Должностная инструкция секретаря делопроизводителя в школе

(название учреждения, организации) УТВЕРЖДАЮ _________________________ (уполномоченное лицо) _________________________ (ФИО, подпись) «___» ______________ 200_ г. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ (ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ) I.

Общие положения Должностная инструкция определяет должностные обязанности, полномочия и ответственность.

Секретарь назначается на должность и освобождается с должности в соответствии с действующим трудовым законодательством приказом генерального директора компании.

В период временного отсутствия секретаря его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение указанных обязанностей. _____________________________________________________________________.

_____________________________________________________________________.

II. В своей работе руководствуется и должен знать: Структуру компании, месторасположение структурных Подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов компании. Организацию и стандарты делопроизводства. Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч.

телефонных) переговоров. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании.

Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления, оформления.

Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия.

_____________________________________________________________________. III. Должностные обязанности: Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.

Выяснять потребности звонящих и посетителей. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.

Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).

Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы. Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).

Проверять номера телефонов заказчиков по базе. Фиксировать междугородные переговоры. Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).

Проводить регистрацию сделок.

Проводить мониторинг клиентов.

Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).

Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.

Должностная инструкция делопроизводителя школы

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера.Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки).

Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так: Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей.

Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы.Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

https://www.youtube.com/watch?v=Cn_9FxS_Ztc

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2020 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения: — по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями; — о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

Фролов и партнеры

УТВЕРЖДЕНО Директор Наименование учреждения __________ /________________/ Приказ № ____ от «___» _____ 20__г. СОГЛАСОВАНО Председатель профкома _________ /_________________/ протокол № ____ от «__»___ 20__г. Должностная инструкция секретаря 1.

Видео:Курс обучения "Секретарь-референт" - 10 советов от профессиональных секретарейСкачать

Должностная инструкция секретаря – образец 2017

Документовед– ответственное лицо, которое прежде всего отвечает за организацию рабочего процесса и соблюдение всех правил внутреннего распорядка на предприятии. Данную категорию специалистов, как документовед, в том числе и всех делопроизводителей, вправе увольнять, только лишь руководитель. Принимать на данную должность документоведа, может также только директор предприятия.

В зависимости от направленности и характера деятельности самого предприятия, разнятся должностные обязанности, согласно инструкции, а также права и границы ответственности данного лица.

В образовательном учреждении, а также в учебной части школы, помощник может нести функции, не характерные для данной должности документоведа (как секретарь в делопроизводстве, основная задача которого — ведение точного протокола судебного заседания, во избежание замечаний от любой из сторон).

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Согласно должностной документации, секретарь обязан:

1. Принимать всю приходящую прессу, а также письма, приходящие руководителю предприятия.
2. Систематизировать документацию, а также обеспечивать бережное хранение документов, необходимых руководителю предприятия.
3. Докладывать начальству организации об изменении внутреннего трудового распорядка, а также дисциплины на предприятии.
4. Снабжать руководителя предприятия, необходимой канцелярией, согласно запросу и следить за своевременным ее пополнением.
5. Принимать типовую документацию на подпись и своевременно подносить их руководителю.
6. Выполнять некоторые личные должностные поручения начальника, согласно запросу.
7. Выполнять поиск необходимой документации.
8. Вести учет данных картотеки.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря приемной руководителя

В приемной руководителя, секретарь делопроизводитель и документовед, должен выполнять следующие функции:

1. Выполнение непосредственных поручений руководителя, в указанном порядке.
2. Составляет типовые письма, с указанием адресатов и следит за своевременной их доставкой.
3. Выполняет организационную типовую работу, при проведении различного рода мероприятий.
4. Обеспечивает нумерацию технической документации.
5. Организовывает рабочее место начальника и занимается подготовкой, перед каждым рабочим днем руководителя.
6. Занимается копированием типовой документации.
7. Занимается организацией комфортного нахождения посетителей в приемной у начальника.

Пример обязанностей документоведа должен находиться на видном месте. В детском саду и в учебной части школы, деятельность документоведа и его обязанности, регулируются начальством предприятия, согласно примеру:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря судебного заседания

На судебном заседании, присутствие секретаря документоведа, обязательно.

При этом важно отметить основные функции документоведа, согласно образцу:

1. Формирование судебных заявок, которые позволят явиться в суд истцу судебного заседания.
2. Изготавливает копии документов, которые необходимы для данного процесса.
3. Оформляет журнал заседания, согласно установленному образцу.
4. Подготавливает исполнительные листы.
5. Оформляет списание документов и исполнительных актов.
6. Выполняет личные поручения судьи на судебном заседании.
7. Сотрудничает с коллекторской компанией.

Скачать образец

Типовая должностная инструкция секретаря – образец

Скачать пример типового документа документоведа возможно ниже:

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря

Согласно изменениям и законодательным актам в 2017, вне зависимости от рода предприятия и характера деятельности, будь то детский сад или судебное заседание, опции документоведа не отличны между собой и составляют:

1. Организацию всех мероприятий, которые происходят в стенах данной организации.
2. Выполнение всех требований руководителя в полном объеме.
3. Сглаживание конфликтов между всеми участниками трудового процесса.
4. Внутреннее поддержание трудового распорядка в организации, по типовому образцу документоведа.
5. Ведение типовой документации, порученной документоведу.

Должностная инструкция секретаря-документоведа в образовательном учреждении

Инструкция секретаря учебной части школы, содержит не только обязанности, но и права и нормы ответственности, которые должны быть затронуты при работе на данной должности.

Согласно инструкции, документовед обязан:

1. Заниматься организацией мероприятий.
2. Представлять интересы образовательного учреждения на иных мероприятиях.
3. Вести соответствующую документацию.
4. Выполнять личные поручения директора образовательного учреждения в полном объеме.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря в детском саду

Обязанности секретаря в детском саду:

1. Тесное взаимодействие с заведующей детского сада, внесение коррективов в работу дошкольного учреждения.
2. Непосредственная работа с компьютерной базой, хранение необходимых документов и отчетов.
3. Оформление личного дела каждого ученика детского сада.
4. Взаимодействие с родителями воспитанников детского сада при необходимости.
5. Подготовка документов, для организации мероприятий, проводимых в детском саду.
6. Контроль за написанием писем и ответов на заявки иных дошкольных учреждений.

Скачать образец

Должностная инструкция секретаря директора колледжа

Обязанности секретаря директора:

1. Распределение типовой корреспонденции.
2. Взаимодействие с директором колледжа.
3. Организация мероприятий, согласно установленным нормам и образцам.
4. Выполнение личных поручений директора.
5. Осуществление функций документоведа в полном объеме.

Скачать образец

https://www.youtube.com/watch?v=vme1p8rWjxk

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

• 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(5 4,80 из 5)
Загрузка…

Видео:Должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Секретарь в школе: обязанности, должностные инструкции, условия работы

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

1. Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
2. Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
3. Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
4. Должностную инструкцию секретаря.
5. Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
6. Правила пунктуации и орфографии.
7. Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

1. Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.
2. Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.
3. Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).
4. Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).
5. Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.
6. Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора.

Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников.

Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

https://www.youtube.com/watch?v=g-rPLWlXDtg

В список необходимых знаний входят следующие:

1. Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
2. Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
3. Инструкция по ведению делопроизводства.
4. Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
5. Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
6. Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения.

Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом.

Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях.

Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Видео:Всё, что нужно знать о должностных инструкциях за 6 минутСкачать

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — образец 2020 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.

Как составить: общие положения

Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.

Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.

https://www.youtube.com/watch?v=umVrAiJQB1I

Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.

Для работы на данной должности необходимо:

• иметь средне-специальное образование;
• знать делопроизводство;
• иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
• знать Microsoft Office.

Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:

• законодательством РФ;
• действующей должностной инструкцией;
• уставом компании;
• внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
• руководящими материалами и документами;
• приказами и распоряжениями руководства.

Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.

Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность

Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.

Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:

• регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
• создавать необходимые бланки документов;
• вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
• выдавать необходимые справки;
• создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
• составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
• принимать и проверять документы на подпись директора;
• следить за сохранностью документации;
• выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.

«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:

• знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
• предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
• запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
• требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.

Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:

• некачественное исполнение своих обязанностей;
• несоблюдение положений должностной инструкции;
• несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
• разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
• нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
• причинение материального ущерба предприятию.

Типовая инструкция

С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak

В школе

В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ

В доу

Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM

В администрации

Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k

В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности.

Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности.

Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.

Видео:Делопроизводитель профессияСкачать

В чем состоят должностные обязанности секретаря?

Должностная инструкция – это такой вид организационно-нормативного документа, в котором прописаны права и функциональные обязанности секретаря, а также указаны  критерии, согласно которым регламентируются профессиональная деятельность секретаря-делопроизводителя. 

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — сопутствующий документ, прилагаемый к трудовому договору.

Должностная инструкция подписывается одновременно с трудовым договором, но при условии, что кандидат на должность секретаря-делопроизводителя хорошо быть ознакомлен с инструкцией.

Человек, который претендует на должность секретаря-делопроизводителя, должен соответствовать следующим требованиям:

• иметь среднее профессиональное или высшее образование;
• в совершенстве знать архивное дело и делопроизводство;
• отлично обращаться с любыми видами оргтехники.

В чем заключается работа секретаря?

Главным лозунгом каждого секретаря-делопроизводителя должно быть изречение:

«ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ – ПОРЯДОК В ДЕЛАХ»!

Почему так?

Потому что секретарь-делопроизводитель отвечает за очень большой объем работы в любой компании или учреждении.

Этот объем работы включает в себя такую деятельность:

• обеспечение управленческой и административной поддержки руководству;
• формирование рабочего графика руководства;
• обеспечение деловой обстановки в компании или учреждении;
• организация совещаний и приема посетителей;
• составление и оформление документов;
• ведение деловой переписки предприятия или организации с другими субъектами хозяйственной деятельности;
• обработка и учет исходящих и входящих документов;
• контроль над исполнением документов;
• архивация документации;
• ведение реестров документооборота.

Сущность работы секретаря-делопроизводителя заключается в многогранной работе по обеспечению организационных вопросов и ведению документооборота в организации или учреждении.

Требования к составлению должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

Единых норм составления должностной инструкции секретаря-делопроизводителя не существует.

https://www.youtube.com/watch?v=-fjz8ENv5mY

Составление инструкции секретаря-делопроизводителя должно основываться на Квалификационном справочнике должностей, который был утвержден постановлением №37 Министерства труда от 21 августа 1998 года.

Основное требование при разработке должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в организациях — инструкция должна содержать в себе такие пункты:

В данном пункте инструкции по должности секретаря-делопроизводителя четко прописываются следующие моменты:

• полное название структурной единицы предприятия и наименование должности;
• четко указана мотивация того, для чего и с какой целью создавалась должность секретаря-делопроизводителя;
• описание системы подчинения секретаря-делопроизводителя (в основном – это подчинение руководителю);
• положения, которые освещают процесс назначения, а также освобождения от должности секретаря-делопроизводителя;
• нормативно-правовые документы, на которые должен опираться секретарь-делопроизводитель в процессе выполнения своих служебных обязанностей;
• требования к знаниям, образованию и навыкам кандидата, претендующего на должность секретаря-делопроизводителя.

1. Права секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции четко прописывается весь перечень полномочий секретаря-делопроизводителя, с помощью которых он эффективно сможет выполнять свои функциональные обязанности.

В этом пункте должностной инструкции должны быть освещены такие аспекты:

• определение сферы вопросов, при решении которых секретарь-делопроизводитель может принимать самостоятельные решения;
• согласование на подписание документов определенной значимости;
• степень доступа к конфиденциальной информации организации или учреждения;
• описание права секретаря-делопроизводителя на внесение рекомендаций, которые позволять улучшить эффективность деятельности предприятия или организации.

1. Профессиональные обязанности работника на должности секретаря-делопроизводителя.

В этом пункте должностной инструкции описывается полный перечень всех видов работ, который должен выполнять секретарь-делопроизводитель.

На каждом предприятии или организации перечень основных видов работ секретаря-делопроизводителя прописывается, исключительно, исходя из производственных потребностей.

В этом пункте указываются следующие обязанности работника, который находится на должности секретаря-делопроизводителя:

• требования к правильному ведению документооборота организации или предприятия;
• четкое оформление и составление документов;
• правильное обеспечение архивации документов;
• работа с оргтехникой и перенаправление входящих звонков.

1. Ответственность секретаря-делопроизводителя.

Этот пункт должностной инструкции прописывается на личное усмотрение руководства отдельного взятого предприятия или организации.

Формулируется мера персональной ответственности секретаря-делопроизводителя за невыполнение или нарушения норм трудового договора.

В пункте также указываются критерии, согласно которым будет происходить оценка профессионализма секретаря-делопроизводителя, а также меры, которые будут применимы к сотруднику в случае недобросовестного исполнения своих обязанностей.

Данный пункт инструкции работника на должности секретаря-делопроизводителя необязателен.

Но если он все же внесен в должностную инструкцию, то в него вносятся такие моменты:

• справочный материал, необходимый для повседневной работы секретаря-делопроизводителя;
• образцы подписей руководства, печатей и штампов;
• формы журналов документооборота;
• примеры оформления документов и прочее.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя в разных предприятиях и организаций могут заметно отличаться.

Ниже мы приведем типичный образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — пример

1. Общие положения.
   

• Работник на должность делопроизводителя-секретаря назначается и увольняется согласно решению директора школы.
• Секретарь-делопроизводитель имеет непосредственное подчинение директору школы.
• На должность секретаря-делопроизводителя назначаются лица, которые имеют профессионально-техническое или высшее образование.

Также секретарь должен иметь один год опыта работы на должности секретаря- делопроизводителя или смежных с этой профессией.

• Временное исполнение обязанностей должности секретаря-делопроизводителя может быть положено на работника школы.

Это возможно в случае, если у работника есть опыт работы с документооборотом и оргтехникой, на основании приказа директора школы.

• В своей деятельности секретарь-делопроизводитель обязан руководствоваться законом «Об образовании», Типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», правилами и нормами противопожарной безопасности, правилами техники безопасности, нормативным рекомендациям по ведению делопроизводства, приказами и распоряжениями администрации школы.
• Секретарь-делопроизводитель обязан строго соблюдать положения Конвенции о правах ребенка.

1. Функции работника, находящегося на должности делопроизводителя.

Главными моментами профессиональной деятельности секретаря-делопроизводителя в школе являются:

• Организация делопроизводства.
• Выполнение функций, которые обеспечивают работу директора школы и всей администрации учебного заведения.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе выполняет следующие обязанности:

• Ведет делопроизводство, придерживаясь при этом рекомендаций нормативно-правовых актов.
• Организовывает телефонную и прочие виды связи директора школы, а также на секретаря-делопроизводителя возложена функция по приему и передаче телефонограмм.
• Работник на должности секретаря-делопроизводителя в обязательном порядке ведет алфавитную книгу учащихся.
• Работает с входящими документами, т.е. лично принимает заявления работников школы, а также родителей учащихся.
• Ведет непосредственную работу по подготовке педагогических совещаний школы.
• Ведет книгу приказов по школе.
• Ведет реестр учета трудовых книжек.
• Обеспечение директора школы канцелярскими материалами.
• Организовывает прием посетителей к администрации учебного заведения.

Работник на должности секретаря-делопроизводителя в школе имеет право:

• Пользоваться в своей работе новаторскими методами обработки документооборота.
• Вносить предложения на рассмотрение администрации школы об улучшении документооборота.
• Обязывать работников школы к выполнению приказов директора школы.
• Визировать все документы, которые связаны с управленческой деятельностью школы.
• Давать распоряжения ученикам относительно поведения в школе.
• Делать представления администрации на учащихся, которые дезорганизуют учебно-воспитательный процесс.
• Постоянно повышать уровень своего самообразования.

1. Ответственность работника, находящегося на должности секретаря-делопроизводителя.

• За невыполнение или ненадлежащие выполнение своих должностных обязанностей, указанных в этой инструкции, а также за невыполнение распоряжений администрации школы, за нарушение правил внутреннего распорядка учебного заведения и других нормативно-правовых актов, секретарь-делопроизводитель несет наказание и дисциплинарную ответственность согласно трудовому законодательству.
• За применение методов воспитания, которые основаны на психическом или физическом насилии, секретарь-делопроизводитель может быть уволен с занимаемой должности, согласно трудовому законодательству.
• За умышленное причинение ущерба материальной базе учебного заведения, работник на должности секретаря-делопроизводителя несет полную или частичную материальную ответственность.

Выше был приведен пример должностной инструкции секретаря-делопроизводителя в школе.

Что касается специфики должностной инструкции секретаря-делопроизводителя на предприятии, то план ее составления зависит от направления деятельности предприятия.

План составляется на основании того, какие обязанности будут вменены секретарю-делопроизводителю руководством этого предприятия.

В данной статье мы максимально постарались объяснить, что такое должностная инструкция секретаря-делопроизводителя предприятиях и организаций всех форм собственности.

  Close Window

Loading, Please Wait!

This may take a second or two.

Видео:Семинар: "Кадровое делопроизводство для начинающих" Дмитрищук С.А.Скачать

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя и кому подойдёт такая работа? Вакансии секретарей и делопроизводителей обширно представлено на порталах для поиска работы, что означает востребованность данной профессии. Рассказываем, какие функции выполняют секретари-делопроизводители на рабочем месте, чего ожидают от них работодатели, а также почему эта специальность не потеряет актуальности в ближайшие годы.

Профессия секретаря-делопроизводителя

Секретарь-делопроизводитель — это специалист, который контролирует документооборот организации.

Он обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию, распределяет и подшивает внутреннюю документацию, ведёт архив, утилизирует документы, срок хранения которых истёк.

Полный список того, что входит в обязанности этого специалиста, определяет его работодатель. Секретарь подчиняется напрямую руководителю, нередко является по совместительству его личным помощником.

https://www.youtube.com/watch?v=1qPta2HUtuo

Востребованность секретаря-делопроизводителя не вызывает вопросов. Любое современное предприятие, даже малый бизнес с 10-15 работниками имеет такой документооборот, что контролировать его без отдельного специалиста не представляется возможным. Именно этой работой и занимается делопроизводитель.

Эта профессия не подразумевает карьерного роста. Хотя опытный и хорошо зарекомендовавший себя специалист может претендовать на аналогичную должность в более престижной организации с высокой оплатой.

Анализ порталов для поиска работы показывает, что средняя зарплата секретаря в регионах составляет 15-20 тысяч рублей, в Москве — 40 тысяч рублей.

Делопроизводители в государственных учреждениях — в мировом суде, в детском саду, в школе — обычно начинают с минимальной заработной платы. Через несколько лет можно рассчитывать на небольшие надбавки за стаж.

Секретарь-делопроизводитель контролирует документооборот организации

Функции

Работа секретаря-делопроизводителя может показаться скучной и монотонной, но в действительности эти специалисты выполняют довольно много разнообразных дел в течение рабочего дня. Основная их функция — контроль документооборота организации.

Если речь идёт о секретаре в суде, вероятно, специалист будет только вести протоколы судебных заседаний.

Работник в офисе не только занимается документами и корреспонденцией, но и принимает звонки, а также обеспечивает обратную связь между руководством и структурными подразделениями.

Основные функции делопроизводителя во многом определяются спецификой организации и сферы, в которых он трудится.

Секретарь лучше всех в компании должен знать документацию, быстро ориентироваться в ней и должным образом хранить.

Если руководителю необходимо найти приказ трёхлетней давности, именно грамотный делопроизводитель за минуту подаст ему нужную папку с искомым документом.

В редких случаях выполняет функции инспектора — проверяет, как выполнены поручения руководителя в структурных подразделениях.

Обязанности

Основную часть рабочего времени делопроизводитель будет уделять бумагам. Контроль документооборота компании, активное управление им на практике подразумевает выполнение множества дел и заданий. Часть из них будут рутинными и повторяться изо дня в день, другие потребуют специальной подготовки и особенного внимания.

Стандартный перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя включает:

• ведение документооборота компании;
• подготовка проектов приказов, распоряжений, договоров;
• деловая переписка;
• ведение протоколов встреч и заседаний;
• подготовку отчётов по своему направлению работы;
• обеспечение связи между руководством и структурными подразделениями;
• доведение важной административной информации до сотрудников компании;
• регистрацию приказов руководства;
• приём, регистрацию, распределение входящей корреспонденции;
• подготовку и отправку входящей корреспонденции;
• выполнение личных поручений руководства;
• встреча гостей, клиентов, деловых партнёров;
• приём входящих звонков.

Работодатель может как сократить, так и расширить перечень обязанностей секретаря. Что именно будет делать делопроизводитель на рабочем месте, определит его начальник.

Профессия секретаря подойдёт коммуникабельным людям, которые не боятся бумажной работы

Требования к работнику

Требования к кандидату на должность секретаря, как правило, подразумевают не образование, а конкретные навыки и умения. Кадровик компании укажет в вакансии следующие характеристики:

• внимательность;
• терпимость к монотонной бумажной работе;
• коммуникабельность, вежливость;
• уверенный пользователь ПК — стандартные офисные программы, 1С, в редких случаях графические редакторы;
• умение пользоваться оргтехникой — принтер, сканер, ксерокс, факс;
• презентабельный внешний вид;
• спокойный характер, стрессоустойчивость;
• грамотная устная и письменная речь.

Специалист должен ориентироваться в правилах и нормах делопроизводства. Возможно, окончить соответствующие курсы. Опыт работы в аналогичной сфере обычно считается преимуществом, но большинство работодателей принимают кандидатов и без опыта работы.

https://www.youtube.com/watch?v=J_bSv6ocxIw

Как правило, требования в государственном учреждении менее строги из-за меньших зарплат.

Медицинских противопоказаний к такой работе нет, но некоторые ограничения могут быть установлены для людей с аллергией на бумажную пыль, нервными расстройствами, а также с заразными заболеваниями. Секретари много контактируют с другими людьми, а нередко становятся неофициальными лицами компании, потому что именно их первыми видят посетители в приёмной.

Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя — это очень важный документ, который раскроет сотруднику полный перечень его служебных обязанностей. Выше мы кратко перечислили, что делают секретари на рабочем месте, но именно из инструкции делопроизводитель должен узнать, чего ожидает от него работодатель.

Инструкция всегда является приложением к трудовому договору, без него не имеет законной силы. Важно учесть, что этот документ содержит информацию не только об обязанностях, но и о правах, и ответственности работника.

Стандартный перечень прав секретаря включает:

• знакомиться с нормативными актами организации;
• требовать от сотрудников организации соблюдать нормы документооборота и выполнять поручения руководителя;
• иметь доступ ко всем информационным базам предприятия, к архивам электронных и бумажных документов.

Ответственность секретаря подразумевает не только необходимость в срок и в полном объёме исполнять обязанности, но и обеспечивать сохранность вверенного имущества.

Это касается офисной техники, компьютеров, телефонов. Не менее важно учесть, что в силу профессиональных особенностей, такой специалист получит доступ к коммерческой тайне и другой секретной информации.

Поэтому уместно будет подписать отдельное соглашение о неразглашении.

Скачать: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

🎬 Видео

Про должностные инструкции - Елена А. ПономареваСкачать

Типовая должностная инструкцияСкачать

Правила этике: как должно выглядеть лицо секретаря вашей фирмы?Скачать

Курсы секретарей-референтов онлайн. Бесплатный урок №1 от центра "Лидер"Скачать

ДелопроизводительСкачать

Главное о работе кадровика. Что нужно знать о профессии?Скачать

Урок 1: Управление документами как сфера профессиональной деятельности.Скачать

Как правильно регистрировать и присваивать номер документов в делопроизводствеСкачать

Должностная инструкция | Рекомендации юристаСкачать

Школа кадрового делопроизводстваСкачать

Секретарь руководителяСкачать

Документооборот в делопроизводствеСкачать

ДелопроизводительСкачать

ДелопроизводительСкачать

Онлайн школа. Школа. Ведение делопроизводства в школе № 1. Папка приказов. Онлайн школа. Школа.Скачать