание в штате из числа документов, в которые вносятся тарифы с надбавками, описание самих должностей и единиц штата. Оно составляется для каждого, кто находится на определенной должности, выполняя свои обязанности. В Трудовом Кодексе отсутствует норма, которая бы напрямую указывала на необходимость составления подобных документов, но есть хотя бы два аргумента в пользу оформления:

• Легко вычислить сотрудников и посчитать то, что им надо выплатить. Не надо самим запоминать то, как устроена организация.
• Наконец, штатное расписание может стать доказательством, когда применяются льготы по налогам, либо если часть расходов относится к себестоимости продукции.

Правила составления штатных расписаний

Составление документа допускается с использованием бланков, разработанных компанией, но более удобный вариант – уже существующие унифицированные формы. Одна из них – № Т-3. Она состоит из десяти граф, но при необходимости добавляются новые. Если сведения отсутствуют, то строчку можно просто оставить пустой.

Штат сотрудников

Первый шаг – определение полного и сокращенного наименования предприятия. Не обойтись без номера документа, даты и кода ОКПО. Иногда руководители путаются в датах, требующих указания. Первым идет временной промежуток, по которому составлено расписание. После этого ставится дата, когда документ фактически оформлен официально, с подписями.

https://www.youtube.com/watch?v=EMlj0i7eG4s

Если имеется в виду коммерческая организация, то по указанию наименований какие-либо ограничения отсутствуют. Есть лишь одно пожелание – не использовать иностранные слова, с которыми мало кто знаком.

Но иногда в организации от названия структурного подразделения зависят льготы, предоставляемые тем или иным категориям сотрудников. За соблюдение правил в этой сфере обычно отвечают кадровые отделы либо службы, организующие труд и оплату за него. Создаются специальные классификаторы для того, чтобы облегчить задачу и работу.

Отдельное внимание – предприятиям торговой сферы. У них нет структурных подразделений, зато введены отделы по продажам либо коммерции. Они тесно переплетаются с подразделениями, которые заведуют логистикой.

Документы в данной группе не утверждаются без приказа со стороны руководителя или другого человека, наделенного соответствующими полномочиями.

Сначала идет графа 1 «Наименование». Ее заполняет руководитель в том порядке, который определяет самостоятельно. Лучше использовать определенную иерархию для того, чтобы писать о структурных подразделениях, начиная с администрации, и заканчивая обслуживающим персоналом.

Составление расписания

Потом идет графа вторая, с кодом. Здесь перечисляются цифровые обозначения для любого подразделения. Тогда будет легче вычислять место, занимаемое тем или иным подразделением в общей структуре.

Например, есть финансовый отдел, состоящий из двух подразделений – бухгалтерии и финансов. При обозначении общего департамента кодом 03 отделения обозначаются как 03.01, 03.02, соответственно.

Использование трех цифр допустимо, когда работают еще более мелкие отделы.

Графа номер три для указания должности. Заполнение в иерархическом порядке тоже относится к удобным вариантам. Сначала руководители, затем подчиненные, и так далее до последнего отделения.

Стоит особое внимание уделить статье 57 Трудового Кодекса РФ. Она говорит о том, что обязательно соответствие между наименованием и справочниками по квалификации, которые выпускаются на территории нашей страны, среди них:

• Квалификационный справочник для руководителей и других должностей
• Классификатор общероссийского уровня, где описываются как сами должности, так и тарифные ставки для них

Штатное расписание: о количествах единиц

Этому вопросу посвящена графа, которая обозначается номером 4. Здесь допустимо использование, как целых чисел, так и их частей. Например, 0,25 и так далее. Правило распространяется и на совместителей.

Штатные единицы

Отображения требуют не только единицы штата, сохраняющиеся сейчас, но и работа, которая попала в раздел вакансий. Только при сохранении открытых должностей возможен прием новых сотрудников. Обязательное требование – включение вакансий в штатное расписание.

Не стоит заблуждаться – велика вероятность появления разницы между фактической работой и описанием единиц. К примеру, при введении совмещения, когда одна должность занята несколькими людьми, или если введен рабочий день, который дополняют неполные смены. Тогда сначала пишут о должностях, а потом о суммарном количестве единиц.

Информация по тарифным ставкам

Пятая графа для отображения зарплаты, определяемой по тарифным ставкам. Обязательно указание сетки по тарифам, главной единицей измерения при этом остаются рубли.

Использование так называемой «вилки» приводит к появлению дополнительных трудностей. Это значит, что вводится разный оклад для одной и той же должности в разных условиях. Применение данного порядка ведет к тому, что законодательство нарушается. Оно обязывает установить равноценные тарифы для всех.

Документ должен содержать описание каждой должности с окладом одного размера. Кроме ситуаций, когда сразу у нескольких структур существуют одинаковые должности. Надбавки – один из инструментов, помогающих регулировать оплату за труд.

О надбавках в расписании

Графы 6, 7 и 8 используются как раз для отображения надбавок. Неважно, какой характер они носят – компенсационный или же стимулирующий. В этом разделе должны размещаться данные о поощрительных выплатах, доплатах, надбавках и премиях. Они делятся по двум основным группам:

Надбавки

1. Утвержденные на уровне самой организации.
2. Имеющиеся в законодательстве, которые должны выплачиваться в любой ситуации.

Если речь о премиях, введенных на уровне законодательства – надбавки ставятся в минимуме. Например, северные надбавки оцениваются в 10%. На работу можно принять сотрудников, у которых различный стаж в той или иной сфере. Значит, в результате они получат различные компенсации.

https://www.youtube.com/watch?v=Ote2AjcBJSo

Для установления надбавок используется несколько единиц измерения:

• коэффициенты
• проценты
• денежный вид

Но не всегда возможно использовать что-то одно, потому иногда отдают предпочтение смешанным решениям. Легко добавляются новые графы, если имеющихся перестает хватать. При этом указываются абсолютно все виды надбавок, определенные в той или иной должности. Графа 9 играет роль итоговой. Здесь считают сумму по окладам, приходящимся сразу на все единицы штата. Не забываем о надбавках.

Как делать примечания и изменения в документе

Чаще всего эта графа вообще не подвергается каким-либо изменениям. Встречается всего несколько ситуаций, когда заполнение становится обязательным:

Внесение примечаний

1. Когда причина надбавок – выполнение обязанностей на территории северных регионов либо оформление ученых степеней, тогда обязательным становится наличие ссылок на закон, который регламентирует выплату таких компенсаций. Графа 6 нужна для указания минимума по надбавкам. Нормы закона используются для определения фактических выплат.
2. При наличии так называемых сдельщиков в штате. Тогда в графе номер десять сообщают, какая именно система оплаты применяется в том или ином случае, и приводят ссылку на внутренний документ, регулирующий порядок оплаты.

Чаще всего расписание штата – это документ планового характера. Одному году равен оптимальный период действия, но нельзя заранее просчитать внесение всех изменений. Потому возникает ситуация, когда значительная часть информации переписывается. Для внесения корректировок существует два общепринятых решения:

1. Оформляется приказ о необходимости вносить корректировки.
2. Еще один касается утверждения новой версии.

Не допускается ситуация, когда из унифицированных форм удаляются отдельные реквизиты. При изменениях обязательно оформление соответствующих бумаг с организационно-распорядительным содержанием.

Графы в документах могут быть расширены либо сужены. Чтобы было удобно размещать, обрабатывать информацию, многие компании добавляют строки и вкладные листы.

Отдельная графа используется для отображения сведений, связанных с приказом, утвердившим само расписание.

Обязательно ли ознакомление с документом?

Законодательство обязует знакомить сотрудников только с теми частями документов, которые непосредственно привязаны к исполняемым ими обязанностям.

Штатное расписание можно не показывать, если на трудовом договоре стоит подпись, подтверждающая, что человек ознакомлен со всеми бумагами, которые представляют интерес для него, и когда в соглашении есть все сведения, связанные со стандартными окладами и надбавками.

Дополнительные правила для изменений

Работа со штатным расписанием

Если изменения связаны с должностями, их оплатой или наименованием, то часто затрагивается тот персонал, что уже выполняет свои обязанности в той или иной должности. В связи с этим приходится вносить корректировки вообще во все бумаги, связанные с кадровым делом.

Из возможных перемен:

• оклады
• дополнительные обязанности
• переименование отдела
• перевод
• переименование должности

Во всех этих ситуациях действует свой порядок корректировки кадровой документации.

Переименование должности

Изменение, которое не меняет оклада и не сказывается на непосредственных обязанностях. Но надо помнить, что название должности относится к существенным условиям в любом договоре.

Изменение таких условий допускается по инициативе руководства либо при достижении соглашения между сторонами. Главное, чтобы сама функция сотрудника осталась неизменной.

Об изменениях надо предупредить самого сотрудника не позднее, чем за два месяца до внесения.

Внесение корректировок станет невозможным, если у самого сотрудника есть возражения. Когда их нет – хорошо. Остается только записать все в форму Т-2 и трудовую книжку.

https://www.youtube.com/watch?v=UrbPJm0-Kp8

Те же правила действуют в ситуациях, когда меняется наименование структурного подразделения.

Изменения по окладам

В трудовых договорах условие относится к существенным. Обязательно направление предупреждения сотрудникам в письменной форме, минимум за 60 дней до введения корректировок. Им подвергается не только расписание штата, но и другие личные документы работников, например, трудовой договор.

Обычно для оформления любого соглашения и изменения руководитель выпускает отдельный приказ. В приказе надо указать следующие причины изменений:

Изменение окладов

• Планово-экономические расчеты, произведенные соответствующим отделом
• Оптимизация работы, связанной с управлением
• Законодательство корректируется
• Основа для производства расширяется либо сокращается
• Проводят реорганизацию
• Введены мероприятия, улучшающие эффективность
• Совершенствование структуры

Главное – правильно оценить последствия, связанные с теми или иными действиями.

Как штатные расписания утверждаются?

Многие предприниматели предпочитают использовать валюты зарубежных стран при вычислении окладов с надбавками. Особенно это касается компаний, где значительная часть капитала образована именно такой валютой, или где учредители – граждане зарубежных государств. При этом прямо в ТК РФ отсутствуют нормы, которые бы запрещали так поступать.

Главное – принимать во внимание сразу несколько законодательных норм. Например, те, которые касаются ставок и надбавок, стандартных окладов. Окладом называют перечисления с фиксированными размерами, в связи с выполнением обязанностей по должности.

При определении данной выплаты не учитываются компенсации, поощрения и тому подобные расчеты. А вот ставки по тарифам только входят в зарплату. Они не должны меняться, пока действует трудовой договор.

За исключением ситуаций, когда сторонам удается прийти к соглашению при определении должных сумм.

Утверждение документа

На практике чаще считают, что этот вопрос находится в компетенции того, кто руководит предприятием в настоящее время. Можно составить отдельный приказ, в котором обязанность по оформлению документа возлагается на того или иного сотрудника. Обязанности закрепляются также должностными инструкциями, трудовыми договорами.

Если предприятия небольшие, то составление расписаний становится обязанностью для тех, кто представляет кадровую службу: либо бухгалтеры, юристы. А вот для крупных предприятий актуально перепоручение вопроса отдельному планово-экономическому подразделению, или отделу, который занимается вопросами заработной платы, условиями труда.

Штатные расписания для филиалов

Филиалы не могут иметь статус юридического лица. Значит, по отношению к сотрудникам они не выполняют функцию работодателя. Филиалы – это структурные части одного целого, как и: иные подразделения, сектора, отделы. Потому оформление расписаний с частичной схемой неправильно. Документ требуется для оформления структуры целого предприятия.

Свое расписание может оформляться у филиала только в том случае, если соответствующее распоряжение дано руководителем. Если право дано, то в шапке пишут не наименование отдела, а полное имя самой организации.

Немного об утверждении и внесении изменений

При этом сам приказ должен содержать дату, когда составлено само расписание, и номер, под которым оно регистрируется. Порядок для утверждения можно указать в конкретных документах на предприятии, разрабатываемых самостоятельно. Если документы составлены с ошибками, то их утверждают только после внесения всех необходимых изменений.

Номер вверху справа – обязательный атрибут, без которого регистрация невозможна. Этот номер вносят в учетные журналы. Корректировки тоже требуют оформления приказа.

Расписания по штату входят в число местных документов-нормативов. В нем нужно отразить информацию не только о единицах в штатах, но и о размере оплаты труда. Они тоже устанавливаются нормативными актами, разработанными на самом предприятии. При этом для утверждения документа необязательно ставить печать организации.

https://www.youtube.com/watch?v=NOKk3m1A9cI

Иногда на предприятии сначала составляются проекты нескольких расписаний, а затем они вводятся в единый документ. Такие бумаги тоже хранятся, но не более пяти лет. Обычные расписания хранятся на предприятии постоянно. Некоторые компании ведут переписку, решая вопрос о введении должности в структуру. Такая переписка хранится максимум три года.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

🎬 Видео

Вебинар «Штатное расписание в 2023 на примере 1С:ERP и 1С:ЗУП»Скачать

Структурные подразделения организацииСкачать

Штатное расписание в 1С 8.3 ЗУПСкачать

Штатная численность структурных подразделений - Елена А. ПономареваСкачать

Как сформировать штатное расписание в 1С.ЗУП I Боровкова Елена Алексеевна. РУНОСкачать

Построение и функционирование структурного подразделения, обеспечивающего ИБ в медорганизацииСкачать

Структура предприятия (Справочники учреждения, Штатное расписание)Скачать

Штатное расписание: основные вопросы и спорные моментыСкачать

Как правильно сформировать структурное подразделение?Скачать

Штатное расписание от "А" до "Я"Скачать

Создание штатного расписания в 1С: ЗУПСкачать

Справочник "Должности" в ЗУП 8.3.Скачать

Должности организацииСкачать

Вебинар «Штатное расписание без истории изменения в 1С:Зарплата и управление персоналом». Часть 1Скачать

№5. Занесение данных ФРМО. Структурные подразделенияСкачать

Как отразить структуру компании юридическую и организационную в 1С:ЗУП КОРПСкачать

Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0Скачать