Служебная записка о несоответствии занимаемой должности образец

Видео:Как написать служебную записку ➤ Советы начинающим работникамСкачать

Докладная записка о несоответствии занимаемой должности образец

Практически у каждого работника должен быть под рукой образец докладной записки. Это очень важный документ внутренней коммуникации, без которого невозможно нормальное функционирование большинства крупных учреждений.

Определение докладной записки

Докладной запиской называется документ, который предназначен для передачи информации по служебной вертикали снизу вверх. Он призван информировать непосредственного начальника о фактах и происшествиях, которые случаются в процессе выполнения работы.

Кроме информирования в докладной работник, ее составивший, предлагает меры, которые необходимо применить, проанализировав ситуацию.

Практически каждый руководитель отдела знает, как пишется служебная записка. Образец ее всегда находится на рабочем столе. Докладная имеет практически такую же структуру, но немного другую направленность.

Служебные записки направляются по горизонтали, от руководителя руководителю одного уровня. Докладные же пишутся от подчиненного к непосредственному руководителю по вертикали.

Тематика записок

Поводом для написания докладной записки может стать любое происшествие на предприятии. В наши дни, к примеру, образец докладной записки о хамстве сотрудника встречается не так часто, но еще лет 30-35 назад это было повсеместное явление.

Сегодня чаще встречаются докладные о невыполнении должностных обязанностей, об опоздании. Могут они составляться и для озвучивания просьбы конкретного работника или всего коллектива подразделения.

Также работники пишут докладные, информирующие о выполнении поручений, полученных от вышестоящего начальства, особенно если таковые были даны в письменной форме.

Производственные происшествия, непредвиденные ситуации или запланированные акции тоже регулярно становятся информационным поводом для того, чтобы написать докладную. Поэтому тематика этого документа довольно обширна и может охватывать абсолютно все моменты производственного процесса, о которых стоит доложить вышестоящему начальству.

Направленность докладной

На каждом предприятии знают, что докладные записки бывают двух видов: внутренние и внешние. Чаще используются внутренние.

Они не выходят за пределы одного структурного подразделения и направляются от работника к непосредственному начальнику. Написать ее может каждый, у кого есть такая необходимость.

Примером этому может служить докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец которой есть в каждом отделе кадров.

Внешняя докладная выходит за пределы структурного подразделения и направляется от имени его начальника к своему вышестоящему руководителю.

Если внутреннюю можно составить на обычном листе формата А4, то внешняя направляется только на фирменном бланке и заверяется печатью, если таковая имеется в подразделении.

Но оба этих вида должны составляться строго по ГОСТу, иначе их нельзя приложить к общей документации предприятия.

Реквизиты

Согласно ГОСТу каждый образец докладной записки должен содержать определенные реквизиты, без которых документ перестает быть таковым.

Начинается докладная с реквизитов, указывающих на наименование предприятия или его структурного подразделения. Далее, так же как и в заявлении, идет шапка с указанием адресата и автора записки. При этом очень важно указывать полное название их должностей.

С новой строки пишется название документа и сразу же под ним — его заглавие, которое начинается со слов «Касательно…» или «О…». Это сразу готовит читателя к тому, какого рода информация представлена в теле документа. Основная часть состоит из двух условных разделов.

В первом излагается вся суть происшествия, а во втором даются рекомендации или составляется прошение о принятии мер по изложенному поводу. Закрывается докладная датой и подписью составителя с ее расшифровкой.

Лица, имеющие право составлять докладные

Каждый на предприятии должен знать, как правильно написать докладную на работника или по факту инцидента. От этого зависит, будет ли она правомерной и не выйдут ли все последующие действия за рамки закона.

https://www.youtube.com/watch?v=BVRH7z_NHpM

Составить документ такого рода может каждый, кому выпадет подобная необходимость. Сотрудники самого низкого звена чаще подают информативные записки о ходе выполнения поручений, командировок и проверок. Реже они составляют докладные на своих коллег о невыполнении ими работы.

А вот руководители подразделений чаще следят за трудовой дисциплиной. Ее нарушение становится поводом для финансовых взысканий. Но для их назначения необходимо предоставить веские аргументы.

Как правило, вместе с докладной запиской руководителю подается и объяснительная, в которой указываются уважительные или не очень причины случившегося инцидента. На основании этих двух документов составляется соответствующий приказ по предприятию.

Доказательства обоснованности штрафных санкций

В каждом отделе кадров, в любой бухгалтерии есть образец докладной записки. Этот документ служит весомым подтверждением тому, что те или иные действия были произведены обоснованно.

На государственных предприятиях часто случаются проверки службами разных инстанций. Все они призваны подтвердить правомерность денежного оборота бюджетных средств. Безосновательное начисление премии или удержание из заработной платы – это серьезное нарушение, влекущее за собой штрафные санкции.

Но наличие докладной записки, по факту которой были предприняты законные действия, служит серьезным обоснованием тому или иному факту. Докладная записка может быть аргументом даже в судебном разбирательстве, если она составлена по форме и завизирована адресатом, получившим и ознакомившимся с ее содержанием.

Распространенность докладных записок

Так сложилось исторически, что форма докладной записки, образец которой приведен в данной статье, совершенно не прижилась в частном бизнесе. На фирмах и предприятиях, владельцами которых выступают частные лица, решать производственные вопросы больше принято в устной форме или через составление приказов.

Это связано с тем, что в бизнесе значительно меньше контролирующих его внешних органов, перед которыми не нужно отчитываться в правомерности тех или иных поступков. Но и здесь есть место докладным, которые касаются финансового оборота, поскольку контроль со стороны налоговых органов все равно присутствует.

В государственных же учреждениях докладные записки – это распространенное явление. Они позволяют перестраховаться каждому подчиненному, передающему вместе с документом и ответственность за решение проблемы своему непосредственному начальнику.

Пример докладной записки на сотрудника

Самая простая докладная составляется по факту невыполнения должностных обязанностей или нарушения трудовой дисциплины работником.

Начинаем документ с наименования подразделения: «Информационный отдел Института аграрных исследований». Далее пишем шапку: «Начальнику информационного отдела Иванову И. И. от программиста третьего разряда Петрова П. П.».

В теле докладной излагаем суть записки: «Довожу до вашего сведения, что младший программист Сидоров Иван Иванович 02.06.2011 пришел на работу с опозданием в 2 часа и в состоянии сильного алкогольного опьянения.

Уважительных причин и их доказательства нарушитель не предоставил, а на просьбу среагировал открытым хамством в мой адрес.

Ввиду регулярности подобных нарушений трудовой дисциплины предлагаю принять соответствующие меры наказания с вынесением выговора и удержанием из заработной платы штрафа, равного оплате его труда за 2 часа, во время которых Сидорова И. И. не было на работе».

Закрывается докладная датой и подписью с расшифровкой.

Рекомендации по составлению

Если внимательно изучить каждый образец докладной, станет заметно, что все они выдержаны в строгом официально-деловом стиле. Нет смысла отступать от него и вдаваться в подробности с их описанием разговорным стилем. Чем четче и лаконичнее текст, тем он ближе к настоящей докладной.

Обязательно стоит проанализировать описанный инцидент и дать свои рекомендации по этому поводу. Это не означает, что так и будет. Руководитель вправе сам решать, какие санкции предпринять, но чаще он соглашается с предложениями составителя докладной, поскольку у него нет времени вникать во все подробности.

Помните, докладная записка – это полноценный юридический документ, за достоверность которого вы ручаетесь собственной подписью.

businessman.ru

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

https://www.youtube.com/watch?v=dymif-ZcwGg

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

• Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
• Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

• Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
• Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
• Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

Объяснительная – записка, которая принимается как причина совершения какого-либо происшествия на предприятии. Сюда можно отнести факты прогулов, опозданий, игнорирования должностных обязанностей или иные нарушения. Нарушителем может выступать как отдельный сотрудник, так и целое подразделение.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

1. Первая – описывает основные события или указывает причины, которые побудили к написанию докладной.
2. Вторая – содержит анализ данных, указанных в первой части, с указанием вариантов решения ситуации.
3. Третья – заключительная, где подводятся итоги первых двух частей.

Порядок составления

Определенный порядок составления записки все же рекомендуется соблюдать независимо от отсутствия соответствующего документа в законодательстве: чтобы работники не допускали ошибок и не испытывали трудностей при составлении подобных документов, рекомендуется создать шаблонную форму докладной записки.

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

1. Левый верхний угол – адресант (ФИО написавшего записку, его должность, отдел). Если документ внешний, то необходимо указать наименование и почтовые реквизиты организации, город составления.
2. Правый верхний угол – адресат, те же данные, что и в предыдущем пункте.
3. Центр страницы – заголовок с заглавной буквы.
4. Ниже заголовка, ближе к левому краю, указывается дата составления документа и его регистрационный номер.
5. Далее необходимо сдержанно, но доступно изложить общую суть докладной. Описать события, сделать вывод, внести предложения.
6. Заключительная часть – фамилия и инициалы написавшего документ с указанием должности, дата и подпись. Рекомендуется все уместить на одной строке.

Пример

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

https://www.youtube.com/watch?v=ZS114OTxa9M

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.
Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Докладная записка (образец)

Видео:Служебные запискиСкачать

Статья ТК РФ: Несоответствие занимаемой должности

Одна из причин, почему работодатель может решить уволить работника — его недостаточный профессионализм или плохое качество работы.

Трудовой кодекс допускает расторжение трудовых отношений по таким причинам, но требует доказать их фактами и правильно оформить.

Рассказываем, что такое несоответствие занимаемой должности, по каким правилам и в какие сроки увольняют по такой причине, а также как отстоять права после незаконного расторжения трудовых отношений.

Понятие «несоответствие занимаемой должности»

Под данным понятием понимается непрофессионализм работника, отсутствие у него навыков для качественного исполнения служебных обязанностей.

Например, он допускает ошибки в документах, грубит клиентам или выпускает бракованную продукцию. Закон не конкретизирует это понятие, не раскрывает, что именно свидетельствует о недостаточной квалификации.

В каждой отдельном случае, для каждой отдельной специальности признаки непрофессионализма свои.

Можно ли уволить за несоответствие занимаемой должности? Да, оно может стать причиной расторжения трудовых отношений по инициативе работодателя. Это прямо установлено частью 3 статьи 81 статьи Трудового кодекса. Однако в законе есть важное уточнение. Недостаточная квалификация сотрудника должна подтверждаться аттестацией.

Работодатель вправе уволить работника, если его квалификация не соответствует занимаемой должности

В каких случаях применяется статья

Это понятие очень широкое, поэтому работодатели прибегают к увольнению за несоответствие занимаемой должности только в редких случаях. Например, когда действия сотрудника нанесли серьезный урон или повредили репутации компании.

Трудность в том, что непрофессионализм надо доказать документами и результатами аттестации. На практике это довольно сложно. Приводить доказательства будет именно работодатель.

В отношении работника действует своеобразная презумпция невиновности: доказывать, что имеет право на свою должность он не обязан.

Возможные причины применения пункта 3 статьи 81 ТК РФ:

• грубая ошибка в оформлении документах — фактические и логические ошибки в отчетах, искажение сведений;
• систематическая невнимательность, которая ведет к ухудшению качества работы, ошибкам;
• грубость, пренебрежение стандартами сервиса компании;
• раскрытие коммерческой тайны;
• неэффективные и вредные управленческие решения;
• нарушения трудового законодательства (для начальников и кадровиков).

Другая проблема в том, что если работника уже приняли в организацию и он работал в ней какое-то время, получается, что изначально руководство его компетенции устраивали. Из этого следует вывод, что работник утратил квалификацию по ходу работы.

Он сможет использовать это обстоятельство в суде. Например, рассказать, что работодатель перегружал его сверхурочными, не давал отпуск, не отправил вовремя на курсы повышения квалификации или вовсе заставлял работать на старом оборудовании.

Как уволить сотрудника

Как уволить за несоответствие занимаемой должности? Работодатель должен доказать, что именно квалификация работника не позволяет ему качественно исполнять служебные обязанности.

Например, если руководство заставляет подчиненного трудиться на неисправном компьютере, который выключается или зависает несколько раз в течение рабочего дня, доказать, что специалист не соответствует текущему рабочему месту, невозможно.

https://www.youtube.com/watch?v=XTqhwVlL7qk

Как доказать несоответствие работника занимаемой должности? В качестве доказательства используют документы, которые фиксируют ошибки и недоработки сотрудника. Это будут докладные записки непосредственного начальника увольняемого сотрудника.

Важный нюанс — документы должны быть составлены в ближайшие сроки после нарушения (или его выявления), а не тогда, когда работодатель решил инициировать увольнение. Иначе это слишком похоже на подлог и целенаправленную кампанию против сотрудника. Поэтому так важно своевременно оформлять документы такого рода и включать их в личное дело сотрудника.

Скачать образец служебной записки о несоответствии занимаемой должности: Докладная записка

Кто может вынести решение о несоответствии занимаемой должности работника? Только аттестационная комиссия. В нее могут войти руководители отделов, главный бухгалтер, кадровик, а также специалисты, способные объективно оценить профессионализм сотрудника. Приветствуется приглашение независимых экспертов. Состав комиссии нужно утвердить приказом.

Несоответствие должности должна доказать аттестационная комиссия

Ход заседания зависит от специфики работы предприятия. Работника могут опросить о знании его обязанностей, о том, какие функции он выполняет, или напрямую спросить, что стало причиной некачественной работы. По итогам комиссии на работника пишут отзыв или заполняют аттестационный лист.

Если комиссия подтвердит, что работник не имеет нужной квалификации, ему должны предложить другую вакантную должность.

Предложение обязательно оформляется письменно. Работник расписывается в получении предложения, ответ тоже дается письменно. Если сотрудник откажется, работодатель вправе инициировать расторжение трудового договора.

Запись в трудовую книжку

Как оформить запись в трудовой книжке, если сотрудника увольняют по таким причинам? Запись оформляется по стандартным правилам. Сделайте ссылку на пункт 3 статьи 81 ТК РФ, то есть на пункт о служебном несоответствии занимаемой должности. Аналогичная запись делается в личной карточке по форме Т-2.

Сроки увольнения

Чтобы увольнение по таким основаниям было законным, работодатель должен корректно оформить документы и соблюсти сроки.

Если комиссия признала, что квалификация сотрудника ниже требуемой, в первую очередь необходимо ознакомить его с этим решением. На информирование отводится 3 дня.

Работодатель обязан предложить вакантную должность, которая соответствует навыкам сотрудника. Предложение и ответ на него обязательно оформляются письменно.

Если работник отказался, можно инициировать расторжение договора. В течение месяца нужно подготовить приказ об увольнении. В качестве основания увольнения указывают решение комиссии с датой и номером. Через месяц решение комиссии устаревает и не может использоваться для прекращения трудовых отношений.

Положенные выплаты

Работник вправе получить стандартное выходное пособие:

• заработную плату за отработанное время;
• компенсацию неиспользованных дней отпуска.

Лишать сотрудника положенных выплат противозаконно, даже если аттестационная комиссия признала, что его квалификация не позволяла ему занимать рабочее место. Как и в остальных случаях выплаты производятся в последний рабочий день.

Работодатель обязан предоставить работнику письменное решение комиссии и предложить вакантную должность

Кого нельзя уволить

Даже при утвердительном решении комиссии в отдельных случаях расторгать трудовой договор запрещается:

• в период больничного;
• в период отпуска;
• во время командировки;
• сотрудниц, ожидающих ребенка и воспитывающих детей до 3 лет (в декрете);
• работников, воспитывающих ребенка младше 14 лет.

Если договор будет аннулирован в такой период, суд легко признает увольнение незаконным и заставит работодателя выплатить компенсацию за вынужденный прогул (в отдельных случаях и моральный вред).

В таких случаях рекомендуется дождаться окончания периода или урегулировать вопрос в индивидуальном порядке.

Например, выяснить, что является помехой качественной работы, согласен ли работник добровольно перейти на другую должность внутри организации или, в крайнем случае, расторгнуть трудовые отношения по соглашению сторон.

Что делать, если незаконно увольняют за несоответствие занимаемой должности

Увольнение в связи с несоответствием занимаемой должности можно оспорить в суде, если сотрудник считает, что его права нарушили. Необходимо составить иск, подготовить подтверждающие документы и сформулировать требования. Чаще всего работники требуют восстановления в должности и выплату компенсации за вынужденный простой. Иногда пытаются взыскать моральный вред.

https://www.youtube.com/watch?v=845BFIdQm9w

Суд будет на стороне уволенного, если был нарушен порядок процедуры. Например, работодатель не созывал комиссию и провел собрание формально, работник не присутствовал на аттестации или его не ознакомили с решением комиссии. Поэтому правила оформления увольнения полезно знать не только начальникам, но и работникам — чтобы не позволить нарушить свои права.

Заключение

Одна из причин, почему работодатель может уволить сотрудника по собственной инициативе — низкая квалификация. Однако подтвердить несоответствие вправе только аттестационная комиссия. У руководства же нет полномочий самостоятельно определять сотрудника как неквалифицированного.

Прежде чем расторгать договор, работодатель обязан предложить сотруднику новую должность, которая соответствует его уровню. Некоторые категории сотрудников нельзя увольнять вовсе.

Незаконное расторжение трудового договора можно оспорить в суде, взыскать компенсацию за вынужденный простой и моральный вред.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Видео:Word и Excel Office 2003 12 Word Практическая работа ЗаявлениеСкачать

Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка — это служебный документ, который составляется, когда нужно донести до руководителя важную информацию: например, о том, что кто-то из работников бездельничает, нарушает дисциплину или позволяет себе некорректное поведение. Чтобы работника привлекли к ответственности, записка должна быть оформлена по определенным правилам. Рассмотрим подробно, как она пишется и какие нюансы надо помнить при ее подаче.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей как внутренний документ организации имеет конкретного адресата. Она направляется исключительно вышестоящим лицам, уполномоченным принимать решения по изложенным фактам и вопросам. Именно поэтому и называется «докладной».

Хотя традиционно считается, что унифицированных требований к ее оформлению нет, это не так: любой внутренний документ составляется по определенным принципам, чтобы стать основанием для принятия распорядительных актов. В статье рассмотрим, как составляется докладная записка: образец можно использовать, адаптировав его к своим обстоятельствам.

Классификация возможна по нескольким признакам:

• в зависимости от содержания:
  • информационными, доносящими определенные данные до начальства;
  • отчетными, то есть их составление регулируется внутренними документами организации и сообщает об определенном этапе в ее деятельности;
  • инициативными — с предложениями работника;
• в зависимости от адресата служебная записка может быть внутренней (направляемой к руководству самой компании) и внешней (то есть адресатом является вышестоящая организация);
• в служебках могут быть изложены различные факты, например, об уклонении от исполнения служебных обязанностей, о нарушении трудовой дисциплины и т. д. По данному признаку можно выделить множество типов служебки.

Особенности составления докладной записки

Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции.

Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения.

Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=17usd1f_Y2o

Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.

Обычно пишется в случаях:

• наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
• проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
• при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
• при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
• создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
• нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
• неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
• происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
• достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

Это один из наиболее распространенных видов служебных записок. К ней прибегают, когда хотят уведомить о несоблюдении правил и норм рабочего процесса, например об опозданиях на работу или игнорировании распоряжений администрации.

Такой документ может стать инициативным, то есть когда коллектив или один из его представителей больше не хочет мириться с поведением коллеги и обращается к начальству с просьбой воздействовать на сотрудника. Бывают ситуации, когда докладная на сотрудника просто необходима.

Это случается, если по указанию руководства ежедневно составляются отчеты о соблюдении режима работы. Если кто-то пришел с обеда позже или самовольно ушел с работы на час раньше, ответственное за контроль лицо должно будет сообщить об этом. Согласно ст.

193 ТК РФ, перед применением административного взыскания руководитель должен взять объяснительную у сотрудника. Это обязанность администрации, при неисполнении которой решение о наказании может быть признано незаконным.

Служебная записка чаще всего становится основанием для написания объяснительной — это один из наиболее распространенных способов получения руководством информации о нарушении дисциплины или отказе от исполнения кем-либо из работников своих обязанностей.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять.

При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами.

О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения.

Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно ст. 142 ТК РФ, работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

Как пишется докладная записка на сотрудника

Главное правило служебки — четко описать, что произошло и кто в этом виноват.

Если нарушена техника безопасности, руководству надо сообщить, кто это допустил, когда это случилось, к каким последствиям привело или может привести.

Если сотрудник плохо справляется со своими обязанностями, аналогично: кто именно работает, не соблюдая должностную инструкцию, к чему это приводит. Никаких рассуждений, оценок и других личных моментов в обращении быть не должно.

https://www.youtube.com/watch?v=I_eAXaJ4-Lg

Как же должна выглядеть докладная записка? Образец по ГОСТу, к сожалению, предоставить невозможно, поскольку отдельного свода правил для нее нет. Существует ГОСТ Р 7.0.

97-2016, который регламентирует оформление организационно-распорядительных документов компании, его можно взять на вооружение.

Если применять установленные в нем принципы, будет составлена грамотная докладная записка, образец по ГОСТу, однако, в данном документе не дан, его необходимо разработать самостоятельно.

Но поскольку служебная записка — это официальный документ, на основании которого руководство принимает определенные решения, он должен содержать все элементы, присущие официальным бумагам:

• по возможности оформляется на фирменном бланке либо на обычном листе формата А4;
• справа в углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя в дательном падеже (кому адресуется);
• в середине — название документа;
• информация, которую надо донести, с указанием конкретных дат, должностей и имен сотрудников, которые нарушают дисциплину или не выполняют своих служебных обязательств;
• в конце обязательно ставится дата и подпись автора документа, желательно с расшифровкой и указанием занимаемой должности.

Докладная записка, образец 1: невыполнение обязанностей

Директору

ООО «СпортТовары»

Григорьевой Ольге Петровне

от администратора магазина

Давыдовой Ирины Викторовны

Служебная записка

о нарушении должностных обязанностей

Видео:Мастер-класс по деловой коммуникации. Как правильно писать докладную запискуСкачать

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей — Администрация Благодарненского городского округа Ставропольского края

Если обнаруживается факт невыполнения или недостаточно добросовестного выполнения должностных обязанностей, ответственные лица вправе составить должностную записку в соответствии с образцом, принятым в данной компании. О том, как правильно оформить подобный документ, на что нужно обратить внимание и готовые примеры записок – в этой статье.

Назначение и виды

Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.

Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:

• опоздание без уважительной причины;
• преждевременный уход с работы;
• прогул;
• появление в нетрезвом виде;
• некорректное выполнение своих обязанностей;
• бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
• некорректное общение с коллегами и т.п.

Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:

1. Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
2. Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.

По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.

Как составить

Как правило, в компании есть собственные образцы и правила составления докладных, когда необходимо зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей тем или иным работником. Поэтому форма и особенности содержания документа произвольны. Обычно придерживаются таких правил составления:

1. Прежде всего, составляется «шапка», в которой прописываются ФИО директора (или другого ответственного лица), на имя которого пишется бумага. Также указывается краткое название компании.
2. Затем прописывается название документа и номер (обычно в хронологическом порядке, о чем нужно уточнить в журнале документооборота).
3. Далее нужно кратко, но достаточно емко изложить суть замечания. Описывается факт, инцидент, который свидетельствует о некорректном выполнении служебного долга, непрофессиональных действиях или бездействии. Например, несвоевременное предоставление отчетности, некорректное заполнение документации, опоздание, некорректное общение с коллегами и т.п.
4. После этого можно обосновать нарушение, квалифицировав его соответствующим образом – например, по трудовому законодательству (прогул, появление в состоянии опьянения) или в соответствии с внутренними нормативными регламентами организации (например, невыполнение профессионального стандарта при обслуживании покупателя на кассе).
5. Если такие действия (или бездействие) повлекло за собой определенные санкции против компании, нужно подробно описать и этот факт. Например, «в результате бездействия сотрудника Иванова Н.К. на компанию был наложен штраф со стороны налоговой инспекции в сумме 10 000 рублей».
6. Далее составители бумаги должны четко изложить свою просьбу, начиная предложение со слова «Предлагаю…». Обычно предлагаются определенные дисциплинарные взыскания – например, сделать выговор, депремировать или даже уволить.
7. Далее каждый человек, который участвовал в составлении текста (а также был непосредственным свидетелем инцидента) ставит свою подпись, а также прописывает фамилию, инициалы и полное название должности, которую он занимает в настоящий момент.

Соображения деловой этики исключают описание в записке каких-либо субъективных мнений. Важно понимать, что документ именно фиксирует факт нарушения трудовой дисциплины, несоблюдения обязанностей, поэтому в тексте следует отразить только сам инцидент и предложить меру ответственности по отношению к недобросовестному работнику.

Кто и на кого подает

Конкретного единого регламента, не существует. Однако в каждой компании установлен свой порядок – как в письменной, так и в устной форме: обычно все докладные записки подаются на имя:

• генерального директора;
• его заместителя;
• начальника филиала;
• бригадира.

При этом подают такой документ либо старшие по должности работники, либо находящиеся на одной ступени – то есть именно те, кто зарегистрировал факт недостаточно добросовестного выполнения обязанностей.

https://www.youtube.com/watch?v=AKG1rZXOAuQ

Каждый человек в компании имеет право на обращение с запиской на любого сотрудника, вне зависимости от его конкретной должности.

То есть теоретически и рядовой работник может написать жалобу генеральному директору на своего непосредственного руководителя.

На практике в каждой компании существует негласный порядок и собственная иерархия, однако в принципе все люди имеют возможность пожаловаться.

Порядок оформления

В разных организациях порядок фиксирования фактов нарушения трудовой дисциплины и письменного подтверждения может быть разным, однако в общем случае последовательность действий следующая:

1. Фиксируется факт нарушения дисциплины, недобросовестного выполнения или полного невыполнения обязанностей. Можно применять средства аудио- и видеофиксации, привлекать других работников в качестве свидетелей.
2. Составляется текст записки.
3. Бумага заверяется ответственным лицом – как правило, это старший продавец, старший смены, бригадир, менеджер по персоналу и другие работники.
4. Затем бумага подается непосредственно руководителю, на имя которого она была составлена.
5. Руководитель рассматривает обращение по существу, принимает меры и издает свое распоряжение (приказ) или же отклоняет обращение, при необходимости разъясняя мотивы отказа сотрудникам, оформившим ее.

Образец и примеры

• В общем варианте за основу можно взять такой бланк:
• Далее рассматривается несколько примеров докладных записок, которые можно взять за образец при необходимости зафиксировать факт невыполнения работником своих должностных обязанностей.

Виды дисциплинарных взысканий

В настоящий момент все взыскания, которые можно применить к работнику, сводятся к 3 видам:

1. Письменное замечание.
2. Составление выговора.
3. Вынужденное увольнение в связи с недостаточно добросовестным выполнением работы.

При этом в ТК указывается, что никакие другие виды взысканий применять не допускается. Руководство может выбрать любую из этих мер, причем в некоторых случаях речь идет сразу об оформлении выговора или даже об увольнении, поэтому работодатель не обязан соблюдать приведенную последовательность.

Однако порядок применения меры учитывать необходимо – в общем виде он состоит из таких действий:

1. Фиксируется факт невыполнения должностных обязанностей, по результату которого можно составить докладную записку по установленному образцу. Оформление этой бумаги – право, но не обязанность работодателя.
2. От работника нужно потребовать составления объяснительной – т.е. письменного разъяснения причин его поступка (или бездействия).
3. Если он отказывается выполнить это требование, нужно составить соответствующий акт, который подписывается свидетелями (коллегами).
4. Далее реализуется мера, которая предполагается в качестве ответственности за поступок – фиксируется замечание, составляется выговор или работник сразу принудительно увольняется.

Зафиксировать нарушение допускается в течение максимально 6 месяцев с того дня, когда оно было допущено работником. То есть при обнаружении инцидента после этого срока инициировать процедуру по дисциплинарному взысканию будет невозможно. Хотя не исключается обращение в суд.

Более подробно о дисциплинарных взысканиях можно увидеть здесь.

Выговор: инструкция по составлению

После того, как было отмечено невыполнение должностных обязанностей, о чем составлена докладная записка по соответствующему образцу, чаще всего работодатели принимают две меры – замечание или выговор. При этом важно понимать, что за один проступок применяется только одна мера.

Как правило, руководство принимает решение о выговоре, о чем сообщается в письменном распоряжении (приказе). При этом ни форма выговора, ни форма этого приказа не установлены, поэтому каждая компания вправе применять собственные бланки и образцы. Обычно в документе содержатся такие разделы:

1. Дата, место составления приказа, полное официальное наименование организации.
2. Название и номер приказа в соответствии с принятыми правилами документооборота (обычно в хронологическом порядке).
3. Собственно изложение содержания приказа. Приводится информация о работнике (ФИО, должность, табельный номер при наличии, прочие существенные сведения) и о причине объявления выговора. Описываются ссылки на нормативные документы – трудовое законодательство, внутренние регламенты, а также доказательные бумаги (например, докладная записка).
4. Описываются приложения – то есть документы, которые прикладываются к приказу с указанием количества и вида (копия или оригинал).
5. Ставится печать, подпись директора и расшифровка (фамилия, инициалы).

Образец приказа представлен ниже:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Приказ всегда должен подписать работник – предполагается, что этими действиями подтверждает факт ознакомления с текстом, однако это не равнозначно тому, что он согласен с содержанием. Если сотрудник отказывается поставить подпись, составляется соответствующий акт об отказе, который подписывается другими работниками организации, засвидетельствовавшими этот факт.

ссылкой:

(1 5,00

📺 Видео

Клиент Создание служебной записки и отправка на согласованиеСкачать

99. Служебные записки: Редактирование служебной запискиСкачать

228 - Как создать и отправить служебную записку в 1С:ДокументооборотСкачать

Служебная записка. Как написать служебную записку по форме.Скачать

Запись в ТК при отказе от нее. Образец Минтруда - Елена А. ПономареваСкачать

Как написать служебную записку. Делопроизводство в СЭДСкачать

Пишем заявление с помощью WordСкачать

как согласовывать служебные записки в директумСкачать

390 - Создание и обработка "Служебной записки" в 1С:Документооборот 3.0Скачать

Запись в трудовую книжку о совместительстве - Елена А. ПономареваСкачать

1С - Служебная записка на ЗЧ вне бюджетаСкачать

Создание служебной записки по общим вопросам в 1С:ДокументооборотСкачать

Вот Как Быстро и Правильно Закрыть Исполнительное Производство в ФССПСкачать

В чем разница между Докладными и служебными записками?Скачать

Служебные записки 20.01.17Скачать

Как сделать запись в трудовую книжку о переводе - Елена А. ПономареваСкачать